Na indústria, para aprimorar os processos de gestão, diversas estratégias devem ser estudadas e analisadas para resultados mais efetivos. Acompanhar indicadores de manutenção, por exemplo, contribuirá para a empresa tomar decisões baseadas em dados, além de contar com relatórios mais precisos sobre as atuais necessidades do negócio em relação à infraestrutura, às máquinas, entre outros.
Nesse sentido, o negócio que se baseia nesses KPIs para estruturar os seus processos, certamente adquire diferencial competitivo. Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda mais detalhes sobre o que são os indicadores de manutenção, quais são os principais, além de entender sobre a importância que eles têm para a organização. Continue a leitura e saiba mais!
O que são indicadores de manutenção?
Certamente você já ouviu falar sobre os indicadores de performance. Por meio deles, há a oportunidade de identificar como está o desempenho de seus colaboradores, como a empresa está no mercado no quesito comercial, além de traçar planos de ação mais efetivos para melhorar a atuação de profissionais para, consequentemente, melhorar a atuação da empresa.
Os indicadores de manutenção seguem a mesma lógica. Trata-se de uma série de informações que a equipe adquire para otimizar o funcionamento de processos, identificar as prioridades e traçar estratégias para aumentar a produtividade da empresa. Naturalmente, os resultados são afetados positivamente.
Também são chamados de KPIs de manutenção, sigla para Key Performance Indicators, e contribuem para o seu negócio identificar falhas e lidar com problemas e eventualidades de forma mais eficiente.
Qual a importância dos indicadores de manutenção?
Agora que você já entende um pouco mais sobre a importância dos indicadores de manutenção, traremos mais detalhes sobre a importância que eles têm para o seu negócio. Confira!
Contribui para nortear os fluxos de trabalho
Contar com fluxos de trabalho bem estabelecidos, independentemente da área, é essencial para qualquer segmento. Por meio deles, há a possibilidade de definir um fluxo de ações na rotina, de modo que as pessoas tenham a compreensão sobre as suas responsabilidades e como a sua atuação impacta nos resultados do negócio.
Dessa forma, a equipe conta à sua disposição com uma sequência de atividades em diferentes processos, de modo que haja padronização das demandas, mesmo com a troca de profissionais.
Por meio dos indicadores de manutenção, a empresa tem a possibilidade de entender quais são as prioridades, quais são os tópicos que podem ser aperfeiçoados e como implementar melhorias. A partir disso, profissionais contam com um foco maior em seu dia a dia, entendendo quais pontos a sua área se destaca e quais ainda precisam passar por reformulações.
Mensura níveis de desempenho da linha fabril
Na indústria, para alcançar o resultado esperado, é importante contar com uma equipe de vendas estruturada e alinhada ao marketing, estratégias voltadas para o seu segmento, além de ter um entendimento claro sobre as necessidades do público e as melhorias de seu produto. Porém, nada disso adianta se existir falhas no desempenho da linha fabril.
Exemplo: suponhamos que a equipe de marketing fez um excelente trabalho em um período sazonal e conseguiu trazer muitos leads qualificados, que acabaram se transformando em vendas. Nesse sentido, a produção aumentou, mas três das suas máquinas principais tiveram problemas durante esse processo.
Com isso, os prazos não foram cumpridos, os clientes ficaram insatisfeitos e a imagem da empresa perante o mercado foi prejudicada. Se houvesse o acompanhamento de indicadores de manutenção, muitos desses problemas seriam evitados, uma vez que há revisão periódica dos equipamentos.
Dessa forma, pode-se afirmar que acompanhar esses KPIs contribui diretamente para melhorar e mensurar os níveis de desempenho, entendendo onde há falhas e estruturando processos para as entregas atingirem o patamar esperado.
Permite identificar inconsistências na produção
Também é importante que a empresa, para contar com resultados mais efetivos, tenha uma clara compreensão sobre toda a sua linha de produção — desde a chegada de suprimentos até à entrega para os seus clientes.
Muitas vezes, a equipe pode ter a falsa impressão de que o problema dos atrasos está na produtividade da equipe, quando, na verdade, está na falta de eficiência das máquinas que estão operando atualmente. Quando você mensura e acompanha indicadores de perto, há a oportunidade de identificar exatamente onde está a inconsistência e corrigi-la.
Ou seja, teremos impactos não apenas na produtividade, como também na credibilidade do negócio e na satisfação do cliente. Voltando ao exemplo apresentado mais acima, a partir do momento em que há fluidez em todos os processos da indústria, prazos são cumpridos com êxito, bem como há mais qualidade no produto entregue para o seu público.
