Descubra como otimizar seu relatório de manutenção!

A manutenção é uma atividade indispensável para manter o bom funcionamento e a produtividade da empresa, porém, são muitos detalhes que precisam de atenção. Para fazer o controle adequado, é fundamental criar um bom relatório de manutenção.

Esse documento vai conter diversos detalhes para que o gestor possa controlar de forma mais eficaz as operações realizadas na empresa. Assim, é importante saber como criar esse documento para que ele possa, de fato, contribuir com melhorias no setor.

Para ajudar nessa tarefa, preparamos este artigo trazendo com mais detalhes o conceito do relatório de manutenção, sua utilidade e o que pode ser feito para otimizá-lo, além dos benefícios de fazer isso. Continue lendo!

O que é um relatório de manutenção?

Realizar as atividades de manutenção é fundamental, mas não basta que elas aconteçam. É preciso ter um controle adequado daquilo que foi feito e de todos os detalhes desse processo, por isso, é necessário criar um relatório de manutenção.

Ele consiste em um documento criado com o objetivo de descrever os procedimentos de avaliação, análise e conserto de máquinas, equipamentos e dispositivos. Também orienta essas atividades para que elas aconteçam da maneira correta e no momento certo.

Assim, é um relatório que vai fazer o controle de tudo aquilo que acontece no setor de manutenção. Permite, por exemplo, planejar um cronograma, destacar aspectos que exigem atenção e, até mesmo, guiar as decisões do gestor e dos técnicos.

Para que serve o relatório de manutenção?

Como você viu, o relatório de manutenção contribui para que seja feita uma gestão mais eficaz dessas atividades dentro da empresa. Existem diferentes tipos desse documento que podem ser criados, o que depende do objetivo dos procedimentos. Sendo assim, ele serve para:

  • fazer a gestão de ativos;
  • preparar a equipe para novas demandas;
  • fazer o controle de visitas;
  • elaborar um cronograma preventivo;
  • medir a produtividade e o desempenho da equipe;
  • monitorar a eficiência dos processos de manutenção;
  • conhecer os custos das atividades de manutenção, entre outros.

Como otimizar seu relatório de manutenção?

Cada vez mais, a manutenção 4.0 vem ganhando espaço no mercado. Ela promove uma melhoria de processos, aumenta a produtividade e permite um bom gerenciamento e armazenamento de informações. Sendo assim, o relatório de manutenção tem um papel importante nela.

Isso porque ele possibilita controlar todos os processos do setor de manutenção, garantindo ao gestor uma atuação muito mais eficiente. Explicamos que existem diversas informações e detalhes que precisam constar nesse documento, logo, ele precisa ser otimizado.

Com essa otimização, conseguimos trazer mais clareza para as informações, criamos um documento organizado e inteligível, fácil de ser consultado por quem quer que seja. Aprimorar o relatório é fundamental para aproveitar ao máximo as suas funcionalidades. Veja, a seguir, alguns passos para colocar isso em prática.

Estabeleça prioridades

Você viu que o relatório de manutenção pode ser criado com diferentes objetivos. Sendo assim, o gestor talvez tenha que elaborar mais de um desse documento, dependendo de quem fez a solicitação ou daquilo que ele pretende registrar. Portanto, o primeiro passo para fazer a otimização é pensar nas prioridades.

Tendo em mente o objetivo do relatório, fica mais fácil definir quais dados e informações precisam constar ali. Afinal, se o objetivo for, por exemplo, conhecer os custos das operações, o foco maior deve estar nos dados referidos a valores.

No entanto, se o intuito for prevenir problemas, é interessante conter ali os equipamentos que mais precisam de manutenção, o que consta no manual do fabricante, como devem ser feitas as inspeções, entre outros dados relevantes. Perceba que, aqui, o fator financeiro não tem tanta prioridade.

Utilize métricas

As métricas são grandes aliadas para as argumentações contidas em um relatório de manutenção. Elas mostram a importância das informações que estão contidas ali e do modo como os processos foram organizados, indicando que, dessa maneira, alcança-se uma eficiência maior.

