A gestão de um hospital é algo fundamental para o seu bom funcionamento — é ela que garante o atingimento de metas, a qualidade dos serviços e, é claro, a lucratividade do empreendimento. Mesmo assim, muitas vezes, esse tipo de instituição sofre com desafios na gestão hospitalar que não deveriam ser cometidos.
Por outro lado, quando esses aspectos são solucionados e uma gestão eficiente é conquistada, os benefícios colhidos são muitos. Por isso, hoje queremos ajudar você a entender quais são os principais entre os equívocos cometidos nesse gerenciamento e, principalmente, como evitar esses desafios da gestão hospitalar.
Está preparado? Então, vamos lá!
Quais são os desafios da gestão hospitalar?
O ambiente hospitalar já é desafiador por natureza. No entanto, desde que entramos em período pandêmico, essas instituições vêm sofrendo ainda mais com adversidades que exigem o máximo de seus gestores. A exemplo disso está o uso de tecnologia, que se tornou primordial para conectar as pessoas e também para manter todos atualizados.
Mas essa não foi a única mudança drástica que se apresentou desafiadora nesse momento. Felizmente, existem medidas bastante descomplicadas e facilitadoras que vêm sendo adaptadas para resolver os principais problemas relacionados à ocupação dos hospitais e unidades de saúde, ao volume de cirurgias e também ao período de permanência dos pacientes.
Vamos conferir os principais percalços esperados daqui para frente?
Baixa ocupação e volume cirúrgico
A redução da ocupação e do número de cirurgias nos hospitais é uma necessidade de ordem sanitária. Contudo, isso gera resultados prejudiciais para o negócio, do ponto de vista do faturamento e consequente lucratividade. Quando a taxa de ocupação fica muito abaixo da capacidade da estrutura, pode gerar um custo expressivo desnecessário.
O mesmo é válido para o centro cirúrgico, que deve ser mantido, incluindo os profissionais. Logo, quando não está sendo usado, torna-se um gargalo a ser resolvido pelas instituições. Para responder adequadamente a essa situação, é primordial que haja um planejamento e controle de indicadores, visando o aumento da eficiência e otimizando o atendimento aos pacientes.
Análise de custos
A análise de custos também pode ser um desafio importante para a instituição. Isso porque qualquer erro no levantamento de custo-efetividade pode afetar diretamente os resultados obtidos. Por isso, é preciso considerar custos diretos e indiretos, além da abordagem do microcusteio.
Com o objetivo de contar com uma análise de custos que de fato será mais efetiva para o negócio, alguns pontos devem ser levados em consideração. O controle do fluxo de caixa, que abordaremos mais à frente, é um dos principais. Assim, você terá o entendimento não apenas dos gastos, como também dos lucros obtidos em determinado período.
Jornada do paciente
A experiência do paciente junto ao hospital pode ser determinante para a sua satisfação. Então, é preciso levar em conta:
- alta variabilidade de processos ao longo da jornada dos pacientes;
- complexo processo de tomada de decisão, que pode se tornar subjetivo, de acordo com a experiência de cada médico;
- necessidade de uma rede completa de especialistas;
- disponibilidade de informações para todos os envolvidos, o tempo todo;
- qualidade da experiência, conforto e bem-estar do paciente, dentro das possibilidades.
Para superar os diversos desafios, é preciso contar com a ajuda da tecnologia. Ela auxilia a organizar e a otimizar absolutamente todas as etapas, de qualquer processo. Com isso, os profissionais de saúde têm a oportunidade de automatizar muitas funções e se dedicar ao que realmente interessa, que é o atendimento ao paciente.
Gestão de agenda
A gestão de agenda também se encaixa como um dos desafios que devem ser contornados no dia a dia de uma clínica ou hospital. Para que o processo seja realizado sem erros, alguns pontos devem ser considerados. Entre eles, destacamos especialmente:
- análise do tempo gasto com cada paciente, de modo que possa estimular o tempo previsto para que não sobrecarregue os profissionais e nem deixem os pacientes em longas filas de espera;
- intercalação de diferentes tipos de atendimento, de forma que profissionais possam destinar as suas atividades para demandas distintas e que atenda ao máximo de pessoas com a mesma qualidade;
- envio de lembretes automáticos para os pacientes, para que haja redução do no show;
- organização do adiantamento de consultas de forma efetiva;
- uso da tecnologia como aliada para uma gestão mais efetiva.
Todo esse processo contribui para que profissionais, de fato, possam atender os pacientes com mais qualidade, além de melhorar a experiência das pessoas que confiam em seu negócio e apostam no nome de sua marca como uma referência na área de saúde.
Fluxo de caixa
Outro ponto que também pode ser considerado um desafio na gestão hospitalar está relacionado ao fluxo de caixa. Trata-se do movimento de entradas e saídas do caixa de uma empresa. Em uma gestão como essa, não é diferente. Por meio desse controle, o negócio tem a possibilidade de ter mais visibilidade de gastos e lucros, facilitando a tomada de decisões em diferentes frentes.
Para essa gestão, alguns aspectos devem ser considerados pelo time responsável por essa prática. Entre eles, destacamos:
- fazer um controle diário de entrada e saída de dinheiro, de modo que a equipe tenha o entendimento da quantidade de dinheiro que entrou e saiu, contribuindo com análises mais diretas no planejamento financeiro anual;
- contar com um planejamento no curto e longo prazo, o que permite que a análise do fluxo de caixa leve em consideração esses fatores;
- desenvolver um relacionamento saudável com fornecedores;
- ter uma boa gestão de estoque dos produtos hospitalares.
