Um grande problema para o síndico é a inadimplência em condomínio. Isso porque, além de prejudicar o fluxo de caixa e a contabilidade, o não pagamento das taxas acaba gerando um incômodo, já que é preciso fazer cobrança aos condôminos devedores.
Não é novidade para ninguém que, para uma estrutura funcionar corretamente em prol do coletivo, o pagamento das taxas condominiais é imprescindível. Então, quando alguém não cumpre esse compromisso mensalmente, o síndico tem que se desdobrar para conseguir fazer as contas fecharem no final do mês.
Levando em conta a importância da gestão financeira do condomínio, o síndico tem que conhecer as melhores maneiras de lidar com a inadimplência. Além de cobrar de forma adequada, é preciso adotar algumas práticas para diminuir os devedores e, assim, ter uma gestão mais eficiente. Veja tudo o que você precisa saber sobre o assunto, neste texto. Boa leitura!
O que é inadimplência?
De forma bem resumida, podemos dizer que a inadimplência se trata do descumprimento de determinadas obrigações financeiras, ou seja, é quando um pagamento que estava previsto em contrato não é feito até o seu vencimento.
Vale destacar que não se fica inadimplente apenas com bancos e demais instituições financeiras. É totalmente possível ficar inadimplente com o condomínio e até com o Governo Federal, por exemplo.
Sabe qual é a principal consequência de ficar inadimplente? É ter o “nome sujo”. Em poucas palavras, é quando os órgãos de proteção ao crédito, como Serasa e SPC, acabam restringindo o nome e também o CPF do cidadão que está inadimplente.
O que diz a lei sobre inadimplência condominial?
De acordo com o artigo 1.336 do Código Civil, é um dever do condômino contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais. Em outras palavras, é uma obrigação do morador pagar a taxa condominial. No entanto, é comum encontrarmos em condomínios alguns moradores que estão com o pagamento em atraso, ou seja, inadimplentes.
Ainda de acordo com o Código Civil, em seu artigo 1.348, compete ao síndico cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas. Vale lembrar que as cobranças podem ser feitas de forma judicial (por meio de processo judicial) ou extrajudicial (por meio de carta de cobrança ou outras formas, como veremos ao longo do post).
Se por um lado, é uma obrigação do síndico fazer a cobrança dos pagamentos em atraso, por outro, é preciso tomar uma série de cuidados ao fazer isso. Afinal, se não forem observados alguns pontos, pode gerar um grande mal-estar na harmonia e convivência com os moradores, além de prejudicar sua gestão ou, até mesmo, incorrer em alguma ilegalidade.
Qual é a importância de lidar com a inadimplência em condomínios?
Embora seja uma imposição prevista em lei, há situações de inadimplência nos condomínios que acabam prejudicando a coletividade. Diante disso, é fundamental que o síndico busque lidar com esses casos de inadimplência da melhor maneira possível.
Afinal, as taxas condominiais são necessárias para que todas as despesas do local sejam pagas. Tributos, equipamentos, portaria, insumos, pessoal, enfim, tudo isso está incluso na taxa que é cobrada do morador.
Quando há falta de pagamento por parte de um ou mais condôminos, passa a existir um desfalque financeiro no prédio, o que pode ocasionar vários problemas. Quando um não faz o pagamento, o restante dos moradores precisa arcar com a dívida deixada pelo devedor. Assim, a inadimplência acaba trazendo consequências financeiras para todos do condomínio.
Quais as consequências da inadimplência no condomínio?
Quando o pagamento fica atrasado, o morador, normalmente, tem 30 dias para fazer a quitação do saldo devedor. Lembrando que esse é um prazo que varia conforme as regras definidas pelo condomínio. Alguns chegam a permitir que o devedor pague a dívida em até 60 ou 90 dias, por exemplo.
Vale destacar que, além do valor da taxa condominial, o morador também precisa pagar a cota do mês e, ainda, uma multa de 2% sobre o valor do que está devendo ao condomínio. Além disso, ele terá que pagar a correção pela inflação do período que atrasou e estará sujeito a juros moratórios convencionados, que são, na maioria das vezes, de 1% ao mês.
Tanto o prazo quanto os juros podem sofrer variações. Tudo vai depender do que foi decidido na convenção do condomínio — lembrando que o síndico só pode mudar alguma das regras fazendo votação em reunião de assembleia.
