Business Intelligence: entenda como aplicá-lo à área de compras

A tecnologia tem contribuído para que o mundo lide de forma diferente com informações, dados e números. Ela tem modificado o comportamento humano e apresentado novas perspectivas para solucionar velhos problemas. Antes, a intuição guiava os negócios, e os gestores a usavam com frequência no processo decisório. Hoje, a subjetividade decisória é uma mera coadjuvante nas grandes empresas — e é aí que entra o Business Intelligence.

As inovações tecnológicas, como o BI, são as novas estratégias que levam os empreendimentos ao desenvolvimento. Quer saber mais sobre o assunto, sua utilidade e como aplicá-lo ao setor de compras? Continue a leitura deste post!

O que é Business Intelligence?

Business Intelligence ou Inteligência de Negócios é uma tática de planejamento que, com o auxílio de softwares robustos e processos aplicados, tem como objetivo transformar enormes quantidades de dados em informações para que empreendedores tomem decisões mais embasadas e acertadas.

Existe uma pequena confusão, pois muitos acreditam que Business Intelligence seja um programa de computador, o que não é verdade. Trata-se de algo mais complexo e mais completo, com o objetivo de amparar o planejamento de médio e longo prazo em informações confiáveis.

Como o BI funciona?

O Business Intelligence funciona como um grande transformador de dados aleatórios em informações úteis. É o seguinte: os dados são coletados — a maior quantidade possível deles. Logo depois, eles são armazenados em um banco de dados. O BI vai analisá-los e organizá-los da maneira que achar mais apropriada.

Depois de ordenados e arranjados, o sistema vai gerar essas informações em painéis, gráficos, planilhas e qualquer outra ferramenta que seja fácil de visualizar os resultados dessa análise. O BI, no entanto, não para por aqui. O processo decisório que é a parte crucial do gerenciamento, e fica a cargo do profissional responsável.

Para que serve o BI?

É inegável que o Business Intelligence está presente em muitas empresas, e essa tendência vai aumentar. Isso acontece porque as decisões precisam ser tomadas cada vez mais rapidamente, de forma a reagir ao dinamismo do mercado. O intuito principal do BI é sustentá-las para que sejam eficazes, mas esse não é o único benefício da estratégia.

Veja para que serve o BI na sua empresa!

Aprimorar a tomada de decisão

Como enfatizado anteriormente, o objetivo principal do BI é o embasamento das decisões em informações confiáveis. Assim, os gestores têm mais consciência e clareza dos rumos do empreendimento e podem estabelecer objetivos claros. É importante lembrar que a ferramenta é uma contribuição: ela não decide por si só, apenas mostra os números — quem aponta os caminhos são os gerentes.

Ampliar a vantagem competitiva

O BI consegue ampliar a vantagem competitiva de muitas maneiras:

  • dando mais agilidade para que as informações certas cheguem às pessoas certas;
  • demonstrando essas informações de formas mais simples — o que ajuda a engajar as equipes a atingirem metas;
  • fomentando a competitividade por meio do processamento de um número tão grande de dados que seria impossível sem a ajuda da tecnologia.

Melhorar a eficiência dos processos

Quando os números e dados são analisados, é possível identificar falhas nos processos. É notável que uma empresa que se destaca tem uma política de melhoramento contínuo e de eficiência de processos, como um plano de manutenção benfeito. Ao contribuir para o reconhecimento de erros, o BI facilita a aplicação de soluções inovadoras.

Aumentar o conhecimento do negócio

Este é um fator essencial do BI: ele proporciona um conhecimento maior do negócio. Uma vez que consegue captar, processar e analisar praticamente todos os dados relevantes referentes ao empreendimento, é possível que você conheça aspectos que desconhecia.

Como levar o BI para o setor de compras?

O setor de compras é extremamente importante dentro de uma organização. É ele que vai gerenciar o estoque e cuidar do relacionamento e da rede de fornecedores. Essas parecem ser tarefas simples, mas não são.

O estoque é extremamente difícil de gerenciar, e quando isso é feito de maneira incorreta, acarreta imobilização do capital de giro, má gestão de ativos, perda de matéria-prima, interrupção da cadeia produtiva por falta de insumos, queda na qualidade dos produtos devido a compras inapropriadas, entre outros prejuízos.

Cuidar do relacionamento e da rede de fornecedores também não é fácil. Muitas empresas negligenciam essa tarefa e acabam perdendo boas oportunidades de negócio. É o setor de compras que deve prezar, cuidar e ampliar a rede de fornecedores e estar sempre atento às ofertas e possibilidades oferecidas por cada um.

Como você deve ter percebido, são inúmeras variáveis para gerenciar e transformar em informações pertinentes. É aqui que o BI entra: para compilar os dados e apresentar os números, de forma que os responsáveis apontem os melhores caminhos para o setor de compras.

Veja como levar o BI para o setor de compras!

Invista em tecnologia

A primeira etapa para que o BI seja efetivo dentro do setor de compras ou até mesmo dentro da empresa é o investimento em tecnologia. Apesar de ser um conjunto de ações integradas, a parte tecnológica e informatizada é imprescindível para que o BI funcione. Sendo assim, invista em inovações tecnológicas tanto no processamento quanto na coleta de dados.

Capacite os colaboradores

A capacitação da equipe é outro fator primordial para que o BI cumpra seu objetivo de gerar informações relevantes, afinal, quem abastece o sistema com os dados são pessoas. Por causa disso, elas devem entender a importância das suas funções e estar engajadas e capacitadas para realizar o melhor trabalho possível.

Defina a relevância das informações

Uma vez analisados os dados, muitas informações são geradas. Algumas são mais essenciais do que outras, então é fundamental definir quais são relevantes e quais não são. Isso acontece porque o planejamento pode se perder diante de tantos dados.

Monitore os resultados

Os resultados são um termômetro para saber se o uso do BI está conseguindo os efeitos desejados. Assim, é necessário criar mecanismos de monitoramento, comparação e avaliação. Dessa forma fica mais fácil perceber o impacto da ferramenta no planejamento do negócio.

Investir em Business Intelligence significa garantir novas estratégias e mais competitividade no mercado. Além de aprimorar os processos e melhorar a tomada de decisão, a estratégia defendida pelo BI é da inovação constante e da melhoria contínua por meio de dados confiáveis, gerando informações úteis.

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