Aumentar a eficiência em um ambiente hospitalar nem sempre é uma tarefa fácil. No entanto, é plenamente possível com a ajuda de alguns recursos e ferramentas, como no caso da adoção de um fluxograma de processos.
Para isso, no entanto, é fundamental entender o que é e como fazer um fluxograma de processos na manutenção hospitalar. Só assim ele poderá ser empregado na redução de custos ou na melhora do desempenho, por exemplo.
Tem interesse no assunto? Então, continue a leitura e descubra tudo sobre fluxograma de processos. Aproveite!
O que é fluxograma de processos?
O fluxograma de processos nada mais é do que um conjunto de informações que reúne símbolos gráficos. Esses elementos são conectados a partir de certa lógica, que indica uma sequência sugerida para a execução de atividades, trabalhos ou ciclos processuais completos.
Essa ferramenta é muito usada para mapear boas práticas na gestão de processos, indicando cada etapa a ser concluída pelos trabalhadores. Isso ajuda a otimizar o fluxo produtivo, melhorando o desempenho das equipes e orientando sobre o uso de recursos, maquinários e outras utilidades.
Por ser repleto de recursos visuais, o fluxograma de processos facilita a leitura e compreensão dos processos. Portanto, acaba sendo uma maneira de simplificar o trabalho realizado em uma instituição. Com mais visibilidade dessa jornada de processos, fica ainda mais fácil perceber gargalos, desvios e oportunidades de melhoria. Mas isso você verá mais adiante.
Qual é a sua aplicabilidade na prática?
Conhecer o sistema a partir do qual uma empresa funciona é o primeiro passo para dominar cada uma de suas funções. Por isso o desenho de processos é algo tão importante, afinal, ele ajuda a tomar decisões mais acertadas, além de implementar melhorias necessárias para aumentar o desempenho das equipes, em geral.
Entre os seus benefícios estão a redução do tempo que é necessário entre a identificação de um problema e a definição de uma solução aplicável, por exemplo. Isso porque, para gerenciar adequadamente um processo, é preciso visualizá-lo, ter uma imagem mental (ou física) sobre ele. Portanto, esse é o tipo de prática que pode ser aplicado a alas de:
- pronto-socorro;
- internações;
- exames;
- ambulatório;
- farmácia;
- financeiro;
- atendimento ao cliente;
- diagnóstico por imagem;
- manutenção preventiva e corretiva;
- compra de insumos e estoque, e muito mais.
Por que esse conhecimento é importante no gerenciamento de hospitais?
Agora, chegou o momento de conferir algumas razões pelas quais esse tipo de conhecimento é relevante para o gerenciamento de um hospital. Vamos lá?
É mais representativo que um processo escrito
Nem todo mundo tem tempo de se sentar e ler um documento descritivo sobre a execução das atividades. Especialmente, quando alguma ocorrência exige uma tomada de ação rápida. Por isso, é importante contar com o auxílio de um recurso visual e representativo.
Facilita a elaboração das atividades e tarefas
Como esse mapeamento ocorre como uma forma de identificação visual de cada etapa, a ideia é que absolutamente qualquer colaborador consiga entender o fluxo de um processo, apenas colocando os olhos sobre ele. Assim, todos saberão que ações são necessárias em cada etapa e o que precisa ser providenciado para que determinado procedimento seja agilizado.
Ajuda a localizar elos e elementos desconexos ou perdidos
Sempre que um processo ocasiona falhas ou atrasos, levando à insatisfação dos clientes externos ou internos, ele está indiretamente indicando elementos desconexos ou gargalos no fluxograma. Nesse caso, a equipe de atuação pode sugerir ajustes para chegar a uma padronização que beneficie a todos.
Contribui para o controle de processos
Esse tipo de gerenciamento também ajuda a captar informações sobre a performance dos times de trabalho, além de favorecer o controle e a continuidade das funções. O processo de internação, por exemplo, começa no encaminhamento do paciente e termina depois da alta. Então, existem muitos procedimentos envolvidos.
Identifica a necessidade de melhorias
Como você viu, alguns processos apresentam gargalos e eles precisam ser resolvidos. Mas, em muitos casos, isso não chega a ser um problema e, sim, uma oportunidade de melhoria. Então, quando você consegue olhar diretamente para o desenho de um processo, fica mais fácil visualizar que tipo de ajustes podem ser implementados para otimizar os resultados.
Como desenhar um fluxograma de qualidade?
O fluxograma pode ser empregado para modelar os processos que ocorrem na empresa. Isso costuma ser feito a partir de algumas etapas que você poderá conferir, a seguir.
1. Definição do início e do fim do processo
O primeiro passo é determinar em que ponto um processo se inicia e em qual ele vai terminar. Assim, é possível adotar um norte para a modelagem, orientando as pessoas sobre o que precisa ser feito em cada etapa do trabalho. Se alguém tiver alguma dúvida, poderá conferir essas informações para se localizar.
2. Mapeamento das etapas do processo
O segundo passo diz respeito à descrição do que acontece entre o início e o fim do processo. Por isso, são informadas as atividades, os momentos em que elas devem ser executadas e aquelas circunstâncias de decisão dentro disso tudo. Nessa etapa, é importante descrever como o trabalho ocorre, de fato.
3. Revisão e construção de uma versão otimizada
Essa é a fase em que os processos são avaliados para entender o que pode ser melhorado. Ao observar uma imagem sobre o fluxo de execução de tarefas, fica mais fácil identificar gargalos e lacunas. Por isso, a revisão é o momento de sugerir uma versão otimizada desse trabalho.
4. Implantação da nova versão
Depois de chegar a uma versão otimizada do processo, é importante comunicá-la aos envolvidos e apresentar o novo fluxo de trabalho, deixando tudo alinhado com as equipes. Isso vai ajudar a disseminar a versão atualizada, tornando-a acessível para todos os colaboradores.
5. Monitoramento do desempenho
A última fase diz respeito ao monitoramento dos resultados colhidos com os processos. Quanto melhor for o seu desempenho, mais eficaz foi a sua implantação. Caso os indicadores não forem otimistas, considere uma revisão de todas as etapas anteriores, identificando em que ponto ocorreu a falha para corrigi-la.
Como ele pode ser aplicado na área de manutenção hospitalar?
Na área de manutenção hospitalar, é ainda mais urgente de aplicar esse tipo de ferramenta. Isso porque existem muitas atividades truncadas, que vão desde a higienização até a segurança hospitalar e a manutenção de equipamentos, por exemplo.
Se não forem bem desenhados, todos esses processos podem resultar na insatisfação de pacientes ou mesmo no atraso do trabalho de outros profissionais. Portanto, é preciso adotar sistemas que atribuam fluidez a todos os procedimentos.
Nesse caso, nossa sugestão é contar com a ajuda de uma empresa de serviços terceirizados. Assim, você poderá trabalhar junto a profissionais especializados na sua área de atuação, além de manter o seu foco naquilo que realmente importa: a gestão hospitalar.
Um fluxograma de processos é fundamental para garantir a qualidade dos serviços hospitalares. Isso porque esse tipo de instituição funciona como uma engrenagem, em que cada peça precisa cumprir sua função para que o todo siga rodando.
Agora que você já está por dentro de como funciona um fluxograma de processos, que tal nos contar como você acha que ele pode ajudar no seu dia a dia? Deixe o seu comentário!