Por fim, caso o condômino não quite o que está devendo dentro do prazo estipulado pela convenção, é possível entrar com ação de cobrança judicial. Em situações assim, o morador que for condenado no Tribunal de Justiça terá que arcar com as despesas do condomínio em até três dias úteis.
No caso de isso não ser cumprido pelo morador, a quantia vai ser penhorada na conta bancária e transferida para o condomínio. Por último, se o valor não constar em sua conta, passa-se para a etapa final, que é levar à leilão os bens do condômino, como o imóvel.
Como lidar com a inadimplência em condomínio?
Antes de tudo, o síndico precisa ter empatia com a situação para conseguir lidar com a inadimplência em condomínio. É importante deixar claro para o condômino devedor que você compreende as razões pelas quais ele está tendo dificuldade financeira.
Fazendo isso, sem dúvida, o morador vai ficar muito mais aberto para solucionar o problema. O ideal é informar a ele que a sua função é seguir o que a lei impõe para que nem condômino nem síndico recebam penalizações.
A boa notícia é que existem algumas dicas para que você consiga lidar da melhor maneira com essa situação. Confira quais são elas!
Procure agir rapidamente
Um erro muito comum e que causa muitos problemas é deixar as dívidas acumularem. O mais indicado é buscar a regularização logo depois do primeiro dia do registro da inadimplência.
Não faça nada que seja constrangedor
Na hora de negociar com o morador, não é nada agradável expor o nome do devedor para os demais condôminos. Essa atitude faz com que o morador com dívida se sinta mal diante das pessoas. O ideal é sempre buscar um canal de comunicação apropriado para falar diretamente com o morador em questão sobre a inadimplência.
Conte com ajuda profissional
Caso fique com dúvidas sobre como agir da melhor forma em momentos de inadimplência no condomínio, o mais indicado é que você busque ajuda de um profissional jurídico. Assim, terá as soluções mais eficazes para lidar com a situação.
Faça um fundo de reserva
Uma das grandes dificuldades que os condôminos enfrentam é o pagamento em dia das taxas condominiais. Por essa razão, o ideal é sempre criar um fundo de reserva, pois assim, um atraso não vai prejudicar as contas.
Quais são os principais desafios disso?
Principalmente em momentos de crise, muitas pessoas ficam sem emprego ou passam por vários cortes nas finanças. Obviamente, isso influencia o atraso de pagamento das taxas condominiais. Só que esse não é o único desafio.
Neste tópico, vamos citar alguns que você vai precisar enfrentar. Confira!
Relacionamento com os condôminos
Ter um ótimo relacionamento com os moradores é imprescindível na jornada de cobrança. Para conseguir isso, a abordagem, o canal, a tecnologia, enfim, tudo aquilo que é feito na comunicação com o condômino tem que ser bastante estratégico.
Isso porque, embora essa parte da cobrança seja bem sensível, o morador ainda está disponível para ser cativado e fidelizado pelo condomínio. Vale destacar que uma maneira bem fácil de gerar uma experiência boa é disponibilizar diversas formas de pagamento ao morador.
Além disso, é importante tratar os condôminos com respeito, sendo um bom ouvinte e mantendo a calma. Em outras palavras, é preciso deixar o morador bem à vontade, pois esse é um passo essencial para uma excelente conversa.
Qualidade do atendimento
Também é preciso ter em mente que o condômino inadimplente é tão importante quanto aquele que está com seus pagamentos em dia. Por essa razão, é preciso garantir um atendimento de extrema qualidade para todos.
A otimização do atendimento na hora da cobrança pode ser feita de diversas maneiras, mas é preciso lembrar que é muito mais relevante focar a objetividade no momento de solucionar problemas. Tudo tem que ser feito de maneira bem concisa e rápida, sem enrolar.
O mais importante é ter noção de que o condômino tem que compreender, de forma bem clara, a situação e o que ele tem que fazer para que consiga sair da dívida com o condomínio.
Utilização de novas tecnologias
As tecnologias podem ser grandes aliadas do condomínio para enfrentar os desafios de cobranças. Usar as ferramentas adequadas pode reduzir significativamente os gastos e otimizar as tarefas.
Ao investir em uma cobrança automatizada, você consegue tornar as operações mais especializadas para os diferentes perfis de moradores e períodos das dívidas. Assim, aumenta a precisão das ações de cobrança.
