O recebimento de encomendas em condomínio constitui uma importante atividade, cuja gestão deve ser bem acompanhada pelo síndico, uma vez que pode resultar em muitos dissabores, se for informal. Para esse fim, é necessário elaborar procedimentos e aprová-los em assembleia para haver segurança para todos os envolvidos.
Manter boas práticas reforça a qualidade dos serviços. Do mesmo modo, saber o que deve ser evitado também aprimora o recebimento de encomendas e correspondências. Vale a pena observar esses cuidados, como você verá.
Quer saber mais? Continue a leitura e conheças as melhores práticas para o recebimento de encomendas em condomínio.
Qual a importância de uma boa gestão de recebimento de encomendas?
O recebimento de encomendas e correspondências em um condomínio requer atenção e cuidados, sobretudo pelas responsabilidades que estão envolvidas. Além disso, muitos problemas podem surgir no dia a dia, por exemplo:
- encomenda/correspondência não recebida;
- encomenda/correspondência recebida e não entregue ao destinatário;
- encomenda/correspondência recebida em tempo e entregue com atraso;
- encomenda/correspondência recebida com atraso;
- danos ou violação na encomenda/correspondência;
- encomenda/correspondência encaminhada a não destinatário;
- tipo de encomenda que o condomínio não está obrigado a receber.
Nesse sentido, a simples exposição dessas possibilidades e suas consequências já permitem vislumbrar a importância de uma boa gestão nessa área. Além de regras claras, é indispensável que os colaboradores e os condôminos sejam devidamente instruídos sobre os procedimentos cabíveis e as normas internas que deverão ser observadas.
Você deve estar atento às possíveis situações que podem comprometer os funcionários que atuam recebendo encomendas. Por esse motivo, alguns procedimentos precisam ser formalizados. Esse cuidado pode trazer mais tranquilidade aos que assumem essas responsabilidades.
Além disso, existem determinações legais que precisam ser observadas. Leve em conta, por exemplo, as previsões contidas na Lei No 6.538/1978. Nessa lei, tanto os administradores como funcionários estão autorizados a receber as encomendas e a correspondência que chegam, mas eles se tornam responsáveis por sua violação ou mesmo a perda, se algo nesse sentido ocorrer.
O que deve ser evitado no recebimento de encomendas?
Pela importância da atividade e em razão das responsabilidades que estão envolvidas, alguns cuidados devem ser tomados, especialmente com relação ao que não deve ser feito ou precisa ser evitado.
Assim, na condução da sua gestão de recebimento de encomendas, observe o seguinte:
- não proíba o recebimento de encomendas, se não for uma decisão de assembleia;
- não permita o recebimento por pessoas não autorizadas;
- evite informalidades no recebimento e na entrega ao destinatário;
- não permita discussões dos funcionários com os condôminos sobre encomendas;
- não desconsidere procedimentos formalizados;
- não permita a prática de “dar uma espiada” no conteúdo de encomendas e correspondências recebidas;
- não receba encomendas abertas ou violadas (acionar o destinatário);
- não deixe que encomendas ou correspondências recebidas fiquem em outro local que não o destinado a esse fim.
Quais as boas práticas do recebimento de encomendas?
Para implementar regras para o recebimento de encomendas e correspondência pelos funcionários internos, leve em conta que estejam devidamente orientados e treinados para isso. Dessa forma, você evita que ocorra alguma ilegalidade no ato de recebimento ou que os colaboradores sejam responsabilizados por possíveis danos ocorridos no transporte.
Assim, considere as boas práticas mostradas a seguir para construir uma adequada gestão do recebimento de encomendas e correspondências. Acompanhe!
Elabore um regramento para a atividade
Para estabelecer regras eficientes para o recebimento de encomendas no condomínio, procure antes responder às seguintes considerações:
- quais são as ocorrências mais comuns;
- se as instalações existentes são suficientes para a solução;
- qual a sua disponibilidade de pessoal para essa tarefa.
A partir desses dados, elabore uma proposta de regramento com os procedimentos devidos para os funcionários e as orientações para os condôminos, definindo as responsabilidades.
Elabore um controle de recebimento
É importante adotar e elaborar um sistema de registro e controle de toda encomenda ao ser recebida e ao ser entregue ao destinatário. Inclua, pelo menos, os seguintes dados:
- data e horário de recebimento;
- identificação da pessoa que recebeu;
- data e horário da entrega ao destinatário;
- observação sobre qualquer anormalidade ocorrida ou observada.
Proponha regras, mas aprove-as em assembleia
Para que fique tudo formalizado de fato, é preciso que os procedimentos e regras estejam devidamente aprovados por uma assembleia de condôminos. Portanto, não se descuide dessa medida e, sempre que possível, busque amparo no regimento interno do condomínio.
Capacite os funcionários
Uma vez aprovadas as regras, instrua os funcionários envolvidos e capacite-os para o cumprimento do previsto. Organize rotinas para o dia a dia e mantenha arquivos dos registros e controles realizados mensalmente. De modo geral, a capacitação deve voltar-se para aspectos como:
- registro da data e do horário da entrega;
- identificação da encomenda;
- conferência de notas fiscais e outros documentos;
- verificação de data de validade, quando pertinente;
- avaliação geral do estado da encomenda;
- procedimento diante de encomenda violada;
- armazenamento em local específico e próprio para esse fim.
Estabeleça um local para o armazenamento de encomendas
Leve em conta as instalações disponíveis e que poderão ser utilizadas para essa finalidade. Em muitas situações, não há espaço na portaria, de modo que pode ser necessário providenciar um local com as respectivas medidas de segurança para esse fim.
Considere aprimorar o recebimento de encomendas
Você pode construir um diferencial de sua gestão de síndico simplesmente aprimorando a sistemática de recebimento de encomendas no condomínio. Dessa forma, procure avaliar periodicamente a possibilidade de adoção de:
- armários inteligentes;
- aplicativo integrado informando o recebimento;
- indicação de um responsável para resolver dúvidas surgidas.
Como você pôde ver, é possível realizar uma boa gestão do recebimento de encomendas em condomínio e fazer a diferença. Você pode adotar alguns cuidados para garantir a segurança dos condôminos destinatários, assim como dos funcionários que atuam recebendo as entregas no condomínio. Assim, as boas práticas mostradas precisam ser adotadas e divulgadas entre todos os envolvidos (condôminos e funcionários). Não deixe de levar em conta a importância de registrar todo recebimento.
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