Gestão de frotas: tudo o que você precisa saber sobre o tema!

Toda empresa competitiva precisa ser bem organizada e conduzir adequadamente os seus setores mais estratégicos. Nesse grupo, se enquadra a gestão de frotas que faz o controle da utilização de toda a capacidade de transporte empregada pela empresa.

Assim, manter toda a frota nas melhores condições de trabalho, operando de modo adequado e apresentando desempenho que qualifica a imagem da empresa é uma grande responsabilidade que precisa ser conduzida por uma equipe experiente na gestão. Continue a leitura e conheça tudo o que você precisa saber sobre gestão de frotas.

O que é gestão de frotas?

Manter uma frota de veículos funcionando bem e atendendo às demandas que surgem nas rotinas da empresa não é tarefa simples. Por isso, essa é uma atividade que requer uma gestão profissional. Mas, afinal, o que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é o conjunto de procedimentos adotados por meio de métodos próprios que permitem administrar os veículos da organização e as atividades em que estão envolvidos. Esse gerenciamento dos veículos deve se dar de modo a garantir que eles estejam adequadamente prontos a atender as suas demandas.

Do ponto de vista de sua natureza, uma frota pode ser constituída por diversos modais de transporte como carros, caminhões e motos, mas também trens, embarcações e aeronaves. Tudo vai depender do tipo de empresa em foco e a necessidade de transporte existente.

Por sua vez, a gestão de frota pode operar com veículos próprios da empresa, com veículos terceirizados ou numa condição mista em que coexistam as duas situações. De todo modo, as práticas da gestão de frota se aplicam a qualquer situação que envolva a aptidão e as condições para a melhor utilização dos veículos de uma organização.

Existe, ainda, um aspecto administrativo da gestão de frotas que deve ser considerado em sua conceituação. Trata-se do fato de se constituir também um importante instrumento de promoção da produtividade da empresa, por meio da redução de custos e da melhoria de eficiência junto aos clientes.

Para que serve a gestão de frotas?

A gestão de qualquer atividade, de maneira geral, serve para manter o controle sobre a atividade desenvolvida e alcançar desempenhos cada vez melhores. Assim também ocorre com a gestão de frotas, que busca eficiência na utilização dos componentes do transporte realizado pela empresa, tanto quanto presteza nas respostas.

Para esse fim, devem ser consideradas variáveis que atuem sobre a manutenção, abastecimento, cuidados no manejo e documentação, entre muitos outros aspectos. O controle desses diversos fatores, a fim de otimizar os resultados que serão alcançados, constitui o objetivo da gestão de frota.

Dessa forma, pode-se dizer que, entre outras finalidades, a gestão de frota serve para:

  • garantir a regularidade fiscal dos veículos (licenciamento, emplacamento, IPVA);
  • definir os procedimentos referentes à manutenção, condução e estacionamento dos veículos da frota;
  • otimizar a condição de operacionalidade de toda a frota;
  • garantir a qualidade do desempenho dos motoristas;
  • garantir a segurança da frota e de seus motoristas;
  • fornecer capacitação constante aos envolvidos com a atividade;
  • promover a otimização das rotas.

Essa amplitude de aspectos que fazem parte dos objetivos da gestão de frotas se caracteriza por envolver responsabilidades econômicas, técnicas e mecânicas. Além disso, visa a gestão de pessoas, de equipes e de inteligência das operações que desenvolve.

O que faz a gestão de frotas?

Uma simples leitura das finalidades antes mostradas e que devem ser atendidas já é suficiente para sinalizar as ações desenvolvidas pela gestão de frotas. Assim, as principais atividades realizadas pelo trabalho de um gestor de frotas podem ser resumidas nos tópicos apresentados a seguir.

Monitorar e reduzir despesas

As atividades dos veículos componentes da frota devem ser permanentemente monitoradas e, para isso, nada melhor que as facilidades oferecidas pela tecnologia. Desse modo, o rastreamento de toda a frota em operação fica assegurado em tempo real e com informações precisas.

Por essa razão, considera-se o monitoramento da frota de essencial importância, seja para a segurança patrimonial e dos condutores, como para o aprimoramento das operações. Nesse sentido, podem ser avaliadas, por exemplo, as melhores rotas, os locais e o tempo de parada mais estratégicos e consumo de combustível.

Com base nessas informações, pode-se conduzir estudos de aprimoramento que aumentem a segurança e melhorem o desempenho. Com mais eficiência na condução dos trabalhos, consegue-se alcançar significativas reduções nos custos da frota.

Avaliar a performance e produtividade da equipe

Os resultados obtidos pela logística de uma empresa dependem diretamente do sucesso na gestão de sua frota. Dessa forma, é atribuição indispensável a avaliação da performance e da produtividade da equipe com uma periodicidade específica e definida.