Contribui para mapear processos ineficientes
Da mesma forma, há a possibilidade de mapear processos ineficientes. Porém, aqui, vale um adendo. Somente ter os indicadores em mãos e analisá-los não contribuirá para esse benefício. É preciso que a equipe tenha esse mapeamento e identifique todas as etapas necessárias para a fabricação e entrega de um produto. Quando isso é feito, alguns ganhos são identificados, como:
- identificação de gargalos em diferentes etapas do processo;
- controle do processo produtivo de maneira mais eficiente, gerando relatórios mais precisos (contribuindo para comparações ano a ano);
- padronização dos processos, independentemente da etapa;
- aumento da produção, uma vez que vai haver mais produtividade e eficiência dos colaboradores;
- melhoria na qualidade dos produtos.
Por essa razão, faça a identificação de todos os processos necessários para a conclusão de uma demanda, defina os objetivos de cada um deles, entenda o nível de detalhamento que eles têm, além de validar o mapeamento com as pessoas diretamente envolvidas (ou seja, os próprios profissionais).
A partir disso, avalie quais são os indicadores de manutenção que podem ser aplicados em cada um deles e como é possível aperfeiçoá-los a partir dessas análises. Lembre-se: os indicadores trarão um diagnóstico. Se nada for feito a partir deles, você terá apenas números, mas não vai mudar a sua realidade e nem trazer mais produtividade para o time.
Reduz custos
Um dos principais diferenciais de acompanhar qualquer tipo de indicador está voltado para a redução de custos. Afinal, por meio deles, você identifica inconsistências, conforme observamos. A partir disso, há a possibilidade de aperfeiçoar processo, reduzir desperdícios e de aumentar a eficiência operacional.
Destaca-se, ainda, o fato de que todo o equipamento será acompanhado de perto, reduzindo chances de eles pararem no meio de uma demanda, gerando atrasos e perda de produção.
Não podemos deixar de mencionar sobre a motivação dos profissionais. Quando eles estão em um espaço sem infraestrutura, dificilmente terão engajamento para serem mais produtivos e trazerem os resultados esperados. Do contrário, quando se deparam com uma empresa que ofereça o melhor cenário para o trabalho, naturalmente terão um desempenho superior, permanecendo por mais tempo no negócio (contratar e demitir colaboradores também gera custos).
Custos administrativos também são reduzidos. Se houver um atraso de entrega, da mesma forma como apresentamos no exemplo acima, é preciso haver um gerenciamento de crise imediatamente. Tudo isso impacta o caixa da empresa, sendo prejudicial para as metas pré-estabelecidas e para o cenário do negócio perante o mercado.
Aperfeiçoa a tomada de decisão
Vamos apresentar dois cenários distintos. No primeiro, não há acompanhamento de indicadores de manutenção. A equipe identificou que existe ineficiência da produção, mas não sabe exatamente onde. Com isso, atira para todos os lados e nem sempre consegue aplicar os investimentos onde de fato terá retorno.
Em outro cenário, com todos os indicadores sendo acompanhados de perto, quando os resultados não são alcançados, há a possibilidade de entender quais foram os KPIs que mais fugiram do que era esperado. Com isso, planos de ação são tomados com base em ciência e não em achismos.
Ou seja, ter um acompanhamento próximo desses números facilita na tomada de decisão, contribuindo para que a empresa continuamente aplique melhorias e investimentos que de fato trarão retorno para o negócio.
Quais são os principais indicadores de manutenção?
Agora que você já sabe sobre a importância de conhecer os indicadores de manutenção, apresentaremos a seguir alguns dos principais. Confira!
1. MTBF — Mean Time Between Failures
Traduzindo de forma literal, o indicador MTBF significa tempo médio entre falhas. E ele mede justamente o que nome se propõe: quanto tempo um equipamento falha novamente depois de uma manutenção.
Sendo assim, a empresa tem a possibilidade de identificar o período de bom funcionamento de uma máquina e, caso ele seja curto, entender se é devido à qualidade do material ou por mal uso por parte dos colaboradores.
Para contar com esse entendimento, é preciso aplicar uma fórmula simples:
MTBF = (TD – TM) / P
TD significa o tempo total de disponibilidade do equipamento. Isto é, qual foi o período em que ele funcionou bem sem apresentar nenhum tipo de falha. TM se refere ao tempo total de manutenção — horas ou dias que ele ficou parado até que voltasse ao pleno funcionamento. Já o P é relacionado à quantidade de vezes que o equipamento ficou parado.
