Veja o que é o plano de contingência e saiba para que ele serve!

Não existe uma empresa no mundo que esteja totalmente protegida de problemas. Embora haja um bom planejamento, sempre pode acontecer algo inesperado que acabará surpreendendo a equipe, causando prejuízos graves para o negócio. Agora uma ótima notícia: tudo isso que foi afirmado deixa de ser uma verdade quando a empresa tem um plano de contingência.

É fato que todos os empreendimentos, independentemente da área de atuação, estão sujeitos a riscos que não estão sob controle dos gestores, certo? Já parou para pensar no impacto imensurável que um incêndio causaria na estrutura de uma empresa? Estamos falando de perda de documentos, de arquivos, além da inviabilização das instalações e da dificuldade de recuperar o que se perdeu.

Por isso, é necessário preparar um bom plano de contingência para evitar tantos efeitos negativos e prejudiciais desse tipo de situação. Não tem ideia do que seja esse plano e nem sabe como fazê-lo? Então, não se preocupe, pois, nosso objetivo é tirar suas dúvidas neste texto. Vamos lá?

O que é o plano de contingência?

Esse plano surge quando é inevitável a exposição a algum tipo de risco. Sendo assim, você cria respostas assertivas e apropriadas para tais situações que podem acabar atrapalhando o cumprimento das metas e objetivos do negócio. Esse plano pode ser visto como um “plano B”, se algum risco acontecer.

Ter uma gestão de riscos na empresa é indispensável. Isso porque, se um risco é administrado de maneira incorreta, podendo ser uma ameaça constante, a possibilidade de o empreendimento ter prejuízos financeiros é bem maior.

O que, sem dúvida alguma, afeta significativamente as margens de lucro da empresa, reduzindo a eficiência de todo o negócio. Dessa forma, concluímos que a gestão de risco é fundamental pelo fato de diminuir, ou até evitar, prejuízos e aumento de custo operacional.

Mas, afinal, onde o plano de contingência entra nessa gestão de risco? Bom, esse documento entra em uma situação em que não se pode mais acabar com o risco, ou seja, eliminá-lo de vez. Para ficar mais claro, o plano é utilizado em situações em que, por mais que se reduza a chance de o risco ocorrer, sempre terá uma possibilidade de incidência. O que mostra que, mesmo atuando de maneira preventiva, é necessário ir além e fazer mais.

Pense nesse plano como vários processos planejados para que sejam colocados em prática em situações de emergência para garantir que as consequências negativas e os prejuízos tenham o menor impacto possível.

Lembrando que os processos são a base de qualquer operação do empreendimento e também é com eles que será possível solucionar os problemas que podem travar a empresa enquanto se mantém o máximo de normalidade na rotina de trabalho. 

Quantos a esses problemas que podem surgir, eles são diferentes e próprios de cada negócio, já que acontecem em decorrência das suas atividades. De modo geral, as ações acabam girando em torno dos seguintes acontecimentos:

  • acidentes de trabalho;
  • assaltos;
  • incêndios;
  • inundações;
  • falta de água ou de energia;
  • paralisações e greves;
  • perda de arquivos relevantes;
  • entre outros.

É justamente para isso que serve a produção de um plano de contingência, ou seja, para dizer o que deve ser feito na hora ou até antes de a crise acontecer.

Como desenvolver um plano de contingência na política de gestão de risco?

Veja, abaixo, como você pode desenvolver um plano para garantir uma ótima gestão de risco!

Crie um comitê

Para iniciar a criação do plano, procure reunir toda a equipe que entenda para que serve esse documento e que tenha condições de enxergar de forma micro e macro todas as possibilidades de riscos e, claro, suas soluções.

Analise os riscos

Depois de ter o comitê montado, é hora de criar uma análise, na qual serão listados todos os possíveis riscos, sejam de causas técnicas, humanas, sejam naturais. Além disso, detalhe os impactos que cada um pode causar na empresa, tanto no curto, quanto no médio e longo prazo.

