Quando abordamos sobre segurança, não podemos deixar de lado o controle de encomendas em condomínio. Esse tipo de demanda é importante não apenas por esse ponto, como também contribui para haver um fluxo de entrada e saída de pacotes.
Isso garante que as pessoas não deixem acumular produtos na portaria, além de fazer com que os profissionais envolvidos possam entender qual é o passo a passo a ser seguido sempre que uma encomenda chegar.
Se você quer saber um pouco mais sobre o assunto, é só continuar no artigo que elaboramos um material abordando mais detalhes sobre a importância e como realizar esse controle de entregas. Continue a leitura e saiba mais!
Qual a importância do controle de encomendas em condomínios?
Inicialmente, apresentaremos alguns pontos que refletem sobre a importância do controle de encomendas em condomínio. Confira!
Contar com regras claras para as encomendas
Antes de mais nada, destaca-se que um dos fatores que mais são afetados positivamente com o controle de encomendas está relacionado ao fato de contar com regras claras para esse recebimento.
A partir do momento que a portaria recebe algum produto ou carta do morador, é de responsabilidade do espaço garantir que haja o zelo por aquele material. Caso contrário, é passível até mesmo de processo, uma vez que há informações e produtos importantes para as pessoas que não podem ser extraviados ou danificados.
Nesse sentido, a partir do momento em que há um controle próximo dessa entrega, há regras que precisam ser seguidas. Todos os profissionais, independentemente do tempo em que estejam trabalhando no local, terão o claro entendimento sobre o que precisa ser feito e como abordar os moradores sobre a chegada daquele produto.
Garante segurança para a gestão
Conforme o Artigo 22 da nossa legislação, a de número 6.538, que aborda sobre serviços postais, temos o seguinte tópico:
Art. 22º — Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados, são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.
Ou seja, se houver qualquer tipo de violação ou extravio, é o condomínio quem será o responsável por reparar o prejuízo do morador. Nesse sentido, ao contar com esse controle de entregas, você não apenas trará segurança para a gestão, como também reduzirá custos de maneira indireta.
Afinal, se houver algum dano ao morador, o condomínio precisará reparar e, caso haja alguma disputa judicial, precisará ainda arcar com os custos jurídicos relacionados a esse ponto.
Como fazer o controle de entregas em condomínio?
Agora que você já entende um pouco mais sobre a importância de fazer o controle de entregas em condomínio, apresentaremos 6 dicas para que ele seja implementado com mais eficiência. Confira!
1. Tenha uma política de entregas
O primeiro passo para ter um controle de entregas é contar com uma política clara sobre o recebimento de mercadorias e correspondências. Profissionais só poderão ser cobrados sobre qualquer eventualidade se houver uma norma clara para isso e eles estiverem por dentro de todos os pontos necessários relacionados ao regimento.
Nesse sentido, defina quais são os principais cuidados a serem tomados, quando os moradores devem ser notificados, quais são as responsabilidades também dos condôminos em relação a essas entregas, entre outros pontos.
2. Tenha registrado todas as entregas feitas
O ideal é que haja um protocolo para a portaria poder registrar todas as entregas feitas. Assim, o profissional trará alguns dados importantes sobre aquela encomenda, como número do código de barra, a data em que o pacote/correspondência chegou até o local, quem recebeu, além de disponibilizar um espaço para a assinatura do morador quando ele fizer a retirada.
Isso garante total controle do que chega e do que sai, além de trazer mais segurança para a gestão, uma vez que constará a assinatura do condômino quando ele buscar o produto. Esse fator é importante principalmente em apartamentos que moram mais de uma pessoa (aumentando os riscos de haver falhas de comunicação sobre a entrega).
3. Defina horários
Muitas vezes, produtos ou pacotes podem ser entregues não por empresas especializadas, mas por amigos e familiares de moradores. Dessa forma, é importante que, no regimento, tenha horário estabelecido para isso. Assim, se evita que cheguem grandes encomendas em horários fora do convencional (muito cedo ou muito tarde), além de trazer a responsabilidade também aos moradores sobre o cuidado que eles devem ter com seus próprios pertences.
4. Conte com um local de armazenamento
Para garantir a segurança dos produtos e das correspondências dos moradores, é essencial contar com um local de armazenamento.
O ideal é que esse ambiente esteja separado conforme o número do apartamento. Assim, sempre que chegar um produto ou correspondência, será alocado no espaço destinado para aquela pessoa em específico.
Também analise se o condomínio conta com espaço suficiente para todos os apartamentos e avalie se vale a pena destinar um local apenas com essa finalidade.
5. Capacite seus funcionários
Recomendamos, ainda, que haja uma capacitação dos profissionais. Quando oferece treinamento personalizados para o time da portaria, além de garantir que haja um controle de encomendas, evita-se que qualquer falha de segurança possa ocorrer.
Nesse sentido, assim que a norma e o regimento interno do condomínio forem atualizados com essas novas diretrizes, avise aos moradores e treine seus profissionais, de modo que eles estejam cientes de tudo o que foi estabelecido e não cometam falhas com as entregas.
6. Terceirize a portaria
O ideal é que haja a terceirização da portaria. Esses profissionais já são capacitados para todas as particularidades de um condomínio, o que garante mais segurança para o espaço, tranquilidade para os moradores e eficiência no controle de entregas, seja de produtos, seja de correspondências.
Neste material, você pôde entender um pouco mais sobre o controle de entregas em condomínio, a importância e as principais dicas que devem ser seguidas para garantir a segurança de moradores e da gestão. Por essa razão, tenha um bom planejamento, conte com a terceirização caso possível e nunca deixe de comunicar qualquer mudança que ocorra nas regras do espaço.
Se você deseja entender um pouco mais sobre tecnologia em condomínio, continue no blog e acompanhe outro dos nossos material!