Gestão de Leitos: confira este guia e saiba como otimizar esse processo

A gestão de leitos de um hospital precisa ser muito bem implementada para garantir um bom controle das internações, maior dinamismo e previsibilidade no atendimento. Muitas instituições, porém, acabam perdendo muito tempo nessa atividade, cometendo erros que colocam em risco a saúde dos pacientes, que precisam esperar até as vagas ficarem disponíveis.

São diferentes as atividades que envolvem o gerenciamento de leitos, como desinfecção, controle de ocupação, condições da estrutura, entre outros. Mas como garantir a excelência no atendimento? Neste artigo vamos compartilhar algumas das práticas mais recomendadas capazes de contribuir para o sucesso da intervenção médica e o bem-estar dos pacientes.

O que é a gestão de leitos?

A gestão de leitos hospitalares, chamada também de gestão do acesso hospitalar no manual da ONA (Organização Nacional de Acreditação), é um conjunto de processos de controle de ocupação e provisão de camas e espaços adequados para pacientes eletivos ou em espera em emergências. 

Essa administração inclui gerenciar tanto a localização e a condição física dos leitos, quanto os serviços que dão suporte à sua utilização, em toda a estadia do paciente, como funcionamento de equipamentos, higienização, enxoval, utensílios, entre outros.

Estamos falando aqui de um fluxo desde a admissão do paciente, levando em conta todos os aspectos de segurança ligados ao atendimento e às transferências internas e externas, altas e óbitos. É preciso garantir que cada uma dessas entradas e saídas seja segura, estabelecendo critérios organizacionais que atinjam esse objetivo.

Para gerenciar toda essa movimentação, a gestão de leitos implementa sistemas de informação para monitorar e planejar a ocupação hospitalar, bem como processos operacionais que permitam operacionalizar a admissão, a transferência e a alta de pacientes. Dessa forma, garante-se que os internados possam ser bem atendidos e que haja uma taxa de ocupação viável para uso, sem deixar faltar vagas para novos pacientes.

Assim, a ideia é gerenciar mais do que um local estático, mas todo o fluxo de internação de pacientes, com o objetivo de aprimorar os serviços de saúde. Por esse motivo, a gestão de leitos assume uma importância vital para o atendimento em um hospital.

Qual é a importância desse tipo de gestão para o hospital?

Nos últimos meses, a falta de leitos para pacientes com covid-19 ficou em grande evidência na mídia em todo o país. Nesta crise sanitária, essa escassez se tornou um dos principais gargalos no atendimento a pacientes na rede pública. Percebemos como esse tipo de problema não apenas gerou grande ansiedade, estresse e frustração por parte das equipes médicas — especialmente os profissionais de UTI —, mas também acarretou a perda de muitas vidas.

Com essa experiência, ficou ainda mais clara a relação existente entre uma boa gestão de leitos (incluindo as condições existentes nessa estrutura) e a eficiência do tratamento adotado pelos médicos.

Considere, por exemplo, como a falta de uma boa gestão de leitos pode resultar no cancelamento de cirurgias eletivas, bem como na postergação na entrada de pacientes oriundos da emergência, ou mesmo na admissão desses pacientes em leitos impróprios. 

Estudos divulgados no artigo “O Desafio de Mapear Variáveis na Gestão de Leitos em Organizações Hospitalares Privadas”, publicado pela Revista de Gestão em Sistemas de Saúde, apontaram para uma taxa de 5,1% de cirurgias suspensas, sendo que 29,1% dos cancelamentos ocorreram pela indisponibilidade de leitos.

Um estudo americano narrado no mesmo periódico revelou que 63% dos atrasos nos dias de internação resultaram de problemas não médicos. Dessa forma, com uma boa gestão, poderiam ter sido evitados.

Quanto mais tempo um paciente espera por uma entrada ou a liberação de uma vaga em leito hospitalar, mas comprometida pode ficar sua condição de saúde e ainda mais demorada pode ser sua recuperação. Esses atrasos também representam mais custos de internação para a instituição e o poder público.