Para isso, é necessário definir parâmetros próprios que permitam avaliar o desempenho da frota propriamente e da equipe na realização dos serviços mais importantes. Assim, considere, entre outros, os seguintes indicadores para esse fim:

  • média das distâncias percorridas;
  • média de uso da capacidade de carga em cada transporte;
  • tempo médio de parada durante percurso;
  • custo médio de manutenção;
  • consumo de combustível;
  • despesas com pedágio;
  • índice de infrações autuadas;
  • valor de multas pagas;
  • vida útil média da frota.

Conduzir procedimentos de regularização fiscal da frota

O elenco de atividades pertinentes e que envolve diretamente a gestão de frota inclui uma infinidade de procedimentos administrativos e operacionais. Estes, por sua vez, podem variar em função da atividade principal realizada pela empresa.

No entanto, algumas ações diretas ou que requeiram encaminhamento para o setor competente são comuns a qualquer segmento de negócio e podem ser consideradas:

  • licenciamento dos veículos componentes da frota;
  • pagamento do Imposto sobre a Propriedade de Veículo Automotores (IPVA);
  • emplacamento de cada veículo;
  • licenciamento para transporte de cargas especiais (quando aplicável);
  • avaliação e encaminhamento das infrações registradas;
  • verificação dos seguros aplicáveis à frota;
  • verificação dos contratos de monitoramento de frota.

Quais os tipos de frota gerenciadas pela gestão de frotas?

Como se viu antes, são diversos os modais de transporte que podem constituir as frotas de uma empresa. De modo geral, as empresas operam com veículos de passeio, furgões, caminhões e carretas, entre outros tipos.

O tipo de produto, de atividade e o tamanho da empresa podem definir quais frotas serão utilizadas. Assim, empresas pequenas podem possuir apenas alguns veículos de passeio ou alguns furgões, enquanto outras, dezenas ou centenas de caminhões e carretas.

Frota de carros

Empresas que operam com cargas de tamanho pequeno podem fazer uso de uma frota de carros de passeio ou de pequenas picapes. Do mesmo modo, empresas que comercializam títulos (seguros, ações), não necessitam transportar cargas e, desse modo, fazem uso de carros de passeio para os seus vendedores, corretores e agentes.

Empresas de assistência técnica também utilizam frotas de carros de passeio, assim como as empresas de natureza pública e as que realizam algum tipo de fiscalização. O mesmo acontece com as empresas de transporte executivo de pessoal, entre outras.

Frota vans e de furgões

As vans e os furgões são utilizados, respectivamente, para o transporte de pessoal e de carga. Em especial, os furgões são muito utilizados e constituem frotas de empresas que entregam mercadorias cuja comercialização se dá em volumes não muito grandes.

São exemplos de empresas que fazem uso de frotas de furgões os Correios, distribuidoras diversas que fornecem para o comércio varejista, assim como empresas terceirizadas que realizam a entrega de encomendas. No caso de vans, o uso mais comum costuma ser pelas empresas que fazem transporte de pessoal executivo, estudantes e transporte público alternativo.

Frota de caminhões e carretas

As frotas de caminhões e carretas são utilizadas principalmente por empresas exclusivamente de transporte, embora muitas indústrias possuam sua própria frota. As empresas especializadas, por sua vez, podem se dedicar a alguns tipos de transporte e trabalhar apenas com determinados produtos.

São exemplos comuns as empresas que transportam cereais, assim como adubos, cimento e cal. Também são especializadas as empresas que trabalham com produtos que exigem refrigeração permanente e, por esse motivo, operam com caminhões frigoríficos.

Qual é a importância da gestão de frotas?

Qualquer que seja o tipo de empresa, se ela possui uma frota, a gestão desses veículos será de grande importância. Na verdade, um descuido nessa área pode ser desastroso para qualquer instituição.

Primeiro, porque a gestão de frota é importante para a eficiência da logística da empresa. Portanto, seu desempenho deve procurar ser o melhor sempre, assim como precisa estar em permanente aprimoramento para não comprometer um setor especialmente sensível para qualquer empresa.

Em segundo lugar, a frota constitui um ativo de valor patrimonial significativo e, desse modo, deve operar com resultados positivos, caso contrário facilmente ocorrerão perdas de recursos. A correta gestão deve evitar a ociosidade dos veículos a fim de que a amortização atenda o planejamento de renovação da própria frota.

Além disso, para algumas empresas, a capacidade de resposta rápida no transporte de mercadorias é um importante diferencial de competitividade. Nesse sentido, tempo de entrega menor é capaz de definir a preferência e posicionar melhor uma organização no mercado.

