6 maiores vantagens de fazer uma gestão de portarias eficiente

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A gestão de portarias é um dos aprimoramentos da gestão de condomínios e se constitui em iniciativa que deve ser tomada por todo síndico experiente. Uma empresa especializada, por sua vez, pode fazer toda a diferença nos resultados alcançados elevando o nível de satisfação dos usuários e visitantes.

Além de aprimorar a segurança, a redução do tempo e da burocracia, entre outros, caracteriza uma gestão eficiente. Os benefícios mostram que a iniciativa vale a pena e ainda pode ser mais aprimorada.

Continue a leitura e conheça as 6 maiores vantagens de fazer uma gestão de portarias eficiente!

O que é gestão de portarias e como funciona?

A gestão de portarias é a condução otimizada dos serviços de recepção e de atendimento no ponto de acesso do condomínio, seja residencial, seja comercial. O objetivo é garantir maior eficiência nas atividades pertinentes, sobretudo aquelas referentes ao controle de acesso (entrada e saída de pessoas e veículos).

A gestão de portaria precisa ser eficiente, especialmente porque dela depende boa parte da segurança do condomínio e de quem entra e de quem sai. Além disso, sua eficiência deve refletir a preocupação de não tornar o acesso uma experiência negativa, demorada e por demais burocratizada para o usuário.

Por essa razão, existem vantagens em se adotar a portaria remota, isto é, o mesmo serviço, mas sem a presença física de um porteiro. Desse modo, os processos fazem uso de tecnologia e são automatizados, resultando em diversas melhorias no atendimento.

De todo modo, a gestão eficiente de portarias racionaliza e otimiza, entre outros, os serviços de:

  • agendamento de visitas;
  • controle de entrada e saída de visitantes;
  • localização da pessoa a ser visitada;
  • entrega de credenciais provisórias para prestadores de serviço.

No caso de portarias remotas, sem a figura presencial de um porteiro, câmeras e interfones identificam a chegada de um visitante e facilitam o gerenciamento dos procedimentos de acesso, a partir de uma central à distância, conectada. Os procedimentos online trazem vantagens adicionais que serão abordadas adiante.

Quais as maiores vantagens de uma gestão de portaria eficiente?

Uma portaria precisa ser eficiente sem ser desagradável para o usuário e para os visitantes. Uma gestão de portaria adequadamente implementada propicia uma série de vantagens para o condomínio e seus usuários. Acompanhe!

1. Diminuição do tempo de espera

Um dos aspectos mais significativos na eficiência de uma gestão de portarias reside na melhoria do tempo de espera para liberação do acesso. As formas e os procedimentos adotados para o check-in precisam ser reduzidos, uma vez que tradicionalmente são causa, inclusive, de desistência do acesso em razão da demora.

Uma gestão eficiente pode encontrar a resposta, por exemplo, na portaria remota, com check-in online, diretamente entre o usuário e a central de controle, sem um intermediário. De toda forma, seja pela experiência, seja pela tecnologia, uma gestão eficiente reduzirá o tempo de espera.

2. Aumento da segurança

A característica principal de uma portaria é garantir a segurança dos usuários e do condomínio, constituindo-se em barreira imediata ao acesso descontrolado. Com a implementação de uma gestão de portaria terceirizada, com pessoal qualificado e treinado para esse fim, além da experiência adquirida, aprimora-se a segurança necessária.

Nesse sentido, mais uma vez se constata que tanto a portaria presencial como a remota podem propiciar elementos de segurança mais consistentes. Na verdade, nada se compara ao trabalho especializado e experiente, principalmente na gestão de portarias.

3. Melhora do controle

A gestão terceirizada despersonaliza a portaria e a substitui por eficiência. Nesse sentido, os procedimentos formais internos que passam a ser implementados aumentam o controle sem afetar o atendimento.

Além disso, possíveis falhas e erros mais comuns são reduzidos quando procedimentos e rotinas supervisionadas são adotados. O resultado é mais controle e menos falhas no desempenho.

4. Simplificação dos processos

Os diferentes procedimentos que regulam e controlam a eficiência de uma portaria são simplificados e se tornam enxutos e objetivos quando sob gestão especializada. O resultado: menos complexidade para coisas simples, menos exigências desnecessárias e foco na segurança e no controle, especialmente com a utilização de tecnologia.

5. Redução na burocracia

Ao otimizar os processos de gestão, as medidas necessárias são racionalizadas. Com isso, consegue-se redução na burocracia tradicionalmente empregada nos controles de acesso e que tanto retarda ou impede a comunicação adequada e o próprio acesso.

Todo mundo deseja menos burocracia e mais eficiência. Resultados dessa natureza são costumeiramente bem-vindos pelos usuários e se refletem na imagem do condomínio e de sua gestão.

6. Economia de tempo

Quase todas as vantagens de uma gestão de portarias eficiente anteriormente mostradas culminam com um resultado: economia de tempo. Assim, a experiência fecha com chave de ouro o elenco de benefícios que pode oferecer na gestão de portarias.

Por que contar com sistemas automatizados de portaria?

As vantagens de uma gestão eficiente você já viu. Agora, descubra por que seu condomínio pode desfrutar dessas vantagens e ainda acrescentar outras com a adoção de sistemas automatizados de portaria!

Atendimento 24 horas

Com a adoção de uma portaria remota, não existem situações de ausência do porteiro, seja para uma emergência pessoal, seja para o cumprimento de alguma rotina. O atendimento é contínuo e permanente, podendo mesmo fazer uso de reconhecimento facial.

Diminuição de custos

A contratação de porteiros faz com que diversos custos incidam na folha de pagamento do condomínio. Sobre esses custos não há muita margem de negociação. Assim, a portaria automatizada elimina essa incidência nas despesas rotineiras.

Redução de erros e fraudes

O fator humano sempre apresentará algum grau de suscetibilidade, mesmo que não haja má-fé nas atitudes tomadas. A automação da portaria elimina essas possibilidades reduzindo erros e mesmo fraudes no sistema.

Como você pode ver, a gestão de portarias representa uma evolução para a eficiência do condomínio e oferece um generoso elenco de vantagens que, por sua vez, ainda podem ser incrementadas com a adoção de sistemas automatizados de portaria.

Se você gostou deste post ou tem alguma experiência com a implementação de gestão de portaria, registre aqui o seu comentário. Ele poderá ser de grande valia para outras pessoas!

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