O controle de acesso de visitantes é um dos aspectos mais importantes para a segurança de um condomínio. Por isso, aproveitamos o tema e elaboramos este artigo. O nosso objetivo é apresentar tudo o que você precisa saber para elevar a segurança durante a sua administração.
Para tanto, reunimos e respondemos as principais dúvidas no tema. Aqui, você entenderá por que esse controle é importante, quais as melhores dicas para implementar na sua operação e como a Verzani & Sandrini pode ajudar a sua gestão. Então, não perca tempo e acompanhe!
Por que é importante fazer o controle de acesso de visitantes?
Antecipação, precaução e previsibilidade. Esses são os principais motivos para elaborar um bom controle de acesso na sua recepção. Como sabemos, os condomínios apresentam dois tipos de população, a fixa e a circulante.
A fixa, como sugere o nome, é formada pelos moradores, que são os condôminos. Já a circulante é formada pelos visitantes, que não moram no perímetro, mas frequentam as dependências do edifício. Inclusive, o mesmo conceito pode ser aplicado aos condomínios mistos ou exclusivamente comerciais, em que a população fixa são os funcionários e a circulante são os consumidores.
Em todos os casos, o controle de acesso deve ser empregado na portaria e recepção, tendo como objetivo registrar a entrada de pessoas que são externas à rotina do condomínio. O propósito é, simplesmente, preservar a segurança operacional no perímetro e, assim, garantir a tranquilidade dos condôminos.
Mas claro, o controle sempre depende do tipo de condomínio. Os residenciais são mais fáceis de controlar, pois a população circulante é menor e mais previsível. Basta comparar os visitantes de um residencial (parentes, amigos e afins), com os visitantes aleatórios de um edifício comercial — consumidores, pacientes etc.
Quando bem implementado e com a colaboração dos condôminos, o controle de acesso consegue barrar até mesmo ameaças potenciais ao condomínio. Dizemos isso porque até erros simples causados por leniência, negligência ou desatenção podem resultar em falhas de segurança.
Infelizmente, esse é um ponto de preocupação fundamental, sobretudo para condomínios em grandes cidades. Afinal, de nada adianta um perímetro monitorado por câmeras, vigilantes, tags e senhas se o acesso ao prédio é facilitado pela falta de planejamento, atenção e protocolo.
O desafio, naturalmente, está nas mãos do síndico profissional. Isso porque, mesmo com medidas de segurança sejam bem-vistas, o controle de acessos de visitantes é uma daquelas soluções restritivas que, geralmente, interferem na liberdade e no conforto de pessoas importantes para quem mora no prédio.
Em muitas ocasiões, o síndico enfrenta dificuldades para aprovar essa medida em uma assembleia. Mas é papel desse profissional argumentar os benefícios, demonstrando como essas práticas e tecnologias são fundamentais para reduzir erros e melhorar a segurança patrimonial e física de todos no prédio.
Quais as 5 melhores dicas para o controle de acesso de visitantes?
Tecnologia, protocolos, cultura, prioridades e documentação. Em nossa visão, esses são os cinco aspectos mais importantes para a implementação dessa medida na sua gestão. Abaixo, listamos cada um desses pontos em detalhes. Acompanhe!
1. Adote tecnologias e tendências
Atualmente, é muito difícil exercer a segurança patrimonial sem tecnologia aplicada. Aqui, falamos de todo tipo de solução de hardware e software, como circuito de câmeras, tags para identificação de carros do condomínio, aplicativos para comunicação e notificação dos condôminos e por aí adiante.
Inclusive, um exemplo emblemático nessa categoria é um serviço exclusivo da Verzani & Sandrini, que disponibiliza um app específico para que você possa fazer o controle de visitantes e mercadorias na recepção. Assim, é possível reduzir erros na portaria e aumentar a satisfação dos condôminos ao mesmo tempo.
2. Crie um protocolo de segurança
Em essência, segurança representa controle, rotina e previsibilidade. Por conta disso, é muito importante estabelecer protocolos de segurança, tanto entre os funcionários como entre os condôminos. Assim, todos estarão na “mesma página” sobre como agir em situações de risco, suspeita ou decisão.
3. Estabeleça uma cultura de transparência e comunicação
A comunicação é uma parte fundamental para uma boa estratégia de segurança. Caso o profissional da portaria ou da recepção identifique alguma irregularidade ou conduta suspeita, ele deve estar apto a notificar outro profissional, como um vigilante, de maneira direta, rápida e objetiva.
Além disso, é preciso que o topo da hierarquia do prédio, o síndico, seja amplamente acessível pelo corpo de funcionários e moradores. Afinal, trata-se de alguém que conhece o protocolo de segurança e as medidas de reação no pé da letra, sendo parte fundamental na orientação dos condôminos.
Aqui, chegamos a outro ponto importante: a conscientização. Antes de sequer implementar as medidas de controle de acesso, o síndico precisa de uma conversa muito transparente com a comunidade de moradores, respondendo quaisquer dúvidas, receios e inseguranças que surjam durante a implementação do controle.
4. Priorize a segurança
Essa é uma dica que pode soar óbvia, ainda mais quando falamos de controle de acesso. No entanto, ela é fundamental, pois destaca a importância de não abrir exceções. Priorizar a segurança é conscientizar a equipe sobre a importância de seguir os protocolos, de evitar a leniência e de prestar atenção.
O problema das exceções é que, com o tempo, elas podem se tornar cumulativas. Logo, todos os visitantes devem ser registrados em horário de entrada e saída. Em um primeiro momento, isso pode soar inconveniente, mas com o tempo, todos se habituam a essa prática, que se torna rápida e imperceptível.
5. Registre todo tipo de situação
Informação é um aspecto valioso a qualquer gestão. Muitas vezes, um incidente criminal pode ser antecipado pela observação de eventos estranhos, que acontecem poucos dias antes de um assalto ou invasão. Afinal, é prática comum de criminosos observar os pontos de vulnerabilidade de um prédio.
Para isso, essas pessoas tentam ganhar acesso como um “profissional” que veio instalar algo ou realizar a manutenção de alguma unidade. Quando uma intenção é verdadeira, ela pode ser comprovada, seja pela confirmação de um condômino ou de uma documentação, como uma ordem de serviço, que atesta esse fato. Então, tudo deve ser registrado, inclusive, uma tentativa de acesso que foi frustrada.
Como vimos, o controle de acesso exige uma série de medidas, soluções e tendências para ser colocado em prática. No entanto, é inegável que há benefícios nessa medida, que alavancam a segurança geral de um prédio.
Agora que você entende a importância do controle de acesso de visitantes, aproveite para aprimorar a segurança na sua gestão. Para isso, basta acessar nossa página e entrar em contato!