Lembre-se também que excelência no atendimento e a rápida disponibilidade de leitos é uma das principais formas de a instituição mostrar para seu público que ela está conseguindo assistir seus pacientes de forma adequada e humanizada. 

Do ponto de vista do paciente, o tempo do atendimento é uma importante percepção de qualidade, mas incluem-se aqui também a cordialidade, as condições das instalações e o tratamento aplicado.

Em muitos casos, mesmo que o paciente seja atendido pelo melhor profissional e tenha acesso às melhores tecnologias, se não houver uma infraestrutura adequada e um bom atendimento no acesso ao leito, sua insatisfação será notória, ainda que o tratamento tenha gerado bons resultados.

Dessa forma, uma gestão de leitos eficiente trará a instituição:

  • otimização da capacidade produtiva e dos recursos já existentes;
  • redução no tempo de espera do paciente para ser internado;
  • redução de custos operacionais por evitar investimentos desnecessários e direcionar os recursos de forma adequada;
  • minimização de casos em que o paciente permanece no leito por um tempo desnecessário;
  • bem-estar ao paciente;
  • satisfação e bom clima institucional para os profissionais de saúde;
  • qualidade no atendimento;
  • acompanhamento dos processos;
  • tomada de decisões embasadas por indicadores objetivos, uma vez que gestão consegue reunir dados específicos ligados à ocupação de leitos e ao fluxo de pacientes;
  • maior rapidez na higienização dos quartos;
  • maior disponibilidade de leitos;
  • maior conforto ao paciente no atendimento;
  • centralização na gestão de procedimentos;
  • rapidez na manutenção da infraestrutura;
  • maior confiabilidade dos dados;
  • redução de transferências desnecessárias.

A organização que queira se manter a longo prazo de forma sustentável necessita desenvolver e implementar um planejamento sólido, com base em ferramentas de acompanhamento contínuo e de controle, que auxiliem no seu gerenciamento e nas suas escolhas, identificando pontos de melhoria que possam levar a uma vantagem competitiva diante das demais instituições.

Todos esses ganhos permitem que os serviços no hospital sejam realizados de um modo integrado, contribuindo para maior previsibilidade dos eventos. Por outro lado, quando mal planejada, a gestão de leitos pode gerar muitas falhas. Considere alguns dos principais erros que você precisa evitar.

Quais são os principais erros e problemas evitados pela gestão ideal de leitos?

É verdade que toda instituição deseja que se mantenha operante durante longos anos. Por isso, é fundamental definir um planejamento sólido, com ferramentas bem estruturadas que permitam controlar e acompanhar seus processos de forma adequada. Assim, é possível identificar gargalos e implementar melhorias para garantir maior satisfação de seus usuários e vantagem competitiva.

O artigo “O impacto do gerenciamento de leitos na gestão hospitalar”, publicado pela revista Hospitalidade, elencou uma série de erros comuns em muitos hospitais, nada sustentáveis, que poderiam ser evitados caso houvesse uma boa gestão de leitos. 

Em primeiro lugar, podemos destacar a falta de critérios baseados em prioridades técnicas e protocolos construídos em consenso com as sociedades de especialidades médicas para determinar níveis de prioridade no atendimento em leitos de UTI. Sem essa regulação, pacientes podem deixar de receber o atendimento no momento certo.

No que se refere a pacientes oriundos da urgência hospitalar, muitas vezes observa-se a falta de leitos para direcionar essas pessoas, gerando atrasos em diagnósticos e consequentemente no tratamento.

Quando passamos para a área de cirurgias, como já pontuamos, a falta de uma boa gestão de leitos leva a suspensão de cirurgias, reduzindo a qualidade do atendimento e até mesmo o sucesso no prognóstico.

A limpeza também é uma atividade crítica nos leitos. Por exemplo, a limpeza terminal essencial para a biossegurança feita na saída do paciente — por transferência, alta ou óbito — impacta diretamente o tempo de realocação. Sabe-se que quanto menor é o tempo de limpeza, menor é o tempo demandado para trazer outro paciente. Assim, mais pacientes são atendidos.

Quais são os desafios para atingir a excelência na gestão de leitos?

Com tanta complexidade para manter uma operacionalização adequada no fluxo de pacientes que devem ser direcionados para os leitos, é natural que a gestão enfrente muitos desafios. Mas esses gargalos precisam ser superados para garantir um giro adequado de pacientes e um atendimento humanizado. Entenda primeiro quais são esses desafios!

Manter a organização do setor

A organização é primordial para que a gestão seja feita de modo eficiente. Sem a manutenção de processos bem estruturados, tanto os pacientes quanto a instituição são prejudicados.

Boa parte da falta de organização está na dificuldade de manter o controle e os registros da situação de cada leito. Assim, pode ocorrer de pacientes precisarem enfrentar morosidade no acesso ou mesmo adentrarem a um leito ainda não preparado.

Encontrar e reter profissionais qualificados

A gestão de leitos demanda competências específicas para garantir seu bom funcionamento. O profissional precisa ter um conhecimento multidisciplinar não apenas a saúde, como biossegurança, epidemiologia, mas também gestão de recursos humanos, gestão de contratos, planos de saúde, legislação aplicada à área de saúde, cadeia de suprimentos e sistemas de informações. Sua rotina não é nada fácil.

Muitas instituições enfrentam o desafio de encontrar profissionais qualificados que possam atuar de forma dinâmica em todos os aspectos da função. Mas o gestor de leitos não é o único agente responsável por garantir a fluidez dos serviços. É necessária uma verdadeira equipe atuando em várias frentes para garantir a excelência no atendimento.

Integrar as informações

A gestão de leitos precisa manter uma comunicação aberta com diferentes setores da instituição. Mas manter a integração entre as diversas áreas e fazer com que as informações sejam trocadas em tempo real e com a maior fluidez possível é bastante complicado. Muitos profissionais podem acabar ficando sem informações sobre a real situação dos leitos, o que dificulta bastante o gerenciamento.

O principal reflexo desses desafios, se não superados, é a indisponibilidade de vagas em leitos, o que acaba impactando profundamente a qualidade do atendimento, a saúde do paciente e, consequentemente, a reputação da instituição.

Como fazer uma boa gestão de leitos?

Com todo esse cenário de conceitos e desafios acerca da gestão de leitos, podemos nos dedicar agora em abordar as menores práticas no gerenciamento do setor. Entenda como essas dicas podem elevar o padrão de qualidade dos serviços e contribuir para o bom atendimento na rotina médico-hospitalar.

Dedique-se a um bom planejamento

O planejamento é uma etapa indispensável em qualquer tipo de tarefa, seja operacional, seja administrativa. Ele vai direcionar as ações de um modo eficiente, definindo metas a serem alcançadas pelos profissionais e pelo setor de uma forma geral.

Neste primeiro passo, o importante é fazer um levantamento de dados:

  • Quais os recursos disponíveis?
  • Quem são os profissionais que compõem as equipes?
  • Que sistemas e equipamentos serão utilizados?

Aqui também incluímos a gestão de documentos importantes para a gestão de leitos, definindo como serão organizados e disponibilizados para os funcionários. Verifique também quais são as demandas e os serviços necessários para prestar um atendimento eficiente aos pacientes, como instalações e acomodações.

Realize um mapeamento de fluxo

O mapeamento do fluxo de pacientes internados é uma das principais ações no planejamento da gestão de leitos. Uma vez que o setor monitora e controla a admissão, transferência, óbitos e alta de pacientes, é importante entender quais caminhos os pacientes percorrem na organização. Por exemplo, quais são as possíveis entradas, possíveis saídas e o que precisa ser sistematizado para cada uma dessas movimentações?

Fazer um brainstorm com os profissionais envolvidos para explorar todas as possibilitardes é uma boa recomendação. Dessa forma, a gestão consegue construir fluxos e processos para cada caso, condizente com as rotinas das equipes médicas, facilitando todo o trabalho tanto na organização do espaço físico quanto no uso dos equipamentos para a realização dos procedimentos.

Com esse fluxo bem mapeado, ficará mais fácil padronizar o atendimento e definir um treinamento de equipe que informe os profissionais sobre os caminhos da instituição em cada tipo de demanda.

Levante os principais problemas encontrados nos leitos

Após mapear todo o fluxo de pacientes na instituição, o próximo passo é identificar possíveis gargalos no atendimento para fazer os ajustes efetivos. Essas informações podem ser extraídas pelos próprios profissionais que trabalham no setor, vistos como mais críticos. 

Para ilustrar, sabe-se que UTIs e centros cirúrgicos geram um fluxo maior de pacientes que necessitam de leitos. Se houver mais de um tipo de Unidades de Tratamento Intensivo na instituição, é preciso identificar também quais demandam mais leitos (por exemplo, UTIs pediátricas normalmente têm um fluxo menor que as demais).

Quando a gestão de leitos consegue entender a intensidade de fluxo em cada área do hospital, fica mais fácil definir soluções viáveis para cada entrave. Essas soluções podem variar conforme problema e o tipo de instituição. É possível encontrar soluções no próprio controle, para equilibrar a demanda com a oferta. 

Quando o volume de internações extrapola a capacidade operacional do hospital, há diferentes saídas. Na rede pública, pode ser necessário buscar auxílio da Secretaria de Saúde para a viabilização de mais leitos ou para encontrar vagas em outras unidades. Em instituições particulares ou de convênio, as saídas podem ser encontradas mais prontamente, seja transferindo para hospitais parceiros, seja projetando a criação de novas UTIs.

Defina prioridades

Com base em todas as informações levantadas, é possível determinar prioridades no planejamento feito. Certamente a equipe terá muito trabalho, mas será muito mais produtivo hierarquizar uma lista de ações em relação à gestão de leitos.

Estabeleça indicadores

Os indicadores são ferramentas muito valiosas para mensurar os resultados e acompanhar de forma objetiva a eficiência operacional do plano de ação definido. Essas métricas poderão ajudar a aprimorar sua gestão de leitos e a forma como utiliza os espaços e os recursos.

A definição dos indicadores depende dos objetivos da instituição. Entenda quais tipos de resultados a instituição espera com a melhora dos processos de gestão de leitos:

  • evitar desperdícios;
  • aumentar disponibilidade;
  • reduzir o tempo de espera dos pacientes no acesso aos leitos;
  • reduzir gastos no hospital;
  • garantir dados mais confiáveis;
  • reduzir o tempo na tomada de decisões.

Percentual de ocupação de leitos

Um dos principais indicadores a serem observados na gestão é a taxa ou o percentual de ocupação de leitos. Essa taxa é geralmente calculada com o número médio de dias de ocupação em um período. 

Esse indicador, também conhecido como Hospital Bed Occupancy Rate, em referências internacionais do que seria considerado o mais adequado, fica em torno de 85%. Mas é sempre necessário avaliar o contexto de cada instituição para determinar a meta mais plausível.

Média de permanência

Para calcular a média de permanência, basta dividir o número de doentes-dia em um determinado período pelo número de saídas no mesmo período. Entenda saídas como óbitos, transferências ou altas.

Esses tempos médios de permanência precisam ser acompanhados de perto. Quando a gestão monta uma base de dados que elenca os tipos de doenças e outras variáveis que interferem no tempo de ocupação, é mais fácil ter previsibilidade e assim planejar melhor os recursos.

Intervalo de substituição

Este é o tempo médio em que um leito fica desocupado entre a saída de um paciente e a entrada de outro. Para chegarmos a esse indicador precisamos seguir a fórmula:

  • intervalo de substituição = (taxa de desocupação) x (média de permanência em dias) / taxa de ocupação.

Giro ou índice de rotatividade

Essa métrica consegue representar objetivamente o nível de utilização do leito em um período específico. Para isso, basta dividir o volume de saída de pacientes no período analisado pelo número de leitos que ficaram vagos ao mesmo tempo.

Percentual ou taxa de ocupação

A taxa de ocupação é um dos indicadores que ficaram mais conhecidos nos últimos meses. Por causa da escassez de leitos nos hospitais na pandemia da covid-19, esse número passou a ser frequentemente noticiado na mídia. Seu cálculo é simples: tira-se a média de doentes-dia, multiplica-se por 100 e divide-se pelo número de leitos operacionais, ou seja, a capacidade total de leitos da instituição.

As métricas não dão soluções para os problemas da gestão de leitos, mas fornecem ao gestor uma visão mais objetiva e clara da condição das instalações. Com base nos números encontrados, é possível tomar decisões mais acertadas.

Por exemplo, pode ser que o gestor perceba a necessidade de aumentar a taxa de giro de leito. Assim, ele pode tomar medidas para aprimorar o fluxo tanto na entrada quanto na saída. Isso poderia ser alcançado por:

  • ajustar o agendamento de pacientes no centro cirúrgico para equilibrar a capacidade de leitos;
  • gerenciar melhor a entrada de pacientes provenientes de cirurgias eletivas;
  • acompanhar mais de perto pacientes que provavelmente terão uma permanência mais prolongada;
  • melhor gerenciar o tempo das diferentes etapas da gestão, desde a higienização e a internação até a alta e liberação do leito.

Defina prioridades na liberação de leitos

Existem aqui diferentes fatores que podem interferir na decisão de liberar leitos, especialmente ligados à saúde do paciente e ao direcionamento dado pelo médico. No entanto, quando são definidas prioridades, fica fácil construir um fluxo mais previsível.

Invista em um sistema integrado de gestão

Organizar todas as informações e dar conta de todos os processos de modo manual sujeita os profissionais a muitas falhas, além de reduzir a capacidade de integração entre os diversos setores da instituição. Por isso, existem muitas soluções tecnológicas, ou softwares, que automatizam muitas tarefas da gestão de leitos.

Por meio de um sistema integrado, todos os dados são compartilhados com os profissionais em tempo real, agilizando atendimentos, serviços de manutenção e muitas outras tarefas operacionais e administrativas.

Terceirize o serviço de limpeza

A higienização e limpeza é uma das atividades essenciais na gestão de leitos. Como vimos, dependendo da sua eficiência, ela pode aumentar ou reduzir o tempo de espera por vagas. Em vez de gerenciar diretamente essa atividade, é possível contar com empresas especializadas em higienização de ambientes hospitalares. 

Uma empresa terceirizada conta com toda a experiência e os recursos humanos e operacionais para garantir maior agilidade, disponibilidade e eficiência nos serviços. Em conjunto com a gestão, podem criar um roteiro de limpeza que atenda às necessidades específicas da instalação, promovendo a excelência dos serviços.

Como a Verzani & Sandrini pode ajudar na otimização da gestão de leitos?

A Verzani & Sandrini é especializada em serviços em saúde e limpeza hospitalar. Podemos fazer a gestão completa de pessoas, materiais, processos e ativos, proporcionando menos custos e maior segurança, com alta tecnologia. Ao reduzir as taxas de infecção hospitalar, podemos contribuir com a recuperação dos pacientes. Todas as nossas ações são planejadas e executadas em conformidade com as principais certificações internacionais.

O serviço de limpeza e as demais tarefas que compõem a gestão de leitos são fundamentais para a qualidade do atendimento da instituição. Com um bom planejamento e as estratégias certas para cada cenário, é possível construir uma gestão inovadora, que promova saúde e eficiência. A Verzani & Sandrini é referência em serviços de limpeza na área hospitalar. Conte conosco!

Quer saber mais sobre nossas atividades e como nossos serviços podem trazer benefícios para seu hospital? Então, entre em contato com nossa equipe!

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