Vale destacar que, além do telefone, há muitas outras formas de contatar o condômino, como e-mail, redes sociais, WhatsApp, chat, SMS e Telegram, garantindo uma maior eficiência, conveniência e, claro, agilidade. Caso alguns moradores prefiram meios menos invasivos, o ideal é ofertar canais de autosserviços, pois assim, eles vão conseguir negociar as dívidas, emitir boletos e renegociar prestações, por exemplo.
Como essa falta de verba afeta a gestão do espaço e impacta os outros moradores?
A falta de verba por causa da inadimplência acaba prejudicando não apenas a administração do síndico, como também, a rotina dos condôminos. Afinal, impede que sejam feitos novos investimentos no prédio e, até mesmo, certas ações que foram estipuladas na previsão orçamentária.
Além disso, acaba gerando uma instabilidade no relacionamento entre os moradores, uma vez que, em alguns casos, é preciso aumentar as cotas daqueles que já estão pagando em dia — tudo para conseguir equilibrar as contas.
A seguir, confira alguns impactos que a inadimplência em condomínio pode acabar trazendo para a gestão do espaço!
Serviços rotineiros
As contas de consumo rotineiras também acabam sendo prejudicadas quando moradores atrasam o pagamento. Nesses custos, estão despesas com energia, água e gás de uso comum, por exemplo. A fim de evitar esse tipo de problema, alguns prédios utilizam a medição de custos de modo individualizado.
Custos de manutenção
Os custos de manutenção e de conservação de equipamentos e de instalações acabam sofrendo consequências bastante negativas com a inadimplência. Alguns trabalhos do dia a dia, como jardinagem ou mesmo a contratação de uma empresa especializada em limpeza, não são realizados de acordo com o que é esperado por parte dos moradores.
Melhorias
A taxa condominial também é utilizada para custear melhorias no empreendimento. Assim, se há inadimplentes, há redução do valor arrecadado e, como consequência, pode haver dificuldade em promover melhorias no condomínio. Então, a infraestrutura do empreendimento pode ficar defasada, prejudicando a qualidade de vida e o bem-estar dos moradores.
Isso porque pode prejudicar a manutenção ou substituição dos brinquedos no playground, por exemplo, ou a compra de novos equipamentos para o salão de festas, espaço de coworking ou demais melhorias nas áreas de uso comum.
Além disso, a segurança também pode ficar comprometida, não sendo possível a manutenção ou instalação de câmeras de vigilância, controlador de acesso ou outros sistemas de proteção. Isso se torna ainda mais importante nos dias de hoje, pois a violência é uma grande preocupação e a segurança é um dos principais motivos que levam as pessoas a optarem por morar em condomínio.
Como a tecnologia se renova e nos apresenta sistemas de segurança cada vez mais modernos, é importante que o condomínio conte com um bom esquema e equipamentos para proteger a vida e o patrimônio dos moradores.
O que pode ser feito para solucionar essa situação?
A primeira ação para lidar com um problema como esse é se comunicar. Não é preciso ser objetivo apenas com o devedor, também é necessário agir para informar a todos os condôminos a respeito da importância de pagar as taxas em dia.
Mas é preciso lembrar que, principalmente em épocas de crise e incertezas, o mais eficaz a ser feito é ter um bom jogo de cintura e disponibilizar opções diferentes e válidas para que o morador inadimplente consiga, de fato, resolver suas pendências. O melhor caminho é sempre ter equilíbrio entre empatia e firmeza. Na sequência, veja algumas dicas para resolver essa situação no condomínio!
Conscientize os moradores sobre a importância das taxas do condomínio
Uma grande responsabilidade, tanto do síndico quanto do subsíndico, é ser transparente quanto aos processos administrativos. Para isso, é preciso repassar aos moradores a situação atual do prédio — e claro que isso inclui a condição financeira.
Quando o assunto é inadimplência, isso não muda, uma vez que estamos falando de um problema que acaba envolvendo e impactando todos os moradores. Outra ideia valiosa é sempre fazer campanhas de conscientização sobre o pagamento das taxas, deixando esse assunto na pauta das assembleias.
Nessas campanhas, é fundamental que o síndico explique de forma bem transparente o que são as taxas condominiais e o que se faz com a arrecadação dos valores. Claro, também é preciso mostrar como e por que o pagamento em dia por parte dos moradores faz toda a diferença no dia a dia do condomínio. Tenha em mente que a clareza e o conhecimento geral sobre a situação acabam reduzindo os casos de inadimplência.
