Neste post, falaremos sobre uma das iniciativas mais importantes para a resiliência institucional, que é muito útil para a gestão de shoppings, empresas, condomínios e até mesmo indústrias. Afinal de contas, você sabe qual é a importância de um plano de gerenciamento de crise? Caso ainda não, sem problemas, pois esse é o tema deste artigo.
Nesta leitura, você entenderá o que é o plano de gerenciamento de crise, como criar esse planejamento e, por fim, como ser mais eficiente e preciso em sua elaboração. Dessa forma, você ficará por dentro da importância desse projeto para a qualidade da sua gestão. Então, não perca tempo e acompanhe!
O que é um plano de gerenciamento de crise?
Como o nome sugere, o plano de gerenciamento de crise é um projeto preventivo. As gestões elaboram essas pastas com o objetivo de definir rotinas, protocolos e decisões a serem tomadas diante de um cenário de adversidade. Por exemplo, gestões de shoppings podem contar com planos específicos de reação em caso de um grande tiroteio ou incêndio.
Já as indústrias podem fazer o mesmo, inclusive com rotinas e ações predefinidas, em caso de acidentes graves nas imediações da empresa. E muito além de determinar as ações a serem tomadas nessas situações, o plano de gerenciamento de crise também dá atenção especial à comunicação e ao controle de danos nesse tipo de situação.
Afinal de contas, grandes acidentes e catástrofes acabam ganhando a atenção das pessoas por meio da internet e da mídia. Por isso, é importante contar com uma estratégia de comunicação eficiente, capaz de reportar a situação ao público e evidenciar como a empresa/gestão está disposta a tomar todas as medidas necessárias para uma resolução rápida e eficaz.
Quando se assume o controle da narrativa dessa forma, com transparência e objetividade, é possível amenizar o prejuízo à reputação da empresa e, consequentemente, reduzir o efeito negativo do evento na mente das pessoas. Outro tipo de negócio que também investe nesses planejamentos são os empreendimentos e construções imobiliárias.
Muitas vezes, a falha de um sistema que não foi completamente implementado pode resultar em acidentes e fatalidades. Para evitar que o episódio contamine a percepção popular sobre o projeto em construção, o gerenciamento de crises entra em ação, calibrando a percepção popular por meio de uma comunicação prestativa, estratégica e eficiente.
Como elaborar um plano de gerenciamento de crise?
Tratando-se do plano de gerenciamento de crise, não há uma fórmula pronta, pois a elaboração e implementação de um bom plano varia muito de acordo com a empresa e seus riscos, vulnerabilidades e segmentos. Por isso, é importante fazer uma análise atenta e contextual da sua gestão para elaborar um plano ajustado às suas expectativas e necessidades.
Diagnóstico da situação atual
Como destacamos acima, tudo começa por um diagnóstico transparente e objetivo da situação atual. É importante avaliar quais são os fatores de risco na sua operação e antecipar quais são os cenários problemáticos que podem acontecer. Esse é, literalmente, um exercício de imaginação, por mais improváveis que sejam as possibilidades levantadas.
Preparo e prevenção
Após identificar as vulnerabilidades, é preciso investir em soluções que reduzam esses riscos, minimizando as chances de um acidente ou catástrofe. Para condomínios inseguros, isso pode ser um sinal para investir em segurança patrimonial e eletrônica — e o mesmo vale para as empresas. É importante avaliar os riscos e investir em soluções com alto potencial preventivo.
Análise de riscos
Depois de solucionar os perigos mais urgentes, é momento de fazer uma nova análise de riscos, buscando identificar o que mais pode acontecer que possa colocar a reputação e a operação em risco. Em empresas, isso podem ser os casos de assédio. Nos shoppings, elevadores com manutenção atrasada. Enfim, sempre existem riscos ocultos mas que precisam ser considerados.
Identificar as possibilidades
Depois de tomar todas as ações preventivas que estiverem ao alcance da gestão, efetivamente, fazendo tudo que for possível para minimizar a chance desses problemas ocorrerem, é momento de avaliar as práticas reativas. Afinal de contas, o que você faria caso um elevador despencasse com alguém dentro, ou alguém caísse de um andaime no seu canteiro de obras?
Plano de ação
Depois de elencar as possibilidades para cada situação, é hora de elaborar um plano de ação, que é uma lista de decisões que devem ser tomadas caso determinado cenário aconteça. O objetivo do plano de contingência é ser implementado imediatamente após o ocorrido, agilizando o domínio sobre a narrativa e o controle de danos à reputação da empresa.
Monitoramento dos resultados
Uma das observações do gerenciamento de riscos é que o plano de ação nem sempre será eficaz. Afinal, o controle de narrativa e o diálogo público não é uma ciência equacionável, que basta seguir uma fórmula para alcançar o resultado esperado. Por isso, é importante acompanhar a reação popular e, assim, modular a comunicação, o tom e a mensagem em tempo real.
Como ser mais eficiente na elaboração do plano?
Por fim, é importante conhecer algumas dicas para aumentar a qualidade do planejamento e do plano de ação. O primeiro passo é evitar ser defensivo em prol da empresa. O exercício de análise de riscos e vulnerabilidades é justamente para imaginar o que pode sair do normal, comum, aceito e previsto.
Para que a sua gestão esteja preparada para os problemas mais inusitados e constrangedores, é preciso imaginar os cenários mais inusitados e constrangedores. Outro detalhe relevante é investir na correção e prevenção de todo tipo de risco que esteja ao seu alcance.
Existem mecanismos e estruturas próximos da data de manutenção? Não deixe isso de lado, invista na resolução do problema. Geralmente, a negligência é uma das principais características responsáveis pelas crises. Coincidentemente, a negligência também é o que faz com que as empresas estejam despreparadas para lidar com esses problemas.
Agora que você sabe a importância de investir na elaboração do plano de gerenciamento de crise, aproveite para contar com uma das empresas mais confiáveis para solucionar riscos e vulnerabilidades de segurança, manutenção e operacionalidade no seu negócio. Confira nossa página e entre em contato!