A segurança patrimonial constitui atividade que envolve diferentes medidas e iniciativas, mas que precisam guardar uniformidade de postura e de procedimentos. Além disso, devem ser precisas a fim de garantir resultados seguros, sendo este o seu objetivo final.
Nesse sentido, é importante considerar a elaboração de POPs para a realização das diferentes tarefas, de tal forma que sua operacionalização esteja conforme os regramentos e planejamentos existentes.
Continue a leitura e descubra como funciona o POP e de que forma se relaciona com a segurança patrimonial.
O que é procedimento operacional padrão (POP)?
O procedimento operacional padrão, chamado POP, é um documento que descreve o passo a passo de cada atividade da empresa. Com isso, qualquer colaborador novato pode ver como é realizado um procedimento específico.
Por sua vez, colaboradores experientes têm no POP um norte orientando o caminho a seguir, de modo que todos façam da maneira correta e da mesma forma. Trata-se, portanto, de um guia ou manual para que uma determinada atividade seja conduzida sem erros.
Elaboração de POP
Os POPs constituem parte das responsabilidades do gerenciamento de processos. Ao mapear e desenvolver procedimentos e processos adotando POPs que permitam conhecer cada passo, facilita-se a implementação de melhorias contínuas, com resultados que aprimoram o empreendimento.
Cada tarefa tem sua maneira correta de ser realizada, especialmente quando compõe um processo maior. Essa regra de como fazer do modo certo e definido pela empresa está descrita como um roteiro a ser seguido no POP daquela tarefa.
É importante destacar que os POPs devem ser elaborados e empregados em todas as tarefas, sem importar sua complexidade. Afinal, ele trata de garantir o jeito da sua empresa de fazer algo, mas, também, de assegurar um padrão de qualidade esperado e definido pela alta direção.
Principais constituintes de um POP
Cada organização elabora seu modelo de POP, de forma que todos os procedimentos de uma empresa seguem o mesmo estilo e têm a mesma apresentação. De todo modo, é possível relacionar os principais constituintes de um POP genérico, adequando-se às peculiaridades do negócio, como você pode ver a seguir:
- cabeçalho (título, data, numeração);
- rodapé (origem, assinaturas, versão);
- roteiro;
- descritivo do fluxo de ações;
- referências e principais parâmetros adotados;
- fluxograma;
- responsáveis.
Qual a relação entre segurança e POP?
POPs são iniciativas organizacionais que trazem diversos benefícios para a gestão da empresa. Nesse sentido, a adoção de procedimentos padronizados para as atividades de segurança constitui uma de suas principais aplicações.
Em geral, nessa área são considerados como procedimentos de segurança patrimonial (PSP), ou seja, o mesmo conceito de POP aplicado à segurança. Veja a seguir as principais interfaces de relacionamento entre segurança e POP.
Redução de erros
As ações em segurança devem ser as mais precisas possíveis. Essa precisão envolve, sobretudo, o tempo, a intensidade das ações e a forma como são realizadas. Para esse fim, a elaboração de POPs uniformiza os procedimentos adotados e reduz significativamente a ocorrência de erros humanos.
Assim, todo procedimento nessa área deve dispor de um POP que o oriente, levando aos resultados necessários para que as estratégias de segurança sejam efetivadas. Dessa forma, é possível reduzir os erros, evitar as dúvidas e garantir o caminho a seguir literalmente com segurança.
Padronização de procedimentos
Como dissemos, o objetivo do POP é a padronização dos procedimentos, a fim de garantir que todos os esforços na realização de uma tarefa sejam conduzidos numa mesma direção. Então, esse posicionamento é exatamente a base usual do trabalho de segurança patrimonial.
Considere que boa parte das ações de controle em segurança visam garantir que cada procedimento seja executado da forma esperada. Assim, usando um exemplo simples, o acesso à determinada área só será alcançado se o procedimento para tal for adotado, como por meio de uma senha ou por reconhecimento facial.
Mapeamento de riscos
O mapeamento de riscos está entre as ações essenciais do gerenciamento de riscos, um segmento básico da área de segurança. POPs são excelentes para definir os padrões, os conceitos e o dimensionamento dos riscos, a fim de que sejam mapeados com base nas mesmas regras e valores.
Dessa forma, a intensidade demonstrada em uma área terá o significado de risco igual a outra com a mesma dimensão. Isso permite a leitura de qualquer mapa com o mesmo olhar, alterando apenas as circunstâncias de cada local ou situação.
Clareza e objetividade
Por constarem basicamente de um roteiro, isto é, de um passo a passo para a tarefa que orientam, os POPs constituem documentos operacionais muito claros e objetivos. Essa é a sua natureza e o resultado que deles se espera.
Ações de segurança, visto que em muitos casos restringem comportamentos, precisam de clareza e objetividade para alcançarem seus fins do modo mais adequado. POPs são especialmente aplicáveis nesses casos.
Qual o conteúdo essencial em um POP?
Como visto na descrição dos principais constituintes do POP, pode-se inferir que o seu conteúdo essencial deve refletir as seguintes informações:
- identificação do documento — os principais dados que identificam cada POP estão localizados no cabeçalho e no rodapé;
- procedimento propriamente — o descritivo de cada passo, do começo ao final da atividade específica ficam no corpo do documento;
- objetivo — a finalidade do POP;
- local de aplicação — as áreas ou situações em que o POP em foco deve ser aplicado;
- material ou equipamento — deve ser indicado quando requer materiais ou equipamentos específicos para a sua execução;
- normas envolvidas — devem ser citadas as normas técnicas e de segurança pertinentes à respectiva atividade descrita no POP;
- aprovação — a indicação do responsável pela aprovação do documento está situada no rodapé;
- versão — a citação da versão a que se refere geralmente se localiza no rodapé.
Como você pôde ver, o procedimento operacional padrão é uma ferramenta de organização operacional e uma forma de regrar a maneira como são conduzidas as atividades na empresa. Em especial, relaciona-se com a segurança patrimonial especialmente em razão das necessidades de precisão e de uniformidade de procedimentos exigidos.
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