Uma empresa é um conjunto de processos que têm como objetivo final a satisfação plena dos clientes e, consequentemente, a rentabilidade dos sócios e o engajamento da equipe. Assim, é importante entender que ela é constituída por pessoas e que cada uma delas têm um modo único de executar uma tarefa.
Portanto, padronizar é tornar a execução das atividades a mais homogênea possível, sem perder a criatividade, a flexibilidade e a originalidade dos produtos e serviços. Organizações de qualquer tamanho podem optar pela padronização de processos.
No entanto, se o seu objetivo é transformar a sua marca em uma referência no mercado, é preciso se concentrar nesse aspecto o quanto antes. Afinal, não existe excelência sem sistematização de processos. Neste post, vamos falar sobre a importância da padronização, seus benefícios e como colocá-la em prática. Quer saber mais? Continue a leitura!
Por que é preciso padronizar processos?
A normalização dos processos dentro dos mais variados tipos de organizações é necessária para que a excelência do produto ou serviço prestado seja atingida, não importando qual indivíduo seja responsável.
É importante entender que as empresas são compostas por indivíduos e suas subjetivas formas de execução de um trabalho. Além disso, existe uma rotatividade dos colaboradores.
Compreendidos esses aspectos-chave, a ideia da relevância da padronização é que o produto ou serviço tenha o mais elevado padrão de qualidade, independentemente de quem o execute.
Quais são os benefícios da padronização de processos?
Regularizar e documentar os procedimentos, registrando como devem ser realizados e quais são os responsáveis por eles, traz inúmeras vantagens para a organização. Conheça agora alguns desses benefícios!
Aumenta a produtividade
O primeiro grande impacto sentido ao estabelecer a sistematização é o aumento considerável da produtividade. Isso porque o colaborador não perde tempo pensando em maneiras de executar uma tarefa; ele já sabe exatamente qual é a melhor maneira de fazê-la.
Diminui erros
A regulamentação também diminui erros e evita desperdícios – que acontecem, muitas vezes, devido à insegurança ou subjetividade no momento de realizar uma atividade. Com a padronização dos processos, todas as etapas são bem explicadas e estabelecidas, para que não haja dúvidas quanto à sua efetuação.
Amplia o engajamento da equipe
Quando a equipe sabe exatamente o que precisa ser feito e como deve fazê-lo, o engajamento e a cooperação entre todos são notadamente maiores. Os colaboradores se sentem como parte importante e atuante de uma engrenagem muito maior.
Facilita o treinamento dos colaboradores
Pessoas entram e saem de uma empresa o tempo todo, mas os processos permanecem. Assim, quando eles são documentados e sistematizados, o treinamento para aqueles que chegam é muito mais prático e fácil de ser absorvido.
Reduz custos operacionais
A queda dos erros e o aumento da produtividade vão impactar diretamente nos custos operacionais. Sem falar no aumento da satisfação do cliente e na elevação do padrão de qualidade, o que também influencia os resultados.
Como fazer a padronização de processos?
Padronizar processos não é fácil. Por isso, deixe que cada setor faça o seu trabalho separadamente e busque a participação de toda a equipe. Toda colaboração é válida. Não se esqueça de documentar tudo que considerar relevante; faça uma espécie de manual de funcionamento para cada departamento.
Conheça todas as tarefas
A primeira dica para implementar a padronização das tarefas é conhecê-las. Deixe a equipe à vontade para descrever todos os pormenores de cada atividade e anote tudo para que seja possível ter uma visão geral e detalhada de como flui o trabalho. Por exemplo, ao fazer o planejamento e controle de manutenção, é necessário relatar os responsáveis pelo serviço e quando e como – em detalhes – ele é feito.
Descubra as falhas das tarefas
Uma vez conhecidos os detalhes das tarefas, descobrir suas falhas e seus gaps fica muito mais fácil. Encontrar essas lacunas é extremamente significativo, pois é assim que será criado e elevado o padrão de qualidade na produção ou na realização dos serviços.
Escute a equipe responsável
Escute a equipe responsável pelo processo. Esta é uma dica essencial para alcançar o sucesso na implementação da padronização de processos porque, afinal de contas, é ela que vai executá-lo.
De nada adianta documentar um procedimento e ele não ser efetivamente colocado em prática. Portanto, ouça ativamente sua equipe, pois ela conhece melhor do que ninguém todas as particularidades da tarefa.
Estabeleça um padrão
Estabelecer o padrão é a fase mais difícil, pois é neste momento que a empresa deixa o método antigo para trás e incorpora uma nova forma de trabalho. Se a equipe não estiver engajada e comprometida com a mudança, as outras dicas serão desperdiçadas. Determine com clareza e simplicidade o que deverá ser feito para que o padrão estabelecido seja atingido da melhor maneira possível.
Defina o fluxo de execução
Assim que o padrão for definido, é necessário que seja especificado também o modo como ele será atingido. Prescreva o método de realização da tarefa e quem será o responsável por ela. Deixe bem claro qual é o objetivo e resultado final que se pretende alcançar com a execução daquele processo.
Aposte na tecnologia para automação
Uma boa forma de fazer a padronização é utilizar a tecnologia. Já existem softwares interessantes para a gestão de processos e muito úteis na implementação de padrões. Além disso, todos os procedimentos que puderem ser otimizados com a ajuda da tecnologia terão seu nível de satisfação elevado.
Reavalie os processos periodicamente
Por fim, é fundamental que os processos passem por uma reavaliação periódica. A melhoria contínua é um dos princípios da gestão e sistematização de atividades. Só assim a empresa se manterá atualizada e alinhada ao mercado e às suas novidades.
Por que envolver a equipe ao planejar a padronização de processos?
A equipe é parte essencial para o sucesso de uma estratégia de gestão e padronização de processos. É ela quem vai exercer de fato cada tarefa. A falta de engajamento, a negligência e a indiferença são aspectos determinantes para o fracasso da padronização e, inclusive, para a diminuição da satisfação do cliente.
Deixe que a equipe participe ativamente, dê autonomia e encoraje todos os colaboradores. Crie um ambiente de cooperação e manutenção da melhoria. Os impactos serão notados em todos os setores, como financeiro, operacional, relacionamento com fornecedores, entre outros.
Aplicar a padronização de processos na sua empresa é investir em médio e longo prazo no crescimento operacional, na satisfação do cliente e na melhoria dos resultados financeiros do negócio. É, inclusive, uma visão estratégica para que a qualidade dos produtos e serviços possa ser levada para qualquer lugar.
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