Tenha um plano de gerenciamento de crise
Dependendo do valor devido e das condições do orçamento do condomínio, é importante criar um plano de gerenciamento de crise. Isso porque se trata de um projeto preventivo, com rotinas, protocolos, ações e decisões a serem tomadas diante de um cenário de adversidade.
É verdade que todo síndico trabalha para que a inadimplência no condomínio não se torne tão grave a ponto de comprometer severamente o orçamento, mas é sempre bom se precaver e manter um plano bem elaborado para colocá-lo em prática, caso essa situação venha a ocorrer.
Mantenha a organização e faça o acompanhamento das contas
Para não deixar as contas ficarem no vermelho e, assim, prejudicar o funcionamento da rotina do espaço, um passo muito importante e necessário é manter uma organização bem rigorosa das entradas e das saídas dos recursos.
Até porque não é possível pensar em solucionar a inadimplência sem conhecer a situação financeira e monitorar tudo de perto. O ideal é fazer um controle semanal das finanças do prédio.
Além disso, indo bem além do controle das contas a serem pagas, do fluxo de caixa e da gestão das despesas pendentes, é preciso fazer um acompanhamento sério de quem está com dívidas, do tempo dessas dívidas e dos valores reais delas. Também é vital saber quais são os possíveis acordos de dívida em andamento.
Para isso, é fundamental contar com a ajuda do Conselho Fiscal do Condomínio, pois esse órgão ajuda a complementar a gestão do síndico, oferecendo uma camada adicional de análise, supervisão e prestação das contas.
Utilize a tecnologia para alertar sobre os prazos e facilitar o pagamento
Inúmeras administradoras de condomínios contam com sites que têm uma área destinada aos moradores, na qual eles conseguem ter acesso aos boletos. Uma alternativa é o DDA (Débito Direto Autorizado). Nesse caso, o condômino é quem vai habilitar esse serviço no seu banco, depois de conseguir alguns dados da administradora.
A fim de alertar os moradores sobre o prazo de pagamento das taxas, é interessante automatizar o envio de mensagens que tenham o código de barras, por exemplo. Quando houver inadimplência, você pode usar a mesma estratégia para enviar uma notificação.
Disponibilize várias opções de pagamento
Quando o objetivo é reduzir a inadimplência, garantir uma facilidade maior de pagamento precisa ser uma ação. Para tanto, uma excelente estratégia é diversificar as opções para quitar as taxas condominiais.
Apesar de o boleto ser a modalidade mais convencional, é importante passar a emitir cobrança em cartão de débito ou crédito, cheque e débito automático. Muitas vezes, o problema da inadimplência pode ter relação com o estabelecimento de somente um modo de cobrança. O ideal é sempre pensar na comodidade para os condôminos.
Mantenha uma boa comunicação com os inadimplentes
Todos sabem que a situação é difícil para muitos, sobretudo, quando o momento é de crise financeira. Claro, é também uma situação difícil quando o síndico tem que fazer a cobrança. Mas não se pode deixar de cobrar as taxas do condomínio, multas e juros.
É importante lembrar que, em períodos desafiadores, as pessoas certamente acabam deixando de pagar as taxas por causa dos valores baixos de multa e de juros aplicados. No entanto, é preciso manter uma comunicação com os moradores devedores, para tentar entendê-los e procurar um acordo.
Não se esqueça de que cada caso é único, por isso, não há como determinar uma régua que seja aplicável a todos os condôminos. É, sem dúvidas, uma tarefa complexa, uma vez que não se pode deixar de fazer a cobrança, mas também não se pode prejudicar o devedor.
Tente negociar a dívida
O ideal é fazer o possível para receber o pagamento das taxas e, assim, ter fluxo de caixa no condomínio. Para conseguir isso, é preciso buscar algumas alternativas. Você pode propor o parcelamento da dívida sem a cobrança de juros, por exemplo.
Além disso, pode fazer um acordo, deixando que os juros sejam pagos após algum tempo. Por exemplo, pode permitir que os moradores esperem o 13º salário para ter condições melhores de sanar as dívidas. Enfim, é só usar a criatividade para assegurar que o dinheiro vai entrar para o caixa.
