Uma boa comunicação entre síndicos e moradores é essencial para evitar problemas, melhorar a convivência entre todos e, ainda, garantir uma gestão muito mais eficaz e transparente. Para isso, é preciso que o comunicado aos condôminos seja claro, objetivo e disponibilizado em lugares estratégicos, para que todos tomem conhecimento.
Caso contrário, poderá haver problemas nas relações interpessoais, informações desencontradas, queixas e outros tipos de transtornos. Para evitar que isso aconteça, nós separamos cinco dicas valiosas para você seguir ao elaborar os informativos. Acompanhe e melhore sua comunicação com os condôminos.
1. Inclua todos os dados
Quando for impresso, o ideal é que o comunicado aos condôminos seja feito em papel timbrado. Isso confere mais profissionalismo à gestão. Além disso, é importante conter dados essenciais, como data e formas de contato para o caso de dúvidas.
Isso porque é muito comum alguns moradores chegarem de férias e não terem certeza de quando é aquele informativo. Por fim, inclua nome e assinatura do responsável pelo documento, como o síndico ou empresa administradora do condomínio.
2. Defina os locais onde ficarão os avisos
Para que um aviso seja eficaz e chegue a todos os moradores, é fundamental que ele seja colocado em locais estratégicos de grande circulação. Os lugares mais utilizados são os elevadores e quadros de avisos na portaria.
Além disso, vale a pena investir nos meios digitais, como grupos em aplicativos de mensagens, e-mail ou, até mesmo, em aplicativos disponibilizados especificamente para isso. Há diversas plataformas de gestão de condomínio que contam com essa ferramenta e, ainda, registram quando a mensagem é lida por cada morador. Desse modo, o síndico ou o gestor consegue visualizar exatamente quem leu o comunicado.
3. Passe a informação de forma clara e objetiva
Uma comunicação eficiente é aquela que não deixa dúvidas com relação à sua interpretação. Por isso, tome o cuidado de passar todas as informações necessárias. Ao mesmo tempo, é preciso que a mensagem seja objetiva. Avisos muito longos normalmente não são lidos até o final.
Então, quando houver mais de um assunto, divida-os em tópicos para facilitar a leitura. Ainda, tome bastante cuidados com erros de gramática, ortografia e de digitação, pois eles podem prejudicar a credibilidade do condomínio.
4. Determine as situações que devem ser comunicadas
Outro ponto de extrema importância nos comunicados aos condôminos é com relação ao conteúdo. Por isso, defina quais situações deverão ser comunicadas a todos. Por exemplo, alguns assuntos urgentes não podem esperar a realização de uma assembleia extraordinária para serem tratados ou comunicados.
Também, não é preciso que todas as decisões tomadas por parte da gestão sejam comunicadas. Para isso, há as assembleias. Alguns exemplos de assuntos que podem ser conteúdo de informativos são:
- obras periódicas ou de emergência;
- mudança de horários na coleta de lixo e outros serviços;
- inspeções;
- alterações nas regras do condomínio, mesmo que tenham sido abordadas na assembleia;
- conscientização sobre atitudes que atrapalham o dia a dia dos moradores;
- melhorias na rede de serviços.
5. Faça um registro de todos os comunicados aos condôminos
Manter um registro de todos os informativos divulgados é muito importante para permitir consultas futuras, caso seja necessário. Então, faça um arquivo específico para os comunicados, preferencialmente por ordem de data e assunto.
Agora que você já conhece as melhores dicas para elaborar um bom comunicado aos condôminos, certamente melhorará sua comunicação com todos os moradores. Além disso, contribuirá para que sua gestão seja mais eficaz e transparente.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, siga nossas páginas nas redes sociais e acompanhe as nossas publicações. Estamos no Facebook, no Instagram, no LinkedIn e no YouTube.