Por sua vez, a durabilidade no tempo, isto é, a vida útil dos veículos de uma frota é diretamente proporcional aos seus cuidados. Por isso, a manutenção adequada da frota e a permanente capacitação de seus condutores (atividades clássicas da gestão) são indispensáveis.

Como tornar a gestão de frotas eficiente?

Já está claro que a gestão de frotas de uma empresa precisa ter a eficiência como uma de suas principais características. Afinal, são diversos valores da organização dependentes dos bons resultados alcançados na condução dessa responsabilidade.

Por esse motivo, é preciso considerar um conjunto de iniciativas próprias da gestão que permitirão autonomia no trabalho do gestor encarregado, assim como a eficiência que se espera do setor.

Faça um diagnóstico da sua frota

A Ciência da Administração já sentenciava com o velho jargão de que “não se gerencia o que não se conhece”. Com esse sentido, um bom diagnóstico da frota permitirá conhecer o tamanho e as condições dos veículos para implementação de uma gestão eficiente.

Para isso, elabore uma planilha que relaciona primeiramente todos os veículos da frota. Em seguida, crie colunas para informar os principais dados referentes a cada um dos veículos listados. Desse modo, você pode adotar, entre outros, os seguintes parâmetros (por colunas da planilha):

  • identificação do veículo (modelo, ano, placa);
  • quilometragem rodada;
  • rendimento por litro de combustível;
  • condições gerais do motor;
  • condições gerais da lataria;
  • custo mensal de cada veículo (combustível, manutenção).

Faça manutenção preventiva e preditiva

Quando se trata de veículos, existem 3 tipos de manutenção que devem ser considerados: corretiva, preventiva e preditiva. Cada um desses tipos apresenta um alcance e uma indicação própria onde costuma ser empregado.

A manutenção corretiva é o clássico conserto, ou seja, ocorre após o defeito ou dano ser manifestado no veículo. Esse tipo de manutenção não é planejado e é utilizado mais em situações inesperadas quando se apresenta uma demanda qualquer.

A manutenção corretiva costuma ser mais cara que as demais. Invariavelmente, o dano envolve outros componentes aumentando os gastos que poderiam ser minimizados com um trabalho de prevenção.

A manutenção preventiva, por sua vez, é aquela que se faz de modo programado. O exemplo mais comum é a tradicional revisão dos 10 mil quilômetros dos carros de passeio feita pela respectiva concessionária.

Esse tipo de manutenção, embora seja preventivo pode envolver mais gastos que o necessário. Isso pode ocorrer, por exemplo, por substituir peças que não precisariam ser trocadas.

Finalmente, a manutenção preditiva também tem caráter preventivo, contudo, faz uso de tecnologia que permite antes avaliar as reais necessidades. Assim, analisando-se os diversos componentes do veículo pode-se definir especificamente aqueles aspectos que realmente demandam manutenção.

Qualifique os seus colaboradores

A eficiência de uma frota envolve o trabalho dos gestores, dos condutores e do pessoal responsável pela manutenção dos veículos, seja ela própria ou terceirizada. Assim, considere a capacitação periódica e dirigida para todos os envolvidos com a frota da empresa.

Uma qualificação, de modo geral, deve aprimorar os procedimentos adotados, assim como orientar a forma de conduzir os veículos. Ao mesmo tempo, é preciso deixar bem claro durante os treinamentos quais são as responsabilidades e o que cabe a cada um.

Por sua vez, a tecnologia está cada vez mais disponível e facilita muito os cuidados pertinentes à gestão de frota. Assim, manter os colaboradores qualificados para utilização dos procedimentos e equipamentos modernos é indispensável para acompanhar a evolução do setor.

De modo geral, a realidade mais comum é encontrar um gerente de almoxarifado e responsável por compras, entre outros, executando a função de gestor de frota. Por essa razão, uma atenção cuidadosa deve ser dada para a qualificação específica do gestor da frota da empresa.

Planeje as melhores rotas

A eficiência de uma frota de veículos depende, entre outras variáveis, do melhor aproveitamento do deslocamento pelas possíveis rotas do trajeto. Assim, fica evidente a importância de um planejamento com vista à utilização das melhores rotas possíveis.

Por sua vez, a elaboração de um bom planejamento de rotas está muito facilitada, pois ganhou um grande aliado: a tecnologia. Hoje estão disponíveis no mercado inúmeros aplicativos conhecidos como roteirizadores, capazes de elaborar o melhor trajeto em cada circunstância.