Existem diferentes métricas que podem ser adotadas, de acordo com o objetivo do relatório. Podemos utilizar, por exemplo, percentuais de desempenho, custos e nível de criticidade. O importante é que traga um embasamento para as informações do documento e que contribua para melhores tomadas de decisão.

Identifique as informações principais

Não é necessário criar um relatório de manutenção extenso. O que ele precisa para ser otimizado é conter informações importantes, além de dar prioridade àquelas que exigem mais atenção. Portanto, identifique quais são as principais que devem estar no documento.

Pode haver variação de acordo com a empresa, o tipo de relatório, os processos adotados, o cronograma, bem como os equipamentos. De toda forma, algumas informações principais que, geralmente, constam nesses relatórios são:

  • número da ordem de serviço;
  • descrição da atividade;
  • data e horário da execução dela;
  • profissional responsável;
  • custos envolvidos;
  • período previsto e tempo dedicado.

Explique o que precisa de manutenção

Não podemos nos esquecer de que cada equipamento tem as suas particularidades, portanto, precisará de manutenção em um momento específico. Ela é realizada de acordo com um processo, que está adequado às suas características e demandas.

O relatório de manutenção também deve conter aquilo que precisa passar por inspeção e quando isso vai acontecer. É importante não só fazer a análise de falhas, mas estabelecer o momento ideal para as intervenções preventivas, a fim de evitar problemas e mau funcionamento.

Lembra-se de que explicamos que o relatório de manutenção contribui para criar um cronograma? Pois bem, aqui vemos como ele ajuda a deixar documentada a necessidade de realizar as intervenções em determinado equipamento, possibilitando planejar quando isso vai acontecer.

Use a tecnologia

A manutenção 4.0 envolve a utilização de tecnologias para aprimorar esse setor, então, o relatório precisa acompanhar essa tendência. Não é necessário utilizar os velhos recursos de papel e caneta, pois você pode contar com sistemas para gerenciar todos os processos.

Essas ferramentas reúnem dados e informações em um só lugar, o que, além de otimizar, organiza os processos. É possível, por exemplo, fazer o agendamento de tarefas, acompanhar o status delas, elaborar checklists das atividades, criar lembretes, registrar observações, entre muitos outros.

Dessa forma, você pode consultar esses dados e informações e utilizá-los para criar os seus relatórios, inclusive, digitalmente. Assim, ele pode ser acessado a partir de diferentes pontos, e compartilhado de uma forma muito mais prática e eficiente.

Quais são os benefícios de ter um relatório otimizado?

Ao elaborar um relatório de manutenção, você viu que são reunidos dados e informações em um só documento, e que isso pode ser personalizado, de acordo com objetivo para o qual ele foi criado. Sendo assim, alcançamos muito mais organização e controle dos processos.

Tudo aquilo que os envolvidos precisam saber está contido no relatório, possibilitando o acesso futuro por parte dos técnicos para realização dos serviços, além de compartilhar com líderes e demais gestores o que está acontecendo nesse setor.

Esses documentos também permitem ao próprio gestor de manutenção ter uma visão mais detalhada daquilo que está sob sua responsabilidade. Como dito, tudo fica reunido de uma forma muito mais organizada, possibilitando melhores tomadas de decisão.

Assim, é possível identificar aquilo que está funcionando muito bem até agora, os processos que precisam ser melhorados e como otimizar as tarefas e custos. Também, a melhor forma de organizar o cronograma e planejar as manutenções, para garantir que não será necessário fazer intervenções de urgência, mantendo a produtividade da empresa.

O relatório de manutenção, portanto, é um documento que beneficia o gestor e toda a equipe que atua com ele. Sua otimização é fundamental para que os dados e informações contidos sejam relevantes e estejam claros, possibilitando um controle mais eficiente do setor e minimizando possíveis erros.

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