Manter a contabilidade condominial em dia é uma das questões fundamentais em uma boa administração do condomínio. Mas essa não é uma tarefa simples, tendo em vista a grande quantidade de atividades que precisam ser gerenciadas nesse ambiente.
Pensando nisso, hoje, resolvemos ajudar você a entender melhor o assunto e descobrir como fazer a contabilidade condominial de forma correta, respeitando as especificidades desse tipo de ambiente. Então, fique ligado para não perder nenhum detalhe. Aproveite a leitura!
Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
O síndico é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei. Portanto, é dele a obrigação de prestar contas aos condôminos — um dever previsto no Código Civil. No entanto, não existe nenhuma determinação que indique a necessidade de um contador profissional para realizar essa atividade.
Teoricamente, o próprio síndico pode manter o controle sobre as entradas e saídas de dinheiro. No entanto, essa ausência de regras na conduta da contabilidade condominial pode acabar resultando em muitos erros, tanto na prestação de contas quanto em eventuais fraudes intencionais.
É por isso que é de suma importância que o morador ou profissional que assumir a posição de síndico de um condomínio tenha competências suficientes para:
- elaborar orçamentos de receitas e despesas anuais;
- cobrar os condôminos, além de atribuir as multas devidas a inadimplentes;
- prestar contas à assembleia sempre que exigidas;
- garantir o seguro da edificação.
A gestão administrativa é parte importante dessa atribuição e, por isso, é indicado que o responsável busque se capacitar na área. Por isso, em muitos casos, o mais fácil é mesmo buscar um serviço especializado de um contador profissional.
Quais são os erros mais comuns na contabilidade condominial?
Mesmo ciente das informações que você acabou de conferir, muitos síndicos ainda cometem erros quanto à contabilidade condominial. Para evitar que você caia nas mesmas falhas, elencamos as principais, a seguir.
Manter documentos fiscais desorganizados
Muitos documentos são considerados imprescindíveis para uma boa contabilidade, e é dever do síndico guardá-los de maneira organizada e mantê-los disponíveis sempre que forem solicitados pelos moradores ou o contador profissional. Em geral, são documentos relativos às movimentações financeiras, como:
- boletos bancários das taxas condominiais;
- registros relativos às obrigações trabalhistas (rescisões, admissões, férias etc.);
- guias de recolhimento de impostos (INSS, IRPF, FGTS etc.);
- livro-caixa e demais livros contábeis;
- orçamentos e notas fiscais de aquisições;
- prestações de contas mensais e anuais.
Não ter isso organizado é um dos erros mais comuns e frequentes em condomínios, o que pode gerar muita dor de cabeça na hora de prestar contas.
Errar em cálculos de impostos e declarações
Os erros de cálculo também podem ser considerados problemas recorrentes na contabilidade condominial, afetando toda a cadeia de prestação de contas. Uma apuração errada pode provocar retrabalho, multas e até perda de dinheiro, nos casos em que for pago um valor a mais.
Portanto, é importante redobrar o cuidado com créditos fiscais e todos os elementos que podem afetar a tributação. Para evitar inconsistências, é importante iniciar a elaboração dessas contas com antecedência, possibilitando a revisão dos dados.
Não ter um planejamento
O planejamento tributário também é uma etapa importante para atribuir eficiência à contabilidade condominial. Ele deve ser revisto consistentemente, abordando dois pontos fundamentais:
- o planejamento tributário estratégico — usado para a tomada de decisões e conciliado com a contabilidade gerencial;
- o planejamento tributário operacional — que define o fluxo dos trabalhos, como a aplicação de dados e recursos técnicos e tecnológicos da contabilidade, dos tributos e do setor fiscal.
Como fazer a contabilidade condominial?
Agora que você já conhece os erros, chegou o momento de entender como acertar na hora de fazer a contabilidade gerencial. Vamos lá?
Organizar os documentos contábeis do condomínio
Você precisará organizar e guardar uma série de documentos contábeis por um bom tempo nas dependências do condomínio. Sendo assim, é importante adotar um método eficiente de arquivamento, para que qualquer pessoa possa localizar os papéis que precisar.
É interessante ter pastas separadas para:
- demonstrativos de receitas e despesas dos últimos cinco anos;
- prestação de contas anual;
- apurações das contas da gestão anterior;
- contas mensais;
- contratos de manutenção de elevadores, caixa d’água, piscina etc.;
- contrato de prestação de serviços da administradora;
- inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
- documentos da construtora ou incorporadora do edifício, como auto de conclusão e alvarás;
- escrituração contábil do condomínio;
- plantas da edificação;
- documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
- contrato de seguro condominial;
- notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
- certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).
Uma boa opção é digitalizar tudo e manter em softwares para condomínios ou na nuvem.
Estabelecer um plano de contas
O plano de contas é um documento que leva em consideração todas aquelas despesas e investimentos previstos para um determinado período, geralmente de um ano. Ele serve para organizar as finanças e para orientar as decisões no decorrer desse intervalo.
É muito importante manter a transparência com os condôminos a respeito da destinação daqueles recursos que foram arrecadados. Assim, qualquer aplicação financeira em produtos, serviços, obras ou quaisquer outros investimentos precisa ser comprovada.
Contabilizar as despesas do condomínio
As despesas do condomínio também devem ser controladas e apresentadas aos condôminos sempre que requeridas ou, pelo menos, uma vez ao ano. O ideal é que isso seja feito em reuniões mensais. São exemplos de despesas comuns nesse caso:
- folhas de pagamento;
- consertos e reparos;
- concessionárias;
- seguro;
- fornecedores.
Essas despesas devem ser confrontadas com as receitas para se entender o quão positivo foi o resultado financeiro do condomínio.
Você também pode contar com o auxílio da tecnologia para facilitar esses processos. Isso vai agilizar os principais controles diários e ajudar a emitir relatórios completos a um clique, sempre que for preciso. É uma forma de qualificar e atribuir mais segurança ao processo, além de proporcionar mais tempo para o síndico dar atenção a outros aspectos da gestão condominial.
Agora que você já entendeu como garantir uma boa contabilidade condominial, que tal nos contar quais são suas principais dúvidas e dificuldades nesse sentido? Deixe o seu comentário!