Assim, rotas planejadas adequadamente são capazes de fornecer vantagens importantes como:

  • menor tempo de resposta;
  • redução na quilometragem rodada;
  • economia de combustível;
  • melhor gestão dos deslocamentos;
  • maior competitividade;
  • maior produtividade.

Aplicativos modernos, além de planejarem a rota, já fazem uma previsão do horário de chegada em função das condições do trânsito. Para isso, levam em conta, em tempo real, o clima, o fluxo de veículos, obras na pista e acidentes ocorridos, entre outras situações.

Adote o rastreamento de frota

Não é incomum observar a ocorrência de desvios de rota, assim como de paradas irregulares em locais não planejados e por períodos superiores ao adequado. Essas questões quase sempre são responsáveis por provocar custos maiores que aqueles realmente necessários.

Além disso, constituem situações difíceis de serem dimensionadas, avaliadas e demonstradas, sobretudo quando não se dispõe de um sistema de rastreamento dos veículos da frota. Por essa razão, a importância da adoção dessa facilidade oferecida pela tecnologia.

Os sistemas de monitoramento e rastreamento de veículos coletam uma infinidade de dados referentes, por exemplo, a todo o percurso de uma viagem. Associando os abastecimentos com a quilometragem percorrida, é possível avaliar o rendimento.

Da mesma forma, os locais de parada e o tempo em que permaneceu estacionado são acompanhados em tempo real. Por esse motivo, o rastreamento também se constitui uma ótima ferramenta para a segurança do transporte.

Use softwares de gestão

A tecnologia também produziu softwares específicos para o gerenciamento de frotas. São ferramentas da maior utilidade para o gestor, pela facilidade de utilização e pela concentração de dados em um só local.

Um sistema de gestão de frotas cadastra todos os veículos da frota. Este é um grande facilitador para a realização do diagnóstico, o primeiro passo a ser dado para uma boa gestão. Com toda frota cadastrada, é possível emitir relatórios tomando como referência os indicadores adotados.

Essa avaliação pode ser pontual ou com uma periodicidade definida. Desse modo, é possível avaliar, por exemplo, o desempenho mensal de cada veículo, assim como de toda a frota. Com isso, você avalia os parâmetros que podem ser otimizados tanto para a redução de custos como para melhoria da produtividade.

Em resumo, um bom software de gestão de frota pode ser utilizado com 3 finalidades:

  • controle operacional da frota;
  • controle de custos do setor;
  • elaboração de relatórios de análise.

Frota própria ou terceirizada: qual escolher?

Muitas empresas apresentam um grande volume de produção e, por essa razão, optam por terceirizar o transporte. Outras, por sua vez, preferem se concentrar em sua atividade fim e, desse modo, também passam a fazer uso de frota terceirizada para suas necessidades de transporte, como já é comum a gestão de facilities (limpeza, segurança, manutenção).

A frota própria de uma organização consiste nos veículos adquiridos pela empresa e que utiliza para as diversas atividades que requeiram transporte. Nesse caso, o deslocamento dos executivos da empresa e das equipes de trabalho externo ou a entrega das mercadorias comercializadas é feito pela frota própria.

Por sua vez, a frota terceirizada é aquela contratada de uma empresa especializada em transporte, para um atendimento específico e ao longo de um determinado período. Os serviços terceirizados podem ser adotados para todos os fins ou apenas para o transporte de carga, por exemplo.

Ao se fazer uma comparação entre a utilização de frota própria ou a sua terceirização, são observadas vantagens e desvantagens em ambos os lados relatadas a seguir. Acompanhe!

Uso de frota própria

A utilização de veículos próprios permite que se tenha total controle sobre a frota. Além disso, é capaz de garantir maior flexibilidade na sua utilização, sobretudo com respeito a agendamentos, horários e tipos de carga, entre outros.

No entanto, apresenta a desvantagem de trazer para a empresa todos os custos e questões trabalhistas envolvidos com a atividade. Do mesmo modo, os custos de manutenção, assim como combustíveis e pedágio também fazem parte da despesa direta com a frota.

Contratação de frota terceirizada

A frota terceirizada oferece a vantagem de permitir maior tempo para dedicação às atividades-fim da empresa e para aprimoramento de seus produtos, como ocorre na contratação de prestação de serviços. Da mesma forma, a contratação se faz sob preço fixo, o que evita surpresas no dia a dia.

Por sua vez, apresenta a desvantagem de definir um limite para as cargas a serem transportadas. Ao mesmo tempo, os caminhões não podem ser personalizados com os interesses da empresa contratante como instrumento de marketing.

A gestão de frotas, portanto, é uma atividade especializada que deve estar sob o comando de uma equipe experiente e dedicada. Nesse sentido, evite deixar por conta de algum outro setor uma gestão que é estratégica para sua empresa.

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