Fazer uma boa gestão de compras é imprescindível em um condomínio. Afinal, é isso que garante o fluxo financeiro das operações e evita a falta dos produtos essenciais para a manutenção da rotina do edifício. Isso torna a gestão do síndico mais eficiente e ajuda a reduzir custos, permitindo o investimento em outras áreas.
Tendo dito isso, vale mencionar que esse tipo de gerenciamento pode ser um grande desafio para os síndicos. Por esse motivo, nós listamos práticas capazes de melhorar a administração condomínio. Confira o post e descubra quais são elas!
Faça um levantamento das necessidades
O primeiro passo para uma gestão de compras eficiente é entender quais são as necessidades do condomínio. Para isso, faça um levantamento de todos os materiais necessários para manter a rotina, suas quantidades e em quanto tempo o estoque deve ser renovado para que não falte nada.
O ideal é categorizar os produtos (por exemplo, materiais de administração, de limpeza, entre outros), pois isso ajudará no passo seguinte.
Elabore várias cotações no mercado
Depois de listar quais materiais são necessários e a frequência com qual eles devem ser adquiridos, é hora de fazer as cotações com fornecedores. Muitas vezes, os gestores de condomínios pulam essa etapa e só depois acabam se dando conta do prejuízo, comprometendo o orçamento do condomínio e sua gestão.
Por esse motivo, separe um tempo e cote todos os produtos com vários fornecedores. Além de avaliar o preço de cada um, leve em consideração o prazo de entrega, condições de pagamento e qualidade dos produtos.
Organize a carteira de fornecedores
Outro ponto importante é contar com mais de um fornecedor para cada produto. Assim, caso haja algum problema com um deles, você terá outras opções para garantir o estoque de materiais no condomínio.
Outra vantagem é que, ao ter mais de um fornecedor, você também tem mais poder de negociação, aumentando as chances de conseguir preços e prazos melhores.
Registre todas as entradas e saídas
Mantenha um controle rígido sobre todas as entradas e saídas de produtos do condomínio. Dessa maneira, você saberá se há desperdício de materiais, se a quantidade comprada é a adequada para determinado período e se é preciso repor o estoque.
Isso também é fundamental para evitar a insuficiência de materiais no condomínio. Afinal, quando não há um acompanhamento do fluxo de produtos, muitas vezes há falta de algum deles e, nesses casos, para manter a rotina do prédio, é preciso comprar algum material com urgência, que pode sair mais caro do que se fosse negociado com antecipação com os fornecedores cotados.
Uma ótima solução é investir em uma planilha, software ou aplicativo específico para o controle de entradas e saídas. Lembre-se, ainda, de que os registros devem ser feitos imediatamente após a movimentação.
Treine os responsáveis
Seja qual for o funcionário responsável pelo estoque de materiais do condomínio (porteiro, zelador ou outro), é muito importante que ele seja bem treinado e qualificado para realizar o controle. Assim, caso você tenha optado por utilizar um software, o colaborador deve estar familiarizado com o seu funcionamento.
Do mesmo modo, todos os outros funcionários devem seguir as regras da gestão de compras, como informar o recebimento de materiais ou a retirada do estoque, para que o controle seja feito com a máxima eficácia.
Ao seguir essas boas práticas na gestão de compras, você conseguirá ter uma administração mais eficiente e transparente. Lembre-se de que um bom controle e planejamento é essencial para evitar riscos e momentos de crise.
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