Não deixe de seguir as vias judiciais quando necessário
Em situações mais extremas, o síndico não pode voltar atrás: é necessário procurar uma ajuda jurídica. O ideal é aguardar aproximadamente três meses, pois é um período no qual o síndico precisa tentar soluções e acordos para que o pagamento seja feito por parte dos moradores inadimplentes.
Se as tentativas forem fracassadas, é preciso entrar com ação na justiça contra os condôminos devedores. A partir dessa ação, a inadimplência vai ser tratada por meio de cobrança formal e jurídica, envolvendo advogados e protestos em cartório. Vale destacar que penalidades, multas e possíveis acordos podem ser negociados.
Jamais se prenda à inadimplência
Você pode tentar reduzir as taxas do condomínio para sofrer menos com a questão da inadimplência. Para isso, é preciso diminuir as despesas. Mas como?
Uma ótima saída é investir em soluções tecnológicas. A portaria virtual é um bom exemplo, pois, com esse sistema, você consegue diminuir significativamente as taxas, além de facilitar a gestão do local e garantir maior segurança e praticidade para os moradores.
Há, ainda, outras ações para reduzir os custos, como:
- adiar investimentos, melhorias e obras que não têm tanta emergência;
- fazer uma boa gestão do custo do ciclo de vida dos equipamentos para não perder dinheiro com reparos e manutenções que se tornam caros.
Enfim, o mais indicado é sempre optar pelas prioridades, manter as manutenções do local em dia e dedicar esforços àquilo que é realmente fundamental no momento.
Quais são as penalidades que o condomínio pode aplicar aos inadimplentes?
A seguir, acompanhe algumas penalidades que são permitidas para a pessoa inadimplente, de acordo com o Código Civil:
- proibição de receber voto e de votar nas assembleias;
- juros de até 1% ao mês e multa de 2%, ou então, de acordo com o que determina a convenção do condomínio;
- leilão e penhora da unidade devedora — é o último ponto antes do recebimento dos atrasados;
- multa após a condenação na justiça — o valor tem que ser pago em até 15 dia, e caso o prazo não seja seguido pelo inadimplente, haverá um acréscimo de multa de 10% sobre o débito.
É importante ressaltar que o Código Civil não permite multa após o vencimento das taxas acima de 2%. Além disso, vale destacar que alguns síndicos, com o objetivo de favorecer os moradores que pagam em dia, acabam promovendo descontos para eles.
Mas é preciso saber que essa ação não é indicada, já que o condomínio fica exposto ao risco de ter uma ação judicial por parte dos condôminos inadimplentes que se sintam prejudicados por esse tipo de procedimento.
Por fim, não poderíamos deixar de falar sobre o que você não pode fazer como síndico na hora da cobrança, para garantir que não seja responsabilizado civilmente. Veja:
- cobrança — o ideal é não cobrar os moradores inadimplentes em público nem envolver outras pessoas que não estejam relacionadas ao assunto;
- constrangimento — não se pode estigmatizar a pessoa inadimplente, certo? O síndico tem que comunicar aos moradores do prédio que existe uma dívida. Porém, não é recomendado divulgar o nome do devedor, apenas o número da unidade habitacional;
- áreas comuns — não se pode proibir as pessoas que estão com dívidas com o condomínio de usar as áreas comuns do local. Caso haja alguma atividade, como algum tipo de sorteio, o devedor tem que ser convidado, assim como os demais.
Como você pôde notar, a inadimplência no condomínio pode prejudicar muito a gestão. Por isso, é preciso ficar bem atento quanto às datas de vencimento, manter uma boa comunicação com os condôminos e sempre ter empatia para solucionar os problemas do dia a dia.
O síndico tem que tomar as medidas cabíveis para tentar combater a inadimplência. Para isso, precisa ser firme e, ao mesmo tempo, ter certa flexibilidade, considerando a postura e a condição dos moradores.
Ao combater a inadimplência em condomínio, a ideia é não prejudicar os demais moradores que não têm nada a ver com a dificuldade financeira que alguns possam estar passando. Afinal de contas, os recursos das taxas condominiais são de todos e têm que ser aplicados em folha de pagamento, equipamentos, manutenção e reformas, segurança e muitos outros investimentos e custeios.
E aí, o que achou destas dicas que apresentamos para lidar com a inadimplência em condomínio? Deixe seu comentário para que possamos saber sua opinião ou ajudar você, caso tenha ficado com alguma dúvida!