2. MTTR — Mean Time To Repair
Mean Time To Repair significa tempo médio para reparos. Não tem muito mistério em relação ao indicador, é basicamente o que ele se propõe: o período em que o técnico vai gastar para haver a conclusão de uma manutenção. Ter essa compreensão é extremamente importante com o objetivo de haver um planejamento sempre que ter a necessidade de fazer um reparo.
Exemplo: suponhamos que uma máquina estratégica tenha parado em um período de alta demanda. Quando a equipe tem o conhecimento do tempo médio de reparo, pode reprogramar a rota e alterar o prazo com o cliente quando necessário. Assim, vai haver alinhamento entre as partes e ter melhorias de relacionamento.
Para esse cálculo, também existe uma fórmula a ser aplicada:
MTTR = tempo total de manutenção / número de reparos
Se uma máquina precisou contar com assistência técnica por 3 vezes e durou 4 horas, o tempo médio de reparo seria aproximadamente 1h20.
3. Disponibilidade inerente
Ter o entendimento da disponibilidade de um equipamento é muito estratégico para a indústria, especialmente em processos que não podem de forma alguma parar. Quando mencionamos sobre os benefícios de contar com indicadores de manutenção, ressaltamos sempre sobre priorização. Aqui, temos um KPI que impacta justamente no foco necessário a ser dado pelo time.
Trata-se do entendimento sobre o tempo de inatividade do equipamento devido à manutenção corretiva e, para essa fórmula, é preciso que os indicadores anteriores apresentados sejam considerados para o cálculo:
Disponibilidade inerente = MTBF / MTBF + MTTR% x 100
4. Confiabilidade
Na indústria, sabemos sobre a necessidade de contar com o entendimento claro sobre as normas e regras a serem seguidas. Além de oferecer mais segurança para os colaboradores, é uma garantia de estar de acordo com a legislação, bem como contribuir para haver redução de custos com reparos e demais danos causados pela perda de equipamentos ou acidentes.
No caso dos indicadores de manutenção, também temos que estar atentos a esse ponto. O de confiabilidade, por exemplo, é regido pela NBR 5462 da ABNT. Nele, há uma descrição completa sobre a confiabilidade e a probabilidade de determinada máquina cumprir a sua função de acordo com condições especificadas em determinado período.
Dessa forma, a confiabilidade está diretamente relacionada ao período em que o equipamento está em pleno funcionamento.
5. CMF — Custo de Manutenção sobre Faturamento
Quando ressaltamos sobre redução de custos, é porque realmente trata-se de um importante fator considerado em uma manutenção. Dessa forma, existe um indicador voltado especialmente para a análise dos gastos com manutenção, o Custo de Manutenção sobre Faturamento.
Para ter a compreensão sobre esse valor, é preciso entender quais são as despesas de materiais, com mão de obra, com as falhas nos equipamentos, com a perda de faturamento devido a alguma eventualidade ocorrida, entre outros pontos.
Caso esse indicador não esteja saudável, é um sinal de que a empresa pode ter prejuízos e impactar nas metas do negócio como um todo. Ou seja, a estabilidade do negócio está comprometida. Sendo assim, os valores destinados para manutenção e para os custos de forma geral estão mais altos do que realmente poderia, impactando os lucros.
A fórmula do indicador é:
CMF = custo total de manutenção / faturamento bruto x 100
Exemplo: se uma indústria mecânica tiver gastado com manutenção 500 mil durante 1 ano e o seu faturamento bruto tenha sido de 10 milhões.
CMF = 500 mil / 10 milhões x 100 = 5%
Conforme abordamos, os indicadores por si só trazem apenas um diagnóstico. Caso a empresa não faça uma análise e planos de ação em cima deles, de nada adianta contar com números. Nesse sentido, é preciso que a empresa faça um comparativo de mercado e entenda se essa porcentagem está de acordo com o seu segmento ou mais alta do que o habitual. Assim, poderá traçar estratégias para reduzi-lo sempre que necessário.
6. CPMV — Custo de Manutenção sobre Valor de Reposição ou ERV
Mais uma vez, o custo entra em um dos indicadores. Como abordamos, um dos principais diferenciais de contar com diferentes tipos de KPIs está no fato de que a empresa pode contar com processos mais bem estruturados e identificar oportunidades de melhoria, tanto no que diz respeito às etapas das atividades quanto nos gastos que a organização tem em diferentes contextos.
