A regularidade administrativa é um dos aspectos mais importantes para a sustentabilidade dos condomínios. Por isso, essas organizações precisam de uma série de mecanismos para garantir a transparência da gestão. Neste post, falaremos sobre uma dessas estruturas de controle: o conselho fiscal do condomínio.
O nosso objetivo é esclarecer tudo o que você precisa saber sobre esse tema. Aqui, você entenderá o que é o conselho e qual o seu papel, o que é necessário para elaborar esse conselho na sua gestão, e quais problemas podem ocorrer envolvendo essa estrutura de controle. Então, não perca tempo e acompanhe!
O que é o conselho fiscal do condomínio?
Por administrar bens e estruturas do interesse comum, a gestão de condomínios precisa ser transparente e proativa, estando sempre disponível para a prestação de contas. Apenas assim é possível realizar uma gestão sustentável, que tem a confiança dos condôminos e menor resistência durante a realização de investimentos, manutenções e melhorias.
Para alcançar esse status de confiabilidade, a boa gestão precisa estruturar uma série de práticas e mecanismos de auditoria, tal como o conselho fiscal do condomínio. Em essência, esse é um órgão que complementa a gestão do síndico, oferecendo uma camada adicional de análise, supervisão e tranquilidade para os condôminos.
Tecnicamente, o trabalho do conselho é verificar os relatórios financeiros e contábeis do condomínio e, a partir disso, emitir pareceres que aprovam ou reprovam a apresentação dessas contas. Ou seja, o conselho é praticamente um comitê de auditoria interna, que fiscaliza a gestão realizada pelo síndico e, assim, reduz a probabilidade de fraudes, golpes, equívocos ou prejuízos.
Outro detalhe interessante sobre os conselhos é que eles são formados por condôminos. Dessa forma, o grupo responsável por essas análises e avais é inteiramente formado por pessoas que também se beneficiam de uma boa gestão, que é transparente, correta e auditável. Ou seja, é do interesse de todos os envolvidos realizar uma gestão honesta e prudente.
Participação responsável
Para participar do conselho, os condôminos precisam se candidatar à posição durante uma assembleia do condomínio. Caso conquistem o voto da maioria, são eleitos e passam a fazer parte do grupo. No entanto, não basta a vontade para se candidatar. Na maioria dos condomínios, essa posição exige alguns requisitos que precisam ser consultados.
Outro ponto crítico é a responsabilidade do cargo. Assim como o síndico toma para si o compromisso com muitos aspectos do cotidiano e da gestão, os conselheiros se colocam à disposição da contabilidade condominial, e precisam dedicar tempo à análise dos balanços, documentos e transações que compõem a rotina financeira do condomínio.
O que é necessário para criar o conselho fiscal do condomínio?
Geralmente, os requisitos para a composição do conselho estão presentes na própria convenção do condomínio — o que varia de um para o outro. No entanto, existem algumas práticas comuns, que são replicadas na maioria dos condomínios no Brasil. Assim como o síndico, o conselheiro precisa entender que esse é um cargo de muita responsabilidade.
Inclusive, em boa parte dos condomínios, a convenção determina que apenas o síndico é remunerado, e os conselheiros, não — tornando a participação um ato, essencialmente, voluntário. Por isso, ao admitir as candidaturas das pessoas interessadas, é importante revisar esses pontos com todos, justamente, para alinhar as expectativas em relação ao cargo.
Outro detalhe importante é que as pessoas que se candidatam a essa posição precisam apresentar alguma competência, histórico e familiaridade com a análise de transações e balanços financeiros. Afinal, apenas a boa vontade não basta para avaliar relatórios e irregularidades nas contas de um condomínio.
Para comprovar essas habilidades, o candidato interessado pode argumentar sua formação (contabilidade, economia, administração), profissão (contador, auditor, empresário), ou familiaridade, tendo reputação e históricos comprovados nesse tipo de prática e, claramente, ser aceito pelos votantes para ocupar a posição.
Quais as práticas mais importantes do conselho fiscal do condomínio?
Agora que você sabe o que é necessário para compor o conselho na sua gestão, é momento de conferir as práticas mais importantes a serem realizadas por esse grupo. Como pode notar, todas essas atividades estão fortemente ligadas às rotinas contábeis e fiscais da administração — dê uma olhada!
Checagem dos balanços contábeis
O objetivo dos conselheiros é oferecer uma “prova real” das contas do condomínio. Afinal, é comum que alguns detalhes passem despercebidos, nem sempre por negligência, mas por acaso. Com um conselho atento, esses equívocos são eliminados.
Verificação dos valores das cotas pagas
Atualmente, já existem muitas tecnologias de apoio às rotinas contábeis do condomínio. Com essas ferramentas, os conselheiros podem supervisionar tanto a taxa de inadimplência quanto as cotas de maior risco e probabilidade de problema.
Análise das decisões em assembleia
Além de analisarem o fluxo de caixa, os conselheiros também oferecem orientação e anuência técnica para as decisões financeiras do condomínio. Muitas vezes, o que é votado não condiz com a saúde e capacidade financeira da gestão.
Criação da previsão orçamentária
A previsibilidade é fundamental para uma boa gestão. Por isso, os conselheiros também elaboram a previsão orçamentária, garantindo a preservação do fundo de reserva e o atendimento de todas as condições para a conformidade do condomínio.
Avisos ao síndico sobre irregularidades
Por último, a comunicação de fatos relevantes. Em certos momentos, os conselheiros identificam irregularidades e, devido ao cargo, devem levar isso ao conhecimento do síndico para solucionar o problema o mais rápido possível.
No entanto, apesar de toda a competência dos conselheiros, erros e distorções podem acontecer, seja por negligência, seja por desvio de caráter. Afinal, o conselho fiscal é formado por pessoas e, quando há o alinhamento de interesses escusos, transgressões podem ocorrer. É por isso que, de tempos em tempos, todo condomínio deve se submeter a uma auditoria externa.
Como pôde ver, o conselho fiscal é um elemento fundamental para a compliance financeira do condomínio. Sem esse mecanismo, a gestão fica mais frágil, pois não conta com uma camada adicional à segurança das contas e decisões.
Agora que você tem uma noção completa sobre a importância do conselho fiscal do condomínio, aproveite para se manter atualizado em outros temas importantes para a sua gestão. Para isso, basta curtir a nossa página no Facebook!
