O gerenciamento dos diversos serviços necessários para o bom e normal andamento de um condomínio é conhecido por gestão de facilities. Envolve um elenco de atividades exigentes quanto ao planejamento e ao acompanhamento dos trabalhos, assim como quanto à avaliação dos resultados.
Na verdade, quando se trata da gestão integrada dos processos de facilities, o volume de serviços é ainda maior. Nesse caso, são várias frentes de serviços, desde a jardinagem até a segurança do condomínio, todas sob a mesma gestão.
Quer saber mais? Continue a leitura e conheça 7 dicas para conduzir com eficiência a gestão de facilities no condomínio.
O que é a gestão de facilities?
Embora a palavra facilities seja traduzida por “facilidades”, o conceito a que se refere é o conjunto dos serviços como manutenção, limpeza e segurança em imóveis, muito comum em condomínios. Por sua vez, a gestão de facilities pode envolver praticamente o funcionamento de todo o condomínio.
Um gerente de facilities de um condomínio, por exemplo, faz a gestão da manutenção estrutural, da limpeza, da jardinagem e da segurança, entre outras responsabilidades. Dessa forma, as operações necessárias, de rotina ou quando surge uma demanda específica, podem ser atendidas com maior presteza e qualidade.
Como fazer essa gestão de forma eficiente no condomínio?
O trabalho de gestão de facilities no condomínio exige diagnóstico e planejamento, além de uma série de cuidados para que tudo caminhe para o sucesso. Veja, a seguir, as principais dicas para esse fim.
1. Mapeie os serviços terceirizados
Os serviços que devem ser realizados e acompanhados pela gestão precisam ser bem conhecidos nas suas respectivas demandas. Dessa forma, é preciso que sejam mapeados e avaliados com relação a alguns fatores, por exemplo:
- natureza do trabalho;
- locais de execução;
- frequência de realização;
- tempo médio ocupado;
- recursos necessários.
Cada serviço, por sua vez, deve ter seus indicadores de eficiência para que os resultados sejam avaliados pelo gerente de facilities. Dessa forma, desenvolva os indicadores que forem mais adequados para sua situação e garanta estar no controle dos resultados obtidos.
2. Defina os objetivos da gestão
A gestão de facilities, tecnicamente pode ser igual em todo lugar. As circunstâncias, o tipo de condomínio e, até mesmo, as relações com os condôminos, no entanto, podem fazer variar a forma de gerenciar.
De todo modo, é indispensável, logo de início, definir os objetivos da gestão. Em outras palavras, é preciso conhecer quais são as áreas e as respectivas responsabilidades devidas à gestão de facilities no condomínio.
3. Contrate uma empresa especializada
As frentes de serviço podem ser muitas e de tamanhos significativos, dependendo das características do condomínio. Entregar essas atividades para uma empresa especializada e experiente pode ser a melhor dica para um síndico.
Nesse caso, você fará a gestão do contrato e o acompanhamento da qualidade e presteza dos serviços. Mas a operação propriamente passa a ser realizada pela equipe terceirizada, assim como a solução de questões pertinentes que surgirem e tiverem previsão contratual.
4. Mantenha o planejamento em dia
Para que tudo funcione adequadamente, é preciso que toda a gestão tenha sido inicialmente planejada. Ao mesmo tempo, a operacionalização desse planejamento precisa ser acompanhada para que suas previsões sejam atendidas sempre em tempo hábil.
Para o acompanhamento dos serviços, a utilização dos indicadores antes referidos são de grande auxílio para dimensionar os resultados alcançados antes. Desse modo, você consegue avaliar o andamento das atividades com mais precisão.
5. Treine os colaboradores
Os serviços são efetivamente realizados pelos colaboradores. Assim, para que atendam às expectativas, é preciso que estejam devidamente treinados para as atividades que deverão desenvolver.
Ao mesmo tempo, desenvolva com sua equipe uma cultura de fazer bem feito da primeira vez. No setor de serviços, isso é essencial. Retrabalho, nesses casos, significa não apenas ter que fazer novamente, mas principalmente, que as medidas devidas não foram tomadas ou que o problema não foi resolvido.
6. Adote uma cultura de feedbacks à equipe
A importância do feedback para os seus colaboradores vai além das respostas operacionais e das manifestações de satisfação com os resultados. Experiências de ausência de respostas às considerações apresentadas, invariavelmente, resultam em queda na autoestima dos funcionários, dando início a uma redução no engajamento.
É preciso estar sempre ciente de que no setor de serviços, o engajamento é primordial para o desempenho da equipe. Ações tomadas sem interesse, sem a preocupação de qualidade nos resultados, costumeiramente, não levam a um final feliz.
7. Integre os processos
Uma gestão de processos integrados é bem mais eficiente nos seus resultados, mas exige mais do gestor. Significa que todos os serviços serão atendidos e acompanhados pelo sistema de gestão adotado.
Processos de facilities integrados na gestão oferecem melhores resultados quando operados por uma empresa especializada e com experiência no segmento. Por essa razão, recomenda-se, sempre que possível, viabilizar a terceirização dos serviços de facilities.
Vale a pena terceirizar os serviços de facilities?
O primeiro aspecto a ser avaliado é o volume de serviços que fazem parte da gestão interna de facilities em condomínio. Além disso, leve em conta os seguintes envolvimentos diretos necessários, entre outros:
- processos de contratação de profissionais;
- ações de capacitação para as demandas do condomínio;
- atendimento às necessidades dos condôminos;
- acompanhamento dos resultados alcançados;
- correção das irregularidades observadas;
- prestação de contas.
Além disso, poder contar com uma empresa especializada coloca todo esse volume nas mãos de profissionais experientes, desafogando sua agenda de síndico. Você vai ter que se preocupar com o acompanhamento dos resultados obtidos, da avaliação dos relatórios apresentados e outras responsabilidades pertinentes.
Como você pode ver, a gestão de facilities em condomínios incorpora uma lista grande de serviços e requer diagnóstico, planejamento e capacitação de pessoal, entre outras demandas próprias do gerenciamento. Dessa forma, o melhor caminho é a terceirização, colocando a gestão nas mãos de empresa especializada e com a experiência necessária.
Nesse sentido, considere a Verzani & Sandrini sua parceira ideal. Com um pacote completo de serviços para condomínios e soluções personalizadas, possibilita a gestão completa de materiais, ativos, pessoas e processos, da forma que você precisar. Entre em contato conosco e resolva suas necessidades no condomínio.
