A gestão condominial é uma área muito delicada, pois é repleta de expectativas, responsabilidades e desafios de comunicação. Por isso, aproveitamos a complexidade do tema para falar sobre um dos assuntos mais importantes para a sua gestão. Afinal, você sabe como manter a compliance em condomínios?
Bem, é isso que descobrirá nesta leitura. O nosso objetivo é sanar todas as suas dúvidas sobre o tema, explicando o que é a compliance na realidade dos condomínios, quais as melhores dicas para atingir a conformidade e, por último e mais importante, quais os riscos de negligenciar a regularidade na sua gestão. Acompanhe!
O que é compliance em condomínios?
Na administração, compliance é um pacote de normas, boas práticas e condutas que servem para balizar a regularidade de uma gestão. Em outras palavras, atingir a compliance é agir em conformidade com as leis e regras que ajustam determinado setor — e o mesmo vale para os condomínios.
Do mesmo modo que as gestões empresariais precisam respeitar normas ambientais, trabalhistas e aí por adiante, os condomínios também devem operar em conformidade legal, observando, considerando e atendendo todas as normas que regulamentam a constituição de condomínios e propriedades em sua região.
O grande desafio da compliance na gestão de condomínios é que ela existe em muitos aspectos. Como já deve ter notado, os condomínios estão sujeitos a uma série de regras ambientais e infraestruturais, justamente por serem propriedades e edificações. Mas muito além do lado estrutural e imobiliário, também há o aspecto fiscal e contábil.
Por movimentar grandes volumes de receita, manter fundos de reserva, custear a manutenção dos espaços de propriedade comum, além de afetar, intermediar e ajustar a segurança e a qualidade de vida das pessoas, os condomínios exigem uma gestão de altíssima responsabilidade, com excelente comunicação, objetividade e transparência.
É por isso que, na realidade dos condomínios, a compliance nada mais é que observar e atender cada uma das regras que regulam o setor, dispondo dos dispositivos e protocolos de segurança, garantindo a regularidade fiscal, mantendo uma gestão contábil transparente e aberta à auditoria e consulta dos moradores.
Quais as 8 melhores dicas de compliance em condomínios?
Como mostrado, a compliance em condomínios nada mais é que uma gestão que “anda na linha”, comprometida com as normas reguladoras e com a segurança e satisfação dos condôminos. Agora, descubra as melhores dicas para garantir a compliance na sua administração!
1. Conheça as particularidades do seu condomínio
Tratando-se de compliance, não existe fórmula pronta. Cada condomínio conta com seus próprios desafios e peculiaridades, que vão desde a dimensão geral do imóvel até as normas exclusivas determinadas pela ata de gestão condominial. Por isso, o primeiro passo em direção à compliance é conhecer as regras do jogo, compreendendo as particularidades do seu condomínio.
2. Identifique os riscos
Por mais eficiente que seja uma gestão, sempre há espaço para aprimoramento, especialmente quando falamos em segurança condominial. Mas muito mais do que reconhecer as vulnerabilidades do imóvel, é importante entender os riscos de ignorar as normas de compliance, sabendo a incidência de notificações, advertências, multas, processos, interdições e afins.
3. Elabore um manual de conduta
Da forma como percebemos, atingir a compliance depende tanto dos desafios de adaptação quanto da conduta moral dos administradores. Para estimular esse segundo aspecto, é importante elaborar um código de conduta a ser lido e respeitado por todos os administradores, como síndico eleito, síndico profissional e subsíndico.
4. Supervisione os contratos de prestação de serviços
Os contratos são a base legal de qualquer interação de mercado. Logo, quem gerencia o condomínio precisa acompanhar a prestação de serviços, as condições e o ciclo de vida dos contratos, agindo estrategicamente para evitar vencimentos, penalidades ou quebra de normas que possam resultar em prejuízos financeiros e processuais para o condomínio.
5. Conte com uma equipe engajada
De nada adianta o síndico ser uma pessoa correta, responsável e comprometida se os demais colaboradores do condomínio não espelham essas mesmas qualidades. Portanto, é preciso que toda a equipe tenha boa conduta e responsabilidade, justamente para minimizar qualquer chance de abuso, vulnerabilidade ou falhas de segurança.
6. Conheça a legislação vigente
Como já destacado, é preciso conhecer as “regras do jogo”. Isso é especialmente importante para as legislações municipais, que podem variar drasticamente de uma cidade para outra. sendo assim, é necessário conhecer desde as regras para o paisagismo e arborização da propriedade, até a implementação de dispositivos e soluções de segurança ativa e passiva.
7. Engaje os condôminos
A comunicação é determinante para o sucesso da gestão. Para tanto, é preciso contar com a colaboração de todos em questões como a preservação da propriedade, o controle de acesso, o deslocamento interno e as boas práticas de segurança, esclarecendo penalidades objetivas e justas para transgressões que afetem a qualidade de vida e segurança dos demais moradores.
8. Adote a tecnologia como a sua principal aliada
Atualmente, a segurança eletrônica é uma das principais ferramentas na gestão condominial. Aqui, falamos de investir tanto em tecnologias gerenciais, como plataformas para acompanhar os detalhes da rotina fiscal do condomínio e o uso de apps para comunicação, quanto o investimento em segurança eletrônica de controle de acesso, monitoramento e proteção.
Quais os riscos de não adotar a compliance em condomínios?
Para encerrar, vale explicar os riscos de ignorar a compliance na sua gestão. A melhor forma de explicar as consequências é apresentá-las em uma lista: notificações, advertências, multas, processos, interdições e afins. Logo, há uma série de problemas que não ajudam em nada a administração sustentável de um condomínio.
E é justamente por isso que é tão importante perseguir a compliance em condomínios. Nesse sentido, garantir a conformidade legal, fiscal e operacional da entidade é a melhor forma de obter a qualidade de vida dos condôminos e a longevidade da sua gestão, por meio de uma conduta responsável e que prioriza a regularidade e prevenção acima de tudo.
Agora que você entende o que é a compliance em condomínios, aproveite para nos contar sobre uma situação em que este tema afetou a sua experiência e gestão. Para isso, basta deixar o seu comentário aqui no post.
