Backlog de manutenção: entenda a sua importância

Entender o backlog de manutenção é essencial para quem deseja tornar a gestão de processos mais simples no dia a dia de trabalho e, ao mesmo tempo, reduzir os custos da empresa.

Afinal, é importante ter o controle de tudo o que precisa ser feito nas suas operações. Já pensou se todos os reparos fossem feitos a partir de emergências e com extrema urgência? O rendimento da sua equipe provavelmente não seria tão bom e, pior, os custos para o reparo seriam muito maiores para a sua empresa.

O backlog de manutenção é, portanto, uma forma de priorizar e se organizar em relação ao que precisa ser feito para que os processos internos sigam funcionando. Ao mesmo tempo, é o indicador utilizado para o cálculo da capacidade da sua equipe de suprir as demandas.

Isso mesmo, um mesmo conceito representa duas tarefas distintas, mas diretamente conectadas. Que tal, então, esclarecer todas as suas dúvidas sobre o termo, como ele pode ser aplicado no dia a dia da sua empresa e, é claro, a sua importância? Continue a leitura deste artigo para conferir todas as nossas dicas!

O que é backlog de manutenção?

O planejamento e controle de manutenção de uma empresa é uma das tarefas mais importantes do gestor. A partir dessa organização, torna-se mais fácil otimizar o desempenho da equipe de profissionais, a produção não é prejudicada e a vida útil dos equipamentos se torna muito maior.

Nesse contexto, o backlog de manutenção pode ser muito útil. A tradução do termo para o português já é um forte indicativo do que ele significa na prática: lista de pedidos. Nesse caso, portanto, a lista de pedidos está relacionada à manutenção dos equipamentos e ferramentas em uma empresa. Assim, tudo o que precisa ser feito em relação a reparos e consertos deve estar presente nessa listagem.

No entanto, é importante entender que o backlog de manutenção não contempla apenas os pedidos emergenciais, já que as manutenções preditivas e mesmo as corretivas devem estar presentes na lista.

Com todos esses detalhes em mãos, o gestor consegue ter um panorama completo das demandas e trabalhos a serem feitos. O backlog de manutenção, portanto, é o compilado das tarefas a serem realizadas.

Como ele funciona?

O funcionamento do backlog é muito simples: caso um técnico perceba que uma das máquinas está com algum problema, como um vazamento, ele deve gerar uma demanda para ser adicionada ao backlog de manutenção.

O registro também pode ser feito de forma automática, com os respectivos planos de reparo dos equipamentos. Mesmo uma manutenção programada deve estar presente nessa lista.

Com todos esses lançamentos compilados, os gestores são os responsáveis por definirem quais são as tarefas mais urgentes e prioritárias para a empresa. É importante entender que essa lista pode mudar de acordo com as demandas e situações da rotina de trabalho. Tendo isso em mente, o gestor também define os profissionais responsáveis pelas tarefas.

Qual a sua importância?

A organização é peça-chave para o sucesso de qualquer empresa. Independentemente da sua área de atuação ou tamanho, é fundamental ter um controle sobre tudo o que acontece.

Afinal, por mais que não seja possível prever o futuro, isso não significa que a sua operação deve ser surpreendida. E não existe melhor maneira de mitigar os riscos para o seu negócio do que a gestão das atividades.

Isso se torna ainda mais relevante quando falamos das tarefas relacionadas à manutenção de equipamentos e outros ativos da companhia. Imagine que duas máquinas falham em uma mesma semana, mas a sua equipe não tem como realizar os reparos ao mesmo tempo. Qual vai ser o tamanho do impacto nos resultados?

Quando se organiza e monitora o backlog de manutenção, porém, situações como essa são minimizadas. Em primeiro lugar, os equipamentos passam a ser observados com mais frequência e já têm manutenções programadas, antes que apresentem algum problema.

Além disso, o backlog facilita o desafio de priorização de tarefas, já que o seu indicador oferece uma noção da capacidade da sua equipe de atender às demandas.

Como calcular o backlog de manutenção?

Como falamos ao longo deste artigo, mais do que uma lista de tarefas, o backlog de manutenção também é um indicador relevante para a sua empresa.

Ele vai apresentar a real capacidade da sua equipe em solucionar os problemas que estão listados no seu registro. A boa notícia é que o cálculo é muito simples de ser feito e mais ainda de ser interpretado, facilitando o processo de melhorias e correções.

Primeiro, é preciso estimar um valor para a relação homens-horas suficiente para que todas as atividades no backlog de manutenção sejam realizadas. Em seguida, é preciso calcular a quantidade de recursos humanos para realizar as atividades de manutenção.

Assim, você passa a ter em mãos a quantidade de homens-horas estimada (HHE) e a disponível (HHD). O próximo passo é dividir uma pela outra:

Indicador do backlog de manutenção = HHE / HHD.

O cenário ideal é que o resultado seja sempre igual ou inferior a 1. Quando essa conta resulta em um número maior, isso significa que a equipe disponível é inferior ao número de tarefas que precisam ser executadas — ou seja, ela provavelmente não conseguirá realizar todas as atividades necessárias.

Mesmo quando a operação está frequentemente em “1”, pode haver um risco, já que a proporção estará sempre no limite.

O backlog de manutenção é, portanto, uma ferramenta importantíssima para quem deseja se organizar e reduzir os riscos envolvidos com a operação. Além disso, é essencial para quem se preocupa com a produtividade e o bom funcionamento da empresa como um todo, evitando que se perca muito tempo e recursos com parte dos ativos parados, por exemplo. Cabe ao gestor implementar esse conceito.

Agora que você já sabe o que é backlog de manutenção e como ele é fundamental para as operações de uma empresa, que tal continuar bem informado sobre outros assuntos relevantes? É bem simples: assine a nossa newsletter e receba conteúdos como este diretamente na caixa de entrada do seu e-mail!

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