Controle de tempo
Por fim, é desafio de uma gestão hospitalar, também, o controle de tempo das consultas realizadas. Como vimos, faz parte de uma prática de gestão de agenda. Porém, esse ponto deve estar entre as prioridades por parte da sua equipe, uma vez que possibilita, de fato, um atendimento mais voltado de acordo com as possibilidades do time, sem sobrecarga ou demora para dar vazão às filas geradas.
Qualidade das demandas
Um outro ponto que a gestão também deve estar atenta quanto ao dia a dia do hospital está relacionado à qualidade das demandas. Nesse sentido, a terceirização deve ser considerada. Por meio dela, existe a oportunidade de proporcionar resultados positivos nas entregas dos Gestores de Serviços de Apoio.
Por meio de uma empresa especializada, há a oportunidade de se fazer uma gestão completa de pessoas, processos, materiais e ativos, de modo que haja redução de custos e melhor gerenciamento da hotelaria, da gestão de leitos, entre outros pontos.
Quais são os 4 principais desafios na gestão hospitalar?
Agora sim, chegou a hora de dar uma olhada de perto nos principais desafios na gestão hospitalar. Vamos lá?
1. Falta de planejamento
Para que um hospital funcione perfeitamente, é imprescindível que haja um planejamento estratégico, com a estipulação de metas e objetivos para o negócio. É assim que a instituição saberá se está ou não cumprindo o esperado. Do contrário, permanece sem grandes marcos.
Apesar disso, muitos gestores negligenciam essa etapa, ignoram informações do mercado de saúde, esquecem-se de acompanhar os concorrentes e, até mesmo, de estabelecer boas relações com fornecedores e colaboradores. Portanto, se você quer bons resultados, precisa se dedicar a definir quais são seus objetivos, os planos de ação para a sua execução, os responsáveis, os prazos, e assim sucessivamente.
2. Falta de padrões
A falta de padronização também é um problema sério na gestão de um hospital. Uma instituição que deseja entregar resultados confiáveis e reconhecidos para o mercado precisa ter padrões definidos de procedimentos, de atividades, de atendimento e até da contratação dos seus colaboradores, por exemplo.
Automatizar alguns processos é uma ótima forma de fazer isso. Assim, você tem a garantia de que determinadas etapas serão executadas sempre da mesma maneira, os colaboradores poderão “falar a mesma língua da instituição” e, por fim, as atividades serão agilizadas de forma eficiente.
3. Comunicação ineficiente
Os problemas de comunicação são outro aspecto que está ligado aos desafios na gestão hospitalar. É muito difícil manter qualquer instituição de saúde funcionando corretamente sem processos comunicativos eficientes. Isso compromete a produtividade e, em alguns casos, pode colocar a vida do paciente em risco.
A melhor forma de combater esse problema é trabalhar a comunicação de forma integrada. Assim, com o auxílio da tecnologia, todos os setores podem obter as informações necessárias a qualquer momento, não dependendo de um colega para informar determinado status de processo, por exemplo.
4. Equipes mal treinadas
A falta de treinamento é outro erro grave, e que pode comprometer a qualidade dos serviços e a integridade dos pacientes. Qualquer funcionário dentro de uma instituição de saúde deve receber o devido treinamento, desde a equipe médica até a de recepção.
Portanto, capacitar corretamente seus times de trabalho deve estar entre os valores da organização e entre as prioridades nos investimentos. Isso aumentará a produtividade, a eficiência e, até mesmo, a satisfação interna com o trabalho.
Como fazer uma boa gestão hospitalar?
Agora, se você quer fazer uma boa gestão hospitalar, é melhor ficar de olho em alguns passos:
- conheça os seus pacientes de perto, estabelecendo um perfil e levantando as patologias mais recorrentes;
- adote ferramentas como o Business Intelligence (BI) e o analytics para tratar todos os dados dos pacientes;
- elabore pacotes de tratamentos alinhados com essa demanda e se torne mais competitivo no mercado;
- invista em uma recepção e atendimento ao paciente de alta qualidade e humanizados, do início ao final do tratamento;
- implemente um sistema de melhoria contínua, em que todos possam sugerir ajustes e mudanças nos processos;
- aposte na inovação como um fator de diferenciação e de fidelização dos pacientes e do seu público interno, os colaboradores;
- mantenha a estrutura do hospital em dia e bem equipada, com todos os recursos necessários para entregar um serviço de qualidade;
- valorize constantemente o seu capital humano por meio de incentivos, treinamento, capacitações, participações em congressos e assim por diante;
- faça o planejamento estratégico valer na prática e o mantenha sempre alinhado com os objetivos, mesmo que eles mudem ao longo do caminho;
- fortaleça os seus vínculos com os fornecedores, criando uma rede de credibilidade e eficiência entre vocês;
- tenha uma gestão financeira eficiente, contratando uma empresa terceirizada para isso, se for preciso.
Como você viu, não é fácil manter os desafios da gestão hospitalar em dia. Mas é algo que, certamente, vale a pena. Por meio dessa atitude, a equipe pode apostar em demandas mais estratégicas e menos operacionais, além de contar com um time capacitado e altamente produtivo, com um trabalho de qualidade.
Agora que você já sabe quais são os principais desafios na gestão hospitalar e entende como solucioná-los, que tal acompanhar outros assuntos relevantes para o seu dia a dia? É só seguir as nossas redes sociais. Estamos no Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube.
