Adotar o hábito de elaborar ordem de serviço de manutenção é indispensável para uma boa gestão, pois possibilita que todos os setores de uma empresa (como financeiro, compras, manutenção, entre outros) possam trabalhar em harmonia e com mais eficiência.
Além disso, a OS, como também é chamada, contém informações importantes para a equipe que realizará o serviço e, ainda, permite que você analise os indicadores mais importantes do setor e, assim, melhore a tomada de decisões para obter resultados mais positivos.
Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto.
Afinal, o que é uma ordem de serviço de manutenção?
Uma ordem de serviço de manutenção (OS) é um documento utilizado para formalizar e registrar os serviços de manutenção que serão realizados em um equipamento, máquina ou instalação.
Essa ordem é emitida pela equipe de manutenção ou pelo responsável pela gestão da manutenção. Ela contém informações como o nome do equipamento ou máquina, o tipo de manutenção a ser realizada, a data e horário agendados para o serviço, os materiais necessários, a equipe responsável pela execução e outras informações relevantes para o trabalho a ser realizado.
A OS é importante para garantir que a manutenção seja realizada de forma organizada e eficiente, minimizando os riscos de falhas e aumentando a vida útil do maquinário.
Por que é tão importante?
A ordem de serviço ajuda a garantir que a manutenção seja realizada de forma organizada e eficiente. Quando a manutenção é feita sem um planejamento adequado, podem ocorrer problemas como atrasos na execução do serviço, falta de peças ou de ferramentas necessárias, retrabalho e até mesmo a ocorrência de acidentes.
Assim, com esse documento, é possível definir com antecedência as atividades que serão realizadas, os materiais e ferramentas necessários, o tempo estimado para a conclusão do serviço e a equipe responsável pela execução. Isso permite que a equipe de manutenção se prepare adequadamente, evitando atrasos e problemas durante a execução do serviço.
Além disso, a ordem de serviço de manutenção também é importante para a gestão da manutenção, pois possibilita que sejam registradas informações importantes como as datas em que a manutenção foi realizada, os custos envolvidos, as peças e materiais utilizados, entre outras informações relevantes.
Desse modo, a gestão de manutenção tem um controle mais efetivo sobre as atividades de manutenção e consegue planejar melhor as manutenções futuras.
Também, a utilização de OS melhora a comunicação interna da empresa e permite mobilizar as equipes de forma eficiente. Outro ponto importante é que possibilita determinar o planejamento do material e mão de obra necessários. Do mesmo modo, permite que seja feita uma cotação, caso seja preciso contratar uma empresa terceirizada, e, assim, reduzir custos.
Quando a OS deve ser emitida?
Uma ordem de serviço de manutenção deve ser emitida sempre que um maquinário precisar de algum reparo ou quando for necessário fazer a manutenção preventiva em algum ativo. No entanto, ela também pode ser emitida pelo responsável em situações que envolvem instalações de equipamentos novos ou instalações elétricas, inspeções, revisões ou, até mesmo, quando houver a necessidade de serviços terceirizados.
Como fazer uma ordem de serviço de manutenção?
Para otimizar os processos de manutenção e a gestão geral da empresa, é preciso que a OS contenha as informações necessárias. São elas:
- número da ordem de serviço — número identificar individual para cada ordem emitida na empresa;
- hora de abertura — data e hora em que o serviço de manutenção foi solicitado;
- local — endereço onde se encontra o equipamento ou máquina;
- equipamento — descrever qual é o equipamento que deverá passar pela manutenção;
- nome do solicitante — nome do responsável pela solicitação;
- natureza da OS — deve indicar o tipo de manutenção (preventiva, preditiva, planejada ou corretiva);
- problema — detalhar qual é o problema que o equipamento apresenta ou quais são suas condições;
- valores e custos — orçamento previsto para a manutenção;
- técnico responsável — nome do profissional que realizará a manutenção;
- data de execução do serviço — data e horário para o qual foi agendada a manutenção.
Ainda, há dados que devem ser informados após a realização do serviço:
- hora de início e fim de serviço — registrar horário em que a manutenção foi iniciada e o horário em que terminou;
- atividades executadas — detalhar quais ações foram feitas no maquinário;
- técnicos auxiliares — caso outros técnicos tenham participado da manutenção, é preciso citar os respectivos nomes;
- estoque — anotar se foi necessário utilizar algum material durante a manutenção (como peças de reposição, ferramentas, novo equipamento, entre outras);
- total do serviço — valor final do serviço de manutenção, para comparação com o orçamento previsto. É preciso justificar caso haja divergência de valores;
- assinatura do técnico de manutenção.
A ordem de serviço deve ser feita em papel?
Até há algum tempo era bastante comum que as empresas contassem com um bloco físico de ordem de serviço para que os responsáveis pela gestão de manutenção preenchessem todas as informações manuscritas.
No entanto, quando era realizado dessa maneira, era comum haver o extravio da OS nos setores, causando atraso na manutenção e falta de controle no histórico. Atualmente, a tecnologia oferece diversas soluções para automatizar esse processo.
Com a ferramenta correta, é possível fazer o monitoramento online e a gestão de ativos de maneira mais eficiente. Além disso, quando a solução é integrada a outros setores (como o financeiro ou o de compras, por exemplo), é possível otimizar as tarefas, que serão feitas com mais eficiência e rapidez.
A automação das OS também permite ter acesso a indicadores a qualquer tempo, inclusive a relatórios completos. Assim, o gestor consegue tomar decisões mais corretas, pois poderá contar com dados concretos sobre as manutenções realizadas na empresa.
Em resumo, utilizar um software para essa tarefa oferece os seguintes benefícios:
- redução do tempo gasto com preenchimento manual de formulários;
- padronização das informações, garantindo que as OS contenham os dados necessários;
- controle mais eficiente do histórico de manutenções;
- possibilidade de agendamento automático de manutenções preventivas, baseado em critérios como tempo de uso, número de ciclos etc;
- acompanhamento em tempo real do progresso das ordens de serviço;
- redução de erros e de retrabalho;
- redução de custos, pois a gestão poderá planejar melhor as manutenções, evitando gastos desnecessários.
Portanto, implementar a utilização de ordem de serviço de manutenção é essencial para garantir um bom controle dos processos e utilizar melhor os recursos disponíveis. Para isso, não deixe de utilizar um software de gestão que ofereça essa ferramenta integrada a outros setores. Desse modo, você conseguirá impulsionar os resultados do seu negócio.
Quer saber mais sobre o uso da tecnologia no setor? Então, entenda o que é manutenção 4.0, como surgiu e como funciona em uma empresa!