Gerenciar um condomínio é uma tarefa cheia de desafios e tecnicalidades. Entre as principais ponderações do síndico, existe a dúvida sobre terceirizar os novos funcionários. Por isso, aproveitamos o momento para diferenciar dois profissionais importantes à sua gestão.
Afinal de contas, qual a diferença entre portaria e recepção? Essa é uma dúvida comum no setor, principalmente na hora de decidir pela contratação ou terceirização desses colaboradores. Por isso, respondemos às principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!
Quais as diferenças entre portaria e recepção?
Para diferenciar essas categorias, devemos detalhar as profissões. Inclusive, esse é um tipo de conteúdo recorrente em nosso blog. Como exemplo, em outro post, listamos todas as diferenças entre vigia, vigilante e porteiro — que é uma leitura fundamental para uma boa contratação.
Em comum, tanto a portaria como a recepção são alocadas no acesso ao condomínio, independentemente do tipo — seja residencial, comercial ou misto. No entanto, esses profissionais contam com estações de trabalho diferentes, justamente por cumprirem tarefas tão distintas.
Os profissionais da recepção costumam ser alocados no hall, o saguão de entrada que fica no interior do condomínio. Já os porteiros são alocados em guaritas, que são estruturas próximas aos portões de acesso a pé e por veículo. Agora, conheça as atividades dessas profissões!
Recepcionistas
Como sugere o nome, a principal tarefa desse profissional é recepcionar quem acessa o edifício, como moradores, visitantes, clientes e funcionários. Por conta disso, esse colaborador é frequentemente solicitado pelas pessoas como alguém capaz de tirar dúvidas, oferecendo dicas e orientações gerais sobre o prédio.
Além disso, quem trabalha na recepção também fica encarregado de algumas tarefas mais “escritoriais”, como o controle das correspondências, a organização de agendas, o atendimento de ligações, a anotação de recados, entre outras.
Em alguns condomínios, esse profissional também pode oferecer apoio ao síndico e à sua gestão. Isso acontece por meio da realização de contatos, via e-mail ou telefone, para agendar visitas de manutenção ou confirmar agendamentos — mas claro, apenas se isso não prejudicar a sua principal função, que é recepcionar quem acessa o edifício.
Porteiros
Os porteiros são os profissionais que trabalham na portaria. Geralmente, eles são alocados em guaritas, também na parte de acesso ao condomínio, mas próximo aos portões. Esse é o posicionamento escolhido pela gestão, pois simplifica a execução das tarefas desse profissional.
A maior responsabilidade do porteiro é o controle de acesso ao condomínio. Isso inclui lidar diretamente com quem deseja entrar no prédio. Por isso, entre suas funções, destacamos a identificação de visitantes, o suporte via interfone, o recebimento de correspondências e algumas rotinas de segurança.
Por que é importante capacitar esses profissionais?
Ainda que não sejam colaboradores diretamente ligados à proteção do condomínio, como vigias e vigilantes, é muito importante investir na capacitação desses profissionais. Afinal de contas, a falta de treinamento leva tanto à negligência como à falta de atenção, ou seja, duas falhas de segurança.
Mas mesmo se essa não for uma preocupação, é importante considerar a experiência dos condôminos e dos seus visitantes. Quando os profissionais não são qualificados, os procedimentos são feitos de maneira descompromissada e incorreta, resultando na insatisfação de quem faz parte do condomínio.
Entre as frustrações mais comuns, destacamos a incoerência das informações passadas via interfone, a desorganização no controle e recebimento de cartas, encomendas e entregas, o acesso de pessoas não autorizadas e muitas outras situações prejudiciais tanto à rotina como à segurança do edifício.
É por essa soma de motivos que é tão importante capacitar esses profissionais, pois, no fim das contas, a operação deles está diretamente ligada à experiência do condomínio, que, por sua vez, está diretamente ligada a como as pessoas percebem a gestão do síndico.
E aqui surge a seguinte questão: como capacitar os profissionais da recepção e da portaria? A resposta está na contratação de empresas especializadas em treinamento. Apenas uma boa conversa de síndico para profissional não basta. É preciso que eles aprendam técnicas e noções que os ajudem a fazer um bom trabalho, com segurança, praticidade e eficiência.
Inclusive, isso costuma ser visto com bons olhos, pois é um investimento direto na qualificação desses profissionais. Mas é aqui que o argumento pela terceirização começa a pesar. Dizemos isso porque, ao terceirizar de uma empresa especializada, a gestão não precisará arcar com essas e demais despesas inerentes à contratação.
Quando é interessante optar pela terceirização?
Da forma como percebemos, a terceirização é uma solução muito eficaz para alguns desafios da gestão. Quando a contratação é feita pelo próprio condomínio, o síndico precisa supervisionar a equipe de maneira ainda mais direta, pois a produtividade do time está diretamente ligada à rotina do prédio.
Quando a equipe é terceirizada via empresa especializada, a gestão tem a certeza de que as coisas sairão como planejado. Além disso, não existem preocupações referentes à qualificação, pois todos os profissionais de apoio terceirizados vêm de uma base com forte treinamento, conscientização e propósito.
Outro detalhe importante é que a própria empresa de terceirização já possui um processo de recrutamento bastante rígido e qualificado. Isso significa que o condomínio tem acesso apenas a candidatos competentes e já familiarizados com a rotina de seus trabalhos.
Ao contratar direto pelo condomínio, geralmente, a gestão precisa realizar o recrutamento sem as ferramentas necessárias para verificar a competência dos candidatos e seus históricos no mercado de trabalho — o que pode levar a contratações ruins e precipitadas.
Por último, mas também importante, há o fator econômico. A contratação dos profissionais de apoio, quando feita diretamente pelo condomínio, pode resultar em uma série de despesas que drenam o orçamento do prédio, sobretudo se pensarmos no longo prazo, com o acréscimo de treinamentos e outros encargos.
A terceirização elimina esse problema. Para quem terceiriza, a única despesa é a fatura referente à equipe terceirizada, resultando na simplificação das contas do condomínio — uma fatura, em vez de várias folhas de pagamento — e na redução do volume de gastos.
E aí, você gostou deste conteúdo explicativo sobre as atribuições de quem trabalha na portaria e na recepção? Então, aproveite para continuar aprimorando a sua gestão. Para isso, basta acessar e seguir as nossas páginas nas redes sociais! Estamos no Facebook, no Instagram, no LinkedIn e no YouTube.