Em um condomínio, a demanda por serviços é alta, e é fundamental que todos eles estejam funcionando adequadamente para garantir a satisfação dos moradores. Elevadores em dia, ar-condicionado em temperaturas agradáveis, uma boa apresentação visual, limpeza caprichada e disponibilidade de dados são apenas alguns exemplos de uma gestão integrada de facilities eficiente.
Apesar de parecer simples, não é fácil manter todos esses aspectos em dia. Para que tudo fique de acordo com o esperado, o síndico tem que dar um verdadeiro show de administração… ou contar com a mãozinha de uma empresa especializada no assunto.
Por isso, hoje queremos ajudar você a entender o que é a gestão integrada de facilities, como você pode colocá-la em prática e o que fazer caso você não dê conta do recado sozinho. Quer saber mais? Então, não perca mais tempo e vamos logo ao que interessa! Aproveite a leitura.
O que é gestão integrada de facilities?
A gestão de facilities envolve todas aquelas atividades que fazem parte de um conjunto mais complexo de serviços, por exemplo, a administração de um condomínio. Existem muitos aspectos envolvidos em uma boa infraestrutura condominial, a considerar:
- limpeza e conservação dos espaços compartilhados;
- serviço de portaria, controle de acesso e segurança do prédio;
- manutenção das áreas verdes, limpeza e conservação externa;
- manutenção predial, incluindo os serviços elétricos, hidráulicos e estruturais.
Gerenciar todos esses recursos em consonância com as demandas, exigências e outras ocorrências que partem dos moradores todos os dias pode não ser uma tarefa fácil. Por isso, é importante que o síndico integre a resolução de todos esses aspectos, ou seja, que eles sejam realizados em conjunto, e não separadamente, de forma a otimizar o resultado.
A gestão integrada de facilities tem por característica considerar desde o estabelecimento de políticas e procedimentos até a segurança fornecida aos trabalhadores na execução do serviço. Como todos os aspectos são considerados, essa abordagem ajuda a aumentar a qualidade e a diminuir os custos dessas resoluções.
Em uma gestão tradicional de facilities, é comum que as equipes prestadoras de serviços sejam abordadas de maneira individualizada, o que significa que a execução dos serviços é sob demanda. Enquanto isso, ao integrar os serviços, é realizado um trabalho preventivo e de manutenção.
Como a gestão integrada de facilities é feita na prática?
O principal ponto para fazer uma gestão integrada de facilities eficiente é contratar da maneira correta. Isso significa que você deve ter uma equipe preparada para atender a todas as demandas de forma satisfatória.
Por isso, o trabalho se inicia com um diagnóstico geral de todas as necessidades do condomínio. Para tanto, você deve considerar as demandas de:
- serviço de limpeza e higienização das áreas comuns internas no prédio;
- serviço de limpeza e manutenção das áreas externas (quadras, jardins, calçadas);
- serviço de manutenção das instalações elétricas e hidráulicas do prédio e dos apartamentos;
- serviço de portaria, controle de acesso e segurança das dependências;
- serviço de manutenção da infraestrutura das construções (troca de vidros, pintura etc.).
A partir disso, estabeleça um cronograma de manutenção para cada uma das áreas, compreendendo quantos funcionários serão necessários para a realização dos serviços. Os serviços de portaria e segurança, por exemplo, devem ser pensados com duração integral, enquanto os serviços de limpeza são diários e os de manutenção podem ser quinzenais ou mensais, dependendo do caso.
Depois disso, será preciso orçar os serviços com empresas terceirizadas ou contratar uma equipe integral para a realização do trabalho. Além de tudo, precisarão ser feitos a gestão e o acompanhamento da execução das atividades.
Por que é importante contar com uma empresa terceirizada?
É interessante ter o auxílio de uma empresa especializada que facilite todo o processo. Se você é síndico e, ainda por cima, o único responsável pela contratação de profissionais, pela gestão financeira, pelas demandas dos moradores, pela regulamentação do condomínio e pela execução dos mais diversos serviços prediais, fica difícil dar conta de tudo sozinho.
Ao recorrer a uma empresa terceirizada, além de garantir um serviço de alta qualidade, você ainda conta com outras vantagens, como a facilidade de transferir algumas responsabilidades para alguém melhor preparado para lidar com elas. Além disso, você pode se beneficiar de outros modos, como os que você verá a seguir.
Equipe especializada
Mesmo que você seja habilidoso em relação à administração do condomínio, é praticamente impossível ser excelente em todos os aspectos, ainda mais quando todas as responsabilidades recaem sobre você.
Por isso, é importante contar com equipes treinadas especificamente para determinados serviços. Assim, elas melhoram a qualidade das entregas, já que se preocupam com uma coisa só.
Os times especialistas em áreas específicas são verdadeiros experts, fornecendo alta qualidade na execução de tarefas como:
- limpeza e higienização;
- segurança;
- portaria;
- controle de acesso;
- manutenção.
Investimentos estratégicos
Na gestão integrada de facilities, o responsável pelo gerenciamento das atividades tem experiência nessa área, atuando com diferentes condomínios. Portanto, sua visão sobre esse tipo de negócio é mais estratégica, visto que cada empreendimento oferece desafios diferentes, por meio dos quais ele aprende a otimizar suas decisões e, é claro, investimentos.
Assim, o gestor de facilities sabe exatamente quais são as aplicações necessárias para integrar todas as atividades e melhorar a qualidade dos resultados entregues. Ao adotar determinadas políticas, por exemplo, ele pode facilitar igualmente o serviço da equipe de portaria e de segurança, ao mesmo tempo.
Redução de erros
Contando com serviços especializados, é possível diminuir a incidência de erros na execução do serviço e, com isso, alcançar uma redução significativa de custos com retrabalho, desperdício de insumos e danos por riscos desnecessários. Além disso, a contratação de profissionais é otimizada, o que significa que o condomínio também economiza em salários e encargos.
Tudo isso sem abrir mão da qualidade do serviço. Já que atuam em conjunto, as diferentes equipes ajudam a qualificar o trabalho de todos. Uma equipe de limpeza que também segue os protocolos de segurança ajuda a otimizar o trabalho dos vigilantes, por exemplo.
Mais eficiência e agilidade
A maior parte dos condomínios acabam comprometendo o tempo do síndico com a resolução de problemas emergenciais. No entanto, quando existe a adoção da gestão integrada de facilities, o trabalho é muito mais preventivo do que corretivo. Assim, é possível planejar as atividades e manter tudo em dia, tendo que lidar com o mínimo possível de imprevistos.
Assim, é você consegue redirecionar o foco para as partes mais estratégicas da administração do condomínio, como melhorar os serviços prestados aos moradores, incorporando inovações e soluções que tornem o negócio cada vez mais atrativo.
Para que os moradores se sintam satisfeitos com os serviços oferecidos, é importante investir em processos integrados, que funcionem em sinergia e melhorem a qualidade geral das entregas. Por isso, a gestão integrada de facilities é tão fundamental, e terceirizar essa etapa impulsiona ainda mais a satisfação dos usuários.
Agora que você já sabe tudo sobre o assunto e está ciente da importância de uma gestão integrada de facilities, conte-nos como você acha que ela pode ajudar no dia a dia do condomínio. Deixe o seu comentário!