As movimentações financeiras de entrada e saída de valores do condomínio são os chamados fluxos de caixa. Entender esse conceito é crucial para que a gestão seja feita com base nos números reais, evitando surpresas desagradáveis.
O controle financeiro do condomínio é uma das obrigações do síndico, a quem compete realizar o controle e acompanhamento do fluxo de caixa. Para auxiliar nessa tarefa, separamos a seguir os principais aspectos a se considerar para uma boa gestão do caixa de condomínio, confira!
O que é o fluxo de caixa do condomínio?
O fluxo de caixa é a situação financeira do condomínio em um determinado espaço de tempo. Quanto dinheiro entrou, quais pagamentos foram feitos e qual o saldo disponível em contas e em espécie.
Ter esse tipo de controle é muito importante na rotina dos condomínios. Imaginemos que surge a necessidade de fazer um reparo emergencial, imediato, para restabelecer o fornecimento de água no condomínio.
Se o síndico tem os controles de fluxo de caixa atualizados, consegue saber imediatamente quanto dinheiro há no caixa, se consegue negociar um desconto para pagamento à vista, ou se precisará negociar o pagamento a prazo.
Tendo conhecimento de como esse fluxo normalmente funciona, o síndico pode fazer a obra e, sabendo que haverá um problema de caixa por despesas imprevistas, levar a questão para apreciação da assembleia quanto antes.
O síndico deve ter o controle do fluxo de caixa sempre atualizado, para evitar que falte dinheiro para fazer os pagamentos de despesas. Será possível detectar, por exemplo, um aumento repentino na inadimplência que coloca em risco a manutenção do condomínio.
Quanto antes for possível identificar uma queda na arrecadação, mais rápido será a implementação de medidas compensatórias, evitando o endividamento do condomínio.
Outro ponto importante em ter os números em dia está relacionado a uma das obrigações do síndico, o dever de prestar contas. As informações do controle do fluxo de caixa serão fundamentais para elaborar os relatórios de orçamento e prestações de contas do condomínio.
Como implementar o acompanhamento do fluxo de caixa?
O primeiro passo para implementar o acompanhamento dos fluxos de caixa do condomínio é a obtenção das informações confiáveis de entrada e saída de valores. Essas informações estão contidas em diversos documentos, tais como:
- extratos bancários;
- livro caixa, para controle das movimentações de dinheiro em espécie;
- recibos de pagamento a fornecedores;
- notas fiscais de compras e prestação de serviços;
- faturas de cartão;
- contas de consumo, dentre outras.
As anotações no controle de fluxo de caixa devem ser feitas em ordem cronológica, para refletir a situação financeira do condomínio em cada movimentação. O controle pode ser feito em um sistema de gestão financeira ou em planilhas.
O que prestar atenção no controle dos fluxos de caixa?
Para assegurar que seu controle de fluxo de caixa seja feito de forma correta, é importante se atentar aos detalhes. Veja a seguir os principais aspectos a se considerar.
Prepare o planejamento
Algumas questões que influenciam diretamente o fluxo de caixa do condomínio não são imprevistos. Um bom exemplo disso são sazonalidades, como os pagamentos de 13º salário e férias aos funcionários. Essas despesas, quando ocorrem, significam uma saída maior de valores do caixa do condomínio, mas a data e os valores dos pagamentos já são conhecidos pelo gestor muito antes.
Assim, organizar o controle do fluxo de caixa com apontamentos dos meses com maior movimentação previne a falta de fundos para os pagamentos. Não é porque uma despesa deve ser paga em dezembro, por exemplo, que o valor precisa ser arrecadado neste mês.
Essa quantia pode ter sido planejada e obtida aos poucos, com a formação de reserva para ter o valor disponível no vencimento. Por isso, organização é um elemento indispensável no controle do fluxo de caixa do condomínio.
Atualize diariamente
Por mais difícil que seja, é importante evitar o acúmulo de informações pendentes de lançamento no fluxo de caixa. Atualizar diariamente os controles garante que o síndico tenha acesso a dados reais do condomínio sempre que necessário. Para facilitar, é possível usar ferramentas que automatizam os lançamentos provenientes do extrato bancário, por exemplo.
Registre todas as movimentações
Nenhuma movimentação de valor é pequena o suficiente para ser ignorada. É obrigatório lançar todo e qualquer valor, mesmo as despesas de pequena monta. No acumulado dos meses, a falta desses lançamentos cria distorções que podem gerar confusão e causar a inadimplência do condomínio por falta de fundos.
Determine o dia do fechamento
Os controles de fluxo de caixa devem ter um dia de início e uma data para fechamento do ciclo. Idealmente, o controle deve ser feito mensalmente, com início no primeiro dia útil de cada mês, encerrando-se ao final do mês. É importante ter clareza quanto ao dia de início e final da apuração do caixa para que seja possível fazer a comparação entre períodos.
Analise os números
As informações constantes do controle de fluxo de caixa trazem dados relevantes para a gestão. A partir dos números, o síndico pode fazer as seguintes análises:
- comparação entre meses de diferentes anos;
- controle do uso da reserva de emergência do condomínio;
- análise sobre o melhor período do ano para realizar obras de manutenção e contratações pontuais, de acordo com a disponibilidade do caixa;
- avaliar a possibilidade de redução de despesas, revisão de contratos, ampliação do fundo de reserva ou realização de investimentos;
- criar uma análise da situação financeira do condomínio para sugerir melhorias no controle financeiro do condomínio.
Disponibilize os controles para consulta
A administração do condomínio deve prezar pela transparência. Assim, os controles dos fluxos de caixa do condomínio devem ficar disponíveis para consulta pelos interessados. Com isso, o síndico consegue esclarecer dúvidas, apontar os resultados obtidos pela implementação de medidas aprovadas em assembleia, além de indicar os números reais da gestão.
O síndico que conhece as peculiaridades de seu condomínio é capaz de gerir melhor os fluxos de caixa. Com uma administração organizada e pronta para lidar com os desafios do cotidiano, o controle das contas do condomínio fica muito mais simples.
Depois de entender melhor sobre o fluxo de caixa do condomínio, não deixe de conferir nosso conteúdo sobre a contabilidade condominial!
