O plano de ação de emergência hospitalar é uma boa prática de planejamento e gestão preventiva. Ela tem como objetivo principal mapear e identificar ocorrências complexas na operação do hospital. Assim, esse documento apresenta um passo a passo do que deve ser realizado em cada situação.
Vale destacar que esse planejamento não é sinônimo de atendimento de emergência ou urgência, e sim, um conjunto de boas práticas para situações atípicas dentro da unidade hospitalar. Um exemplo recente de aplicabilidade disso foi durante a pandemia, quando houve superlotação e sobrecarga do sistema de saúde.
Há diversos cenários que podem configurar a necessidade de um plano de contingência. Assim, é interessante que haja um esforço da gestão hospitalar para isso.
Neste post, apresentamos um breve passo a passo para você construir um plano de ação de emergência. Vamos lá?
Identificar e mapear riscos
O primeiro passo para criar um plano de ação de emergência hospitalar é realizar um diagnóstico organizacional. Assim, a equipe deve identificar e mapear os riscos da operação. Nesse processo, é indicado considerar o contexto do hospital e realizar benchmarking com outros players do segmento que não sejam concorrentes diretos.
Para realizar esse estudo, vale adaptar metodologias de desenvolvimento de produto, como o discovery. Esse procedimento faz um estudo de bench e de pesquisa de mercado de uma maneira mais detalhada e robusta.
Montar um fundo de reserva
Em situações de contingência hospitalar, pode acontecer de a unidade precisar despender valores financeiros para que a operação não pare. Portanto, é essencial que a gestão atue com um modelo em que o orçamento anual conte com um fundo de reserva para emergências.
Nesse sentido, vale ter um alinhamento com o setor financeiro e aplicar esse dinheiro do fundo em ativos de baixo risco e com boa liquidez. Dessa forma, o dinheiro não é desvalorizado e pode ser usado, caso seja necessário.
Criar uma política de contingência
É preciso documentar o plano de ação de emergência. Essa formalização também é conhecida como política de contingência e reúne as principais ocorrências, como cada área da empresa deve atuar e o que deve ser feito.
No caso de hospitais com uma operação muito complexa e crítica, é interessante que esse plano também conte com alinhamentos realizados com fornecedores. Em resumo: de nada vai adiantar definir uma ação corretiva em casos atípicos se houver interface com parceiros de negócio e eles não estiverem preparados para suprir a demanda. É importante que o acordado esteja registrado em contrato.
Treinar os colaboradores
Capacitar os colaboradores é uma ação de um pilar de melhoria contínua. Então, em um cenário ideal, todas as áreas devem ter ciência do plano. Vale aplicá-lo no onboarding de novos colaboradores.
Além disso, sempre que houver mudanças na documentação, será necessário realizar um treinamento de atualização da equipe. Dependendo do contexto, vale realizar simulações.
Tenha um post-mortem
Essa expressão do latim, post-mortem, significa “pós-morte” e é muito usada em metodologias ágeis de TI. Ela nomeia um processo que ocorre quando há erros, documenta a origem deles e o que foi realizado no momento.
É uma ferramenta muito eficaz para registrar situações que antes não tinham sido previstas no plano. Lembre-se de criar uma rotina de atualização a partir disso.
Uma gestão de alta performance é aquela que atua de maneira preditiva e sempre com cultura de melhora contínua, não é verdade? Por isso, ter um plano de ação de emergência hospitalar é uma decisão inteligente e estratégica de todo gestor que busca a excelência em processos e na sua gestão. Afinal, a experiência do paciente é tudo.
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