Por meio do CPMV, a equipe tem a oportunidade de entender qual é o custo de manutenção empregado em cada equipamento. Dessa forma, se houver a discussão sobre redução de gastos no setor fabril, basta consultar os relatórios e entender o impacto que a manutenção tem no caixa da empresa.
Esse indicador ainda pode ser utilizado para equipamentos que sejam essenciais para o negócio. A fórmula a ser aplicada é a seguinte:
CPMV = Custo total de manutenção / valor de compra de um novo ativo x 100
Suponhamos que o preço de manutenção de um ativo tenha sido 10 mil reais. O preço desse ativo novo é de 100 mil. Sendo assim, teríamos:
CPMV = 10 mil / 100 mil x 100 = 10%
Para entender se realmente vale a pena manter a manutenção ou adquirir um produto novo, é preciso considerar o limite de 6% para esse indicador. Acima disso, o mais lucrativo para o negócio é a compra de outro ativo.
No exemplo apresentado, a empresa deveria adquirir um ativo novo para conseguir operar com o caixa saudável.
7. Backlog
O backlog pode ser utilizado em qualquer projeto. Sempre que iniciamos uma demanda, levantamos prioridades. Aquilo que não for prioridade, fica em um segundo plano até que tenha equipe disponível para executar.
No caso da manutenção, o backlog se refere ao tempo que leva até que os técnicos da empresa efetuem todos os serviços necessários para aquele período. Dessa forma, para que você tenha efetividade na análise desse dado, é importante ter um acompanhamento próximo de tudo o que é levantado pela empresa, quais são as suas necessidades e ter realmente registrado o início das demandas do técnico e a sua finalização.
O ideal é que seja o menor possível. Assim, há a possibilidade de todas as máquinas operarem em sua máxima eficiência, de modo que a produtividade do negócio também esteja em alta.
8. Fator de produtividade de mão de obra
Por falar em produtividade, não podíamos deixar de mencionar um indicador relacionado especificamente a esse ponto. Como abordamos, é importante que tanto profissionais quanto as máquinas operem em sua máxima eficiência.
Nesse sentido, é preciso que a equipe e principalmente a gestão entenda quais são os processos e melhorias necessárias para um funcionário conseguir colocar o ativo em sua operação máxima, de modo que a produtividade seja alta, os prazos sejam cumpridos e o negócio atenda a todas as solicitações.
Sendo assim, o ideal é que faça um estudo sobre o fator de produtividade de mão de obra, denominado ainda como Wrench Time. Traduzido de forma literal, significa tempo de chave. Ao ter o entendimento sobre o fator máximo, as áreas conseguem produzir mais em um tempo muito mais reduzido.
Como acompanhar indicadores na indústria?
Ao longo de todo o material, mencionamos não apenas sobre a importância de contar com indicadores, como também de acompanhá-los e entender quais são as possibilidades de melhoria para implementar planos de ação. Mas como é possível acompanhá-los para analisar esses resultados de modo que todos os ganhos apresentados sejam usufruídos?
Tenha uma rotina de monitoramento
O ideal é que a empresa estabeleça uma rotina de monitoramento. Aqui, vai depender das necessidades do negócio e da realidade da empresa. Se a organização entender que semanalmente é a periodicidade ideal, é importante que a rotina seja seguida sem nenhum tipo de desvio.
Somente assim há a possibilidade de identificar quais são os tópicos que devem ser priorizados e onde estão os fatores críticos para os resultados da empresa.
Analise a realidade da sua empresa
Apresentamos uma série de indicadores, mas nem sempre é preciso aplicar todos eles. Antes de implementar qualquer KPI, a equipe deve inicialmente entender qual é a sua realidade e quais são os fatores necessários que impactarão, de fato, os resultados da empresa.
Nesse sentido, também é necessário avaliar o planejamento estratégico do negócio, os ganhos a longo prazo desejados e identificar como o setor produtivo vai impactar nesses números.
Envolva o time
Por fim, é importante que o time esteja envolvido na análise de indicadores e nos planos de ação implementados. Quando cada pessoa entende a sua função como estratégica para a empresa, naturalmente ela tende a se esforçar mais para que o negócio de fato consiga adquirir o sucesso esperado, ganhando diferencial competitivo.
Neste material, você pôde entender alguns dos principais indicadores de produtividade e como eles podem ser importantes para os resultados na indústria. Dessa forma, indicamos contar com um bom planejamento, levantar os KPIs que melhor se adéquam à sua realidade e, assim, trazer resultados mais efetivos.
Para adquirir mais conhecimento sobre diferentes temas, continue no blog e entenda o que é manutenção centrada em confiabilidade.