Saiba por que Facilities Management é tão importante para as empresas

Uma empresa é um organismo vivo. Quando faltam os suprimentos necessários em um dos órgãos, os demais ficam prejudicados e todo o sistema adoece. 

Coordenar a infraestrutura de uma empresa é uma tarefa árdua, dada a quantidade de variáveis que ela inclui. São ferramentas, equipamentos e recursos humanos que precisam trabalhar em harmonia, como em uma orquestra, para assegurar a produtividade e o bem-estar nos ambientes de trabalho. Para manter o bom funcionamento de todos estes aspectos, as empresas passaram a adotar a gestão de facilities, também conhecida como facilities management ou gestão de facilidades. 

A gestão de facilities pode trazer muitos benefícios para a sua empresa. Quer saber como e como implantá-la? Acompanhe o que preparamos para você a seguir!

O que é gestão de facilities (ou facilities management)?

A gestão de facilities é um termo criado para designar um tipo de gestão que garante a funcionalidade de uma organização. Ela busca gerenciar uma série de fatores e práticas interdisciplinares para que todos os processos funcionem com a qualidade necessária no espaço físico disponível. 

Em geral, essas práticas fazem parte das atividades-meio da organização. Ou seja, apesar de se encarregar de variáveis fundamentais para o bom funcionamento de um negócio, a gestão de facilities, em geral, não cuida de rotinas que correspondam à finalidade principal (core business) da organização. Ela dá o suporte necessário para que a atividade-fim se dê da melhor forma. Por isso, já há uma tradição de empresas terceirizadas que se especializaram na gestão de facilities, oferecendo serviços de infraestrutura, manutenção, higiene, entre outros. 

 A importância da gestão de facilities

A gestão de facilities cresceu em todo o mundo. Estima-se que, na Inglaterra, por exemplo, o setor valha até 95 bilhões de libras por ano. Já a Abrafac (Associação Brasileira de Facilities) apurou que a presença de um profissional de facility pode reduzir em até 20% o custo de operação das empresas.

Por meio da redução de custos com despesas fixas e de uma gestão mais inteligente dos recursos da companhia, ela traz grandes melhorias para a produtividade da organização, para as práticas de compliance (saúde dos contratos) e, sobretudo, para a integração dos setores, dado que eles passam a ser gerenciados de maneira holística, colaborando, sempre, com o bom funcionamento do todo. 

Quem utiliza a gestão de facilities?

A gestão de facilities pode ser praticada em empresas de pequeno, médio e grande porte, embora ela seja ainda mais importante para empresas que possuem muitos setores e atividades-fim. Afinal, fazer a manutenção de tantos equipamentos e estruturas pode ser bastante oneroso, tarefa que sobrecarrega gestores e os desconcentra do foco do negócio. 

Um profissional de facilities pode prestar serviços para grandes empresas administradoras como “in house“, em edifícios corporativos. Em geral, ele é conhecido pelos cargos: gerente de serviços gerais, gerente de infraestrutura, gerente de manutenção e obras, gerente de administração, ou, até mesmo, gerente de facilidades. 

Os 3 serviços mais comuns dentro do facilities management

Para garantir o bom funcionamento das estruturas hidráulicas, elétricas e civis, o facilities management tem crescido no mercado e, felizmente, com serviços cada vez mais profissionais. Conheça quais são os mais comuns dentro desse setor e como eles podem colaborar com a sua empresa!  

Manutenção

Uma pane elétrica pode comprometer operações, a qualidade do seu produto ou serviço, causar atrasos, acidentes e gerar prejuízos com despesas de última hora. Reparos emergenciais são onerosos. A gestão de facilities garante que as manutenções corretivas ou preventivas estejam dentro da rotina da empresa, garantindo o pleno funcionamento do maquinário, dos escritórios e de toda a infraestrutura elétrica e hidráulica da companhia. 

Segurança

A segurança é um item essencial dentro da gestão de facilities. Ela não só promove a integridade física da infraestrutura da empresa, como também zela pela tranquilidade dos colaboradores. 

Recentemente, ela passou a incluir a gestão de dados, de forma que as empresas sigam a Lei Geral de Proteção de Dados e assegurem que as informações dos clientes estejam seguras. O gerenciamento de dados é, hoje, uma das etapas essenciais para o funcionamento da empresa, e tende, cada vez mais, a ganhar destaque na gestão de facilities.

Limpeza

A limpeza de um ambiente é essencial para que os colaboradores tenham boas condições de trabalho e para que o produto final garanta segurança aos usuários. Além disso, ela é essencial para a manutenção dos equipamentos.

Quando uma empresa busca gerenciar as facilities de limpeza, ela se prepara para garantir que seu ambiente e sua estrutura estarão limpos e organizados, de acordo com as normas de sanitização. Recentemente, o facilities management também passou a se encarregar de tarefas para auxiliar empresas com gerenciamento de projetos, comunicação e políticas de sustentabilidade. 

Como iniciar uma boa gestão de facilities

Para ter funcionalidade produtiva, a organização precisa coordenar recursos humanos, procedimentos, tecnologia, bem como a infraestrutura de seu espaço físico. Entenda como iniciar uma boa gestão de facilities em sua empresa! 

Tenha responsabilidade pelo compliance (saúde dos contratos)

Cada área de facilities é regida por uma legislação própria. Por isso, é muito importante que a sua empresa tenha conhecimento sobre normas, regulamentações e leis. Capacite seus gestores para que eles possam acompanhar as questões legais e fomentar a conformidade das operações de acordo com as normas para cada área. 

Estabeleça e cumpra indicadores de qualidade

Para cumprir as normas de qualidade e garantir que a gestão de facilities está gerando bons resultados, você precisa estabelecer indicadores de qualidade e garantir que eles sejam cumpridos. Entre esses indicadores, você pode usar: despesas com equipes, gastos com materiais, tempo médio de resposta, entre outros. 

Conte com uma empresa especializada

A gestão de facilities cria um grande “guarda-chuva” nas empresas, integrando áreas e setores que pouco dialogavam entre si. Embora seja um setor promissor, poucas empresas estão devidamente capacitadas para prestar esse tipo de serviço, já que ele exige muito conhecimento sobre o funcionamento das organizações, centralizando diferentes setores, por meio de uma visão abrangente e que dê conta das particularidades de cada área. 

Assim, por meio de uma visão integrada dos setores, o facilities management cuida para que todas as operações estejam dentro das conformidades. Por ser uma área que envolve uma série de profissionais de diferentes setores, ela requer uma excelente gestão de RH, bem como muita experiência. Daí o fato de muitas organizações buscarem os serviços de empresas terceirizadas, já especializadas nesse tipo de trabalho.

Pensando em implantar um setor de facilities management em sua empresa? Compartilhe este post em suas redes sociais e marque seus colegas de trabalho. Esse pode ser o início de uma nova etapa para seus negócios!

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