Como lidar com erros na portaria? Entenda

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A portaria de prédios e condomínios é pensada justamente para facilitar a vida dos moradores. No entanto, em muitos locais, a negligência profissional ou a falta de infraestrutura resultam em erros que deixam esses espaços em perigo.

Pensando nisso, elencamos os principais erros na portaria, para que você os conheça de perto, compreenda sua consequências e, principalmente, saiba que estratégias adotar para evitá-los. Vamos lá? Aproveite a leitura!

Quais são os principais erros na portaria?

Como você viu, os erros na portaria podem ocorrer por diferentes razões, desde a falta de conhecimento dos profissionais até uma infraestrutura precária no que diz respeito ao monitoramento e controle de acesso de moradores e visitantes. Agora você conhecerá cada um deles detalhadamente. Veja só!

Inexistência de procedimentos de segurança

Em muitos locais, não existe nenhum protocolo ou procedimento de segurança nas portarias. Esse é um dos primeiros e mais perigosos erros cometidos nesses locais. Isso porque os funcionários simplesmente deixam livre a entrada e saída de pessoas, que podem ser mal intencionadas ou mesmo bandidos.

Nesses casos, todos os moradores, assim como o patrimônio do prédio ou condomínio, ficam totalmente desprotegidos. As pessoas podem acessar as dependências com quaisquer objetos ou mesmo sem precisa comunicar qualquer ligação com algum dos moradores.

Falta de conscientização e treinamentos

A falta de capacitação e treinamento das equipes de segurança também é um problema recorrente. Nesses casos, mesmo naquelas situações com risco aparente, os colaboradores não sabem como agir ou mesmo como conduzir a resolução de conflitos.

Do mesmo modo, eles não conhecem os principais riscos aos quais estão expostos, quais são os procedimentos-padrões de segurança e a quem acionar em casos como assaltos e afins. É como se a portaria estivesse completamente desprotegida.

Autorização de entrada sem identificação

Tão ruim quanto os outros erros é quando a autorização da entrada de pessoas na portaria acontece sem qualquer identificação. Nesses casos, um visitante chega dizendo que está sendo aguardado pelo morador X. Nesse ponto, o porteiro libera a sua entrada deduzindo que isso seja verdade.

A checagem da identidade dos visitantes e até mesmo dos moradores é fundamental para evitar o acesso de estranhos ou de meliantes. Portanto, o ideal é que o morador comunique estar esperando uma pessoa específica e fornecer o nome completo da pessoa, que deve apresentar algum documento de identificação para o porteiro.

Também é importante não abrir nenhuma exceção, afinal, isso é o que proporciona segurança à portaria.

Portaria vazia

Funcionários que não ocupam ou saem demasiadamente dos seus postos de trabalho também apresentam risco constante aos moradores. Esse está entre os principais erros na portaria, justamente porque pode ocorrer mesmo naqueles locais em que os colaboradores são treinados e existem procedimentos a serem executados no acesso ao interior do condomínio.

Em geral, essa é uma negligência profissional e que pode se repetir com frequência caso não haja monitoramento e supervisão de nenhuma parte. Na maioria dos casos, os próprios moradores devem se responsabilizar por notificar o síndico ou administrador.

Por mais que o porteiro esteja exercendo outras funções, sua responsabilidade é cuidar do acesso das pessoas, portanto, o ideal é contratar outro colaborador para cuidar do trabalho excedente.

Quais são as melhores formas de lidar com esses erros?

Se você identificou alguma dessas situações no seu prédio, saiba que esses podem ser problemas resolvidos com a adoção de algumas medidas simples. Basta que você saiba o que fazer. Portanto, fique atento.

Treine os porteiros

O primeiro passo é fornecer um treinamento de qualidade para os porteiros. Isso significa que, ao final dessa capacitação, eles deverão ser capazes de cumprir os procedimentos de segurança, além de serem preparados para identificar situações de riscos, bem como administrá-las, sendo ao acionar uma equipe de segurança ou a polícia, por exemplo.

Crie regras claras

O próximo ponto fundamental é ter um conjunto de regras e diretrizes que deverão ser seguidas pela equipe da portaria. Quanto mais específicas e disseminadas forem essas informações, maiores serão as chances de que elas sejam cumpridas de acordo com o esperado. Portanto, procure descrever como o porteiro deve reagir frente a cada situação prevista e o que pode ser feito em casos de imprevistos.

Monitore o cumprimento das regras

Tão importante quanto treinar a equipe de portaria e criar regras claras para que elas sejam seguidas é monitorar o cumprimento das diretrizes. Se você preparou os profissionais para o trabalho e descreveu o que é esperado deles, pode cobrar a execução do serviço a partir disso. Portanto, ao dar feedbacks, procure sempre reforçar o acordado.

Por que contar com uma empresa especializada e a ajuda da tecnologia?

Contar com uma empresa especializada pode ajudar e facilitar muito o trabalho. Isso porque enquanto você está preocupado com a administração condominial e em oferecer as melhores soluções para os moradores com os recursos disponíveis, uma empresa especializada pode cuidar do restante para você.

Isso significa que ela fornecerá equipes devidamente treinadas e orientadas sobre os melhores procedimentos de segurança para portarias. Tudo alinhado com aquilo que você espera para o seu condomínio.

Esse conjunto de práticas para as quais os profissionais são capacitados têm como foco aumentar a segurança dos moradores, mas não só isso. Eles também são preparados para fazer abordagens humanizadas, com total atenção aos fatores de risco, mas sem gerar nenhum desconforto para os visitantes.

Em muitos casos, essas empresas também oferecem soluções tecnológicas para o serviço de portaria, que vão desde dispositivos que permitem a checagem da entrada e saída de visitantes sem qualquer contato físico com eles até o monitoramento por câmeras de segurança.

A Verzani & Sandrini trabalha com um sistema de gestão de portaria integrada, especificamente com um sistema de portaria virtual, que protege sua equipe tanto quanto aos moradores. Nesse caso, não é possível a presença física de um porteiro na entrada do prédio. Em vez disso, o profissional fica em uma sala de controle, monitorando todas as dependências do local.

Agora que você já está por dentro do assunto e já sabe tudo o que precisa para evitar os erros na portaria, aumentando a segurança para os moradores, saiba como funciona e quais são as vantagens da portaria virtual!

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