A gestão de materiais no condomínio pode ser um importante ponto de fragilidade no controle financeiro se não for bem conduzida. Compras repetidas, material vencido, reposição inadequada e rotinas de serviços comprometidas, entre outras, constituem experiências administrativas ruins, que minam a imagem do síndico.
Há necessidade de implementação de um sistema de gestão que evite situações dessa natureza. Uma abordagem mais profissional é indispensável.
Quer saber mais? Continue a leitura e conheça 4 boas práticas de gestão de materiais para condomínios.
1. Elabore uma relação de materiais necessários
Para fazer uma boa gestão de materiais é preciso antes identificar todos os itens que serão mantidos em estoque no condomínio. Para isso, faça um levantamento e relacione todos eles e, se possível, vá agrupando por tipos.
Assim, considere produtos de limpeza utilizados, materiais de higiene, acessórios de reposição, equipamentos de limpeza e higienização, lâmpadas e tudo mais que for pertinente. Cada condomínio tem suas particularidades que podem exigir outros tipos de material.
2. Implante um sistema de controle de estoque
O ideal para a gestão de materiais é um sistema de controle de estoque. Trata-se de um software com o qual você cadastra todos os itens que costuma utilizar no condomínio e consegue dispor de total controle.
Assim, entrada e saída de materiais, estoque existente, diversos relatórios de consumo e gastos por item constituem alguns dos parâmetros gerenciados. Sua gestão fica muito mais precisa e com condições de fazer previsões e planejamento de compras.
3. Reserve um local para ser o almoxarifado
Profissionalize sua gestão e transforme o “quartinho de material” em um pequeno almoxarifado organizado e controlado. Com um software de controle de estoque e com a organização dos itens no local podem ser obtidos os melhores resultados.
Desse modo, evita-se a falta de material quando for necessário, assim como a perda por não encontrar onde o material foi guardado. Ganha-se tempo e o serviço ganha eficiência.
4. Terceirize os serviços necessários ao condomínio
Muitos serviços indispensáveis em um condomínio oferecem uma infinidade de vantagens quando realizados por uma empresa especializada e experiente. Nesse sentido, são exemplos de terceirizações importantes aquelas referentes à segurança patrimonial do condomínio, assim como aos serviços de limpeza e higienização.
Deixar com especialistas traz mais segurança para todos quanto ao nível profissional dos serviços prestados e maior satisfação dos usuários. Além disso, reduz os custos e permite ao síndico aprimorar sua gestão, sobretudo com mais tempo para outras atividades estratégicas que deve realizar.
Não para por aí: no caso dos serviços de limpeza, por exemplo, a gestão dos materiais utilizados é toda realizada pela empresa contratada por meio das facilidades que a tecnologia disponibiliza. É menos uma preocupação para o gestor do condomínio.
Como você pôde ver, a gestão de materiais em condomínio deve ser abordada como atividade administrativa que requer organização e controle, que podem ser obtidos principalmente por meio de softwares de gestão. Por sua vez, a terceirização dos serviços transfere para a empresa contratada a responsabilidade desse controle.
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