Determine prioridades

É preciso determinar quais são os processos e os setores que merecem prioridade. Por exemplo, quando faltar energia elétrica no local, a prioridade é o quê? Televisão institucional ou o servidor? O ar condicionado ou o computador? O que é possível fazer para garantir que a empresa funcione mesmo sem o fornecimento de energia? Essa etapa é essencial, pois as estratégias vão ajudar a empresa a se recuperar mais rápido e a mitigar riscos.

Crie um guia do plano de contingência

Depois desses passos, reúna todas essas informações em um único documento que deve ser escrito de maneira bem clara e concisa, inserindo todas as possíveis situações e soluções. Checklists, infográficos e fluxogramas são exemplos de materiais que podem deixar esse guia educativo e simples de ser compreendido.

Faça testes

Não deixe para usar o plano somente em momento de necessidade, pois isso pode invalidar o planejamento e o trabalho feito pelo comitê. É preciso testar as estratégias inseridas no documento. Depois de testar, se você perceber que alguma situação não foi solucionada com o plano de contingência, é preciso fazer modificações e novos testes até obter sucesso.

Quais são os benefícios que um plano de contingência pode oferecer?

Bom, agora que você já conheceu conceito desse plano, falaremos sobre as principais vantagens de ter um bem elaborado. Confira a seguir!

Reduz perdas

Imaginaremos um processo que precisa ser pausado de maneira forçada, devido a um desastre natural ou então uma queda de energia elétrica. É um prejuízo gigantesco para a empresa, concorda? Pois, então, o plano de contingência é fundamental para que as operações possam voltar ao normal, uma vez que ele suaviza prejuízos e danos que a empresa sofre.

Orienta os profissionais em situações incomuns

Quando um problema acontece na empresa, os colaboradores podem ficar sem saber o que fazer, caso não tenham um plano de ação para ser seguido. Com um plano de contingência bem estruturado, os profissionais vão ser bem orientados em relação a como devem agir, não precisa esperar por instruções dos seus líderes.

Garante visibilidade para os riscos

Quando a empresa cria um plano de contingência, os gestores passam a ter a tarefa de revisar os processos da empresa. Ao fazer esse trabalho, eles identificam vários riscos que certamente ainda não conheciam.

Quais podem ser as consequências de não ter esse plano?

Antes de fecharmos o texto, é fundamental falarmos sobre as possíveis consequências que a empresa pode ter se não criar um plano de contingência. Veja, abaixo, quais são os tipos de riscos aos quais o negócio fica vulnerável sem um bom plano:

  • risco de liquidez: acontece quando a empresa não conta com recursos financeiros para pagar as dívidas ou para continuar com a operação, por exemplo. Normalmente, esse é um risco que está totalmente ligado ao fluxo de caixa e à saúde financeira;
  • risco operacional: trata-se das perdas potenciais que podem acontecer nos setores da empresa, como produção interrompida, problemas de produtividade, fraudes, processos defeituosos, entre outras;
  • risco de mercado: é quando o empreendimento é afetado por causa de problemas externos que acabam refletindo internamente, como aumento de juros, mudanças na economia do país, alterações de preço etc.;
  • risco jurídico: são impactos causados pela burocracia que problemas operacionais podem gerar, como impossibilidade de acessar documentos digitalizados dos clientes, por conta de uma falha no servidor, por exemplo.

Enfim, devido a fatores como esses que citamos, a empresa pode ter a cadeia de abastecimento prejudicada ou acabar perdendo clientes. Como consequência, tal situação pode parar a produção e a empresa perderá grandes oportunidades de negócios.

Bom, como você pôde ver, um plano de contingência não serve apenas para resolver problemas causados por situações atípicas, como incêndios, quedas de energias ou desastres naturais.

Considerando que os impactos vindos dos riscos aos quais as empresas estão expostas refletem, sobretudo, em sua reputação e em sua saúde financeira, esse plano é de extrema importância e necessidade.

E aí, gostou de saber mais sobre o plano de contingência e quer garantir o quanto antes no seu negócio para evitar grandes problemas? Aproveite e entre em contato conosco para saber mais